A Call to Action: Hvorfor Nå er det mest spennende gang jeg har sett i 30 års virksomhet som en organisasjons Consultant

Faktum er at for de siste 30 årene, de fleste bedrifter ikke har verdsatt de tjenestene jeg hadde å tilby . Min største konkurrenter var “ apati &"; og “. resignasjon &"; Noen organisasjoner følte at uorden wasn &'; t virkelig en bunnlinje problem - og i hvert fall ikke en “. Må ha &"; Andre gjort forsøk på “ få organisert, &"; men resultatene var mindre enn ønskelig, eller oftere ikke-bærekraftig. Jeg var aldri vellykket på å dokumentere effektivt kostnadene ved uorden eller fordelene av organisasjonen, og så jeg trasket langs som en bedrift, vet det var jeg gjorde var å forandre liv - men ikke å gjøre nok salg til å demonstrere den sanne verdien av produktene /tjenestene vi tilbys.

Plutselig situasjonen har endret seg.

The New Demand

Dagene med å jobbe i ett kontor 8:30 til 05:30, og deretter går hjem er over! Klienter kreve opplysninger 24/7, og ansatte jobber fra en rekke steder. Et papir registreringssystem på kontoret er verdiløs hvis du &'; re svare på en klient fra hjemmet, mens pendling, fra et annet kontor i ditt eget selskap, eller på kontoret til en klient eller prospekt. Evnen til hvem som helst å utføre sitt arbeid er basert på deres tilgang til den informasjonen de trenger når de trenger det. Nesten Papirløs ™ er avgjørende for å gjøre forretninger i det 21. århundre

Når begrepet “. papirløs &"; ble først introdusert, folk antok at “ papirløs &"; bety “ organiseres automatisk &"; Faktisk oppdaget vi det motsatte var sant. Hvis du har en haug av 1.000 papirer, kan det ta en stund, men du kan bla gjennom dem og finne det du trenger. Hvis du har elektroniske dokumenter, som kan lagres på ulike stasjoner i ulike formater, kan du aldri finne det du leter etter.

I tillegg har teknologien wasn &'; t sofistikert nok til å gjøre papirløs virkelig levedyktig. Heldigvis har vi &'; re nesten ut av det “ vanskelig &"; stadium. Vi &'; ve oppdaget fordelene ved å være “ koblet &"; nesten hele tiden i en rekke måter, ved å ha flere dataskjermer på pultene våre for maksimal produktivitet, og av programmer som er laget for å beskytte passord som vi endres ofte for ekstra sikkerhet.

Dagen vil komme da teknologien vil gjøre kommer total papirløs et alternativ, men vi &'; re ikke der ennå. For eksempel, møtte jeg med administrerende direktør i et selskap som nettopp sluttet i styret i en lokal non-profit organisasjon. Det første han fikk var en 3-tommers bindemiddel av dokumenter av betydning for organisasjonen. Skanning av det hele er ikke veldig praktisk, eller til og med nødvendig, så for nå å holde bindemiddelet er det beste alternativet. Dagen vil komme da organisasjonen vil ha en elektronisk notatblokk, og bindemiddelet vil bli unødvendig, og dermed spare tid, rom, energi og penger.

The New Records Ledelse

I flere tiår har records management er designet for å beskytte selskaper /enkeltpersoner ved å dokumentere prosessen bak beslutninger. Dette er ikke lenger levedyktig for to store grunner:.! 1) Kostnad for søksmål og 2) Pace av virksomheten

I det siste, advokater fortalte ansatte og" Hvis du er i tvil, holder det &"; Med endringen i den føderale lover angående rettssaker, har compliance bli vanvittig dyrt - det koster å produsere en enkelt side er anslått til fem dollar. Dette resulterer i hundretusener av dollar i utgifter for en enkelt sak, og utallige timer med tapt produktivitet som følge av de ansatte blir pålagt å produsere dokumenter og møte i retten. Dette faktum gjør lage og gjennomføre poster forvaltningspolitikken avgjørende.

Utdanning av ansatte på de seks postene forvaltningsspørsmål er viktig:
1. Hvilken informasjon trenger jeg for å holde?
To. I hvilken form?
Tre. For hvor lenge?
Fire. Hvem er ansvarlig for innlevering informasjonen?
5. Hvem trenger tilgang til det?
6. Hvordan kan vi finne det?

Unngå skylden spillet

Hvis du spør noen 100 ansatte, og" Hvis du hadde tid, er det papirer i filene du komfortabelt kan kaste bort &"; Ninety-ni av dem ville svare “! Yes &"; Men hvem går på jobb og sier “ Jeg don &'; t har noe annet å gjøre; I &'; m kommer til å rense ut min filer &"; Faktisk, hvis de gjør det, andre blir irritert, og personen rengjøring er hemmet fordi ofte de trenger samarbeid med andre i selskapet til å ta avgjørelser om hva de trygt kan eliminere.

Ledelse klager over at poster er et rot på grunn av ansattes likegyldighet og ansatte avstå fra å kaste noe bort i frykt for å måtte produsere det igjen! Faktisk krever en vellykket records management program deltakelse fra minst tre enheter:
1. Management, som avgjør poster ledelsesfilosofi av organisasjonen
to. Legal, som avgjør hva som er betinget av loven
3. Arbeidstakere som vet hvilken informasjon de trenger for å utføre sitt arbeid

viktig første skritt

Når en organisasjon er klar til å flytte til Nesten Papirløs &trade ;, er første skritt for å eliminere alle eksisterende unødvendig papir. En effektiv metode er å holde en hendelse jeg kaller en “ Produktiv miljødag ™. &Rdquo; Jeg definerer en “ Produktiv Miljø ™ som “ en tilsiktet ramme der alt rundt deg støtter hvem du er og hvem du ønsker å være og" Den Produktiv miljødag ™ er en hendelse som gir ansatte mulighet til å eliminere rot. (VALGFRITT Sidebar. Productive miljødag Sjekkliste for 18 tips for en vellykket utfall)

Alle jobber sammen for å skrelle av det første laget av unødvendige papirer. I min erfaring, hvis hendelsen er satt opp riktig, resultatene er forbløffende! Ett selskap med 400 ansatte holdt en serie på 12 produktivt miljø Day hendelser der de adressert både papir og elektroniske filer. Med ansatte som arbeider i sine kontorer for bare to timer på papir, ble totalt 25.000 pounds av papir til gjenvinning! En liten non-profit organisasjon med 30 personer tilbrakte seks timer rengjøring filer og resirkulert 6000 pounds av papir.

En vinn-vinn utfall

Alle vinner som et resultat av en produktiv miljødag! I tilfelle av et selskap som er i bevegelse, er det en besparelse på tusenvis av dollar i bevegelige kostnader, tidsbruk utpakking etter flyttingen, og besparelser i kostnadene for utstyr og eiendom plass. Dagen i seg selv gir en økning i bevisstheten om individuell produktivitet - og prinsippene bære over i deltakeren &'; s personlige liv. Etter hvert arrangement, jeg hører historier om folk som søker hva de har lært hjemme.

Muligheten Ahead

Som Tom Henning, president assurity Livsforsikring, sa det: “ Hvis du skal flytte til en papirløs miljø, er det vanskelig å gjøre det uten hjelp av en profesjonell. Barbara Hemphill har søkt mange av de samme prinsippene She &'; s utviklet for papir styring i forvaltningen av elektroniske dokumenter. Med bruk av elektronisk oppdagelse, hennes prinsipper er enda mer viktig og potensielt kan spare bedrifter hundretusener av dollar for å unngå kostbare juridiske funnkostnad &";.

Det er tusenvis av organisasjoner, store og små, som vil bli flyttet til Nesten Papirløs og handel ;. Det må være mange “ Barbara Hemphills &"; for å hjelpe dem. Hvis du &'; d liker å eie din egen bedrift, eller legge til en ekstra inntektskilde til en eksisterende bedrift, her &'; s din mulighet! Certified Produktiv Miljø Specialist (CPEs) opplæring vil gi deg den metodikk, mekanikk, og markedsføring du trenger for å lykkes. Sammen blir vi bedre!

© Barbara Hemphill 2010
.