Lei av møter? 5 Viktige trinn for å gjøre dine møter de mest produktive de kan Be

Bilde dette scenariet …

Du sitter i en 9:00 møtet og tiden det &'; s 09:10 og ikke alle av forventede deltakere har kommet. Moderator av har fått startet med punkt 1 i en overlastet agenda. Moderatoren &'; s agenda er egentlig bare en liste over punkt temaer som skal diskuteres.

Flere deltakere bare ga deg sine brosjyrer som skal diskuteres i dette møtet. Du haven &'; t sett denne informasjonen før, så du forventer å være i stand til å lese noe av det, men foretrekker å fokusere på høyttaleren i øyeblikket, for ikke å være uhøflig

At 09:15,. to personer åpner døren for møtet og blir vinket inn av moderator. Den aktuelle diskusjonen blir avbrutt og folk begynner å chatte med nykommere som de sitte ned. Så noen minutter blir brukt på å få disse folkene fart på diskusjonen.

Som hvert emne er diskutert, du skjønner at ikke alle temaene vil være passende i tidsrammen av dette møtet. Ett av disse emnene er av stor interesse for deg og din avdeling, men har blitt presset frem fra tidligere møte agendaer 4 ganger nå, og du &'; re satser de vant &'; t få til det … igjen

Nå kan du &';. re lytte til ett av temaene som kom med en handout. Høyttaleren forklarer hele bakgrunnen av emnet og til slutt, 6 eller 7 minutter senere, kommer til det punktet om beslutningen denne personen er ute etter. Deltakerne blir bedt om å lese hand-out og får et par minutter å gjøre det.

Når alle har lest den handout, flere personer oppgir at de trenger å gå til andre individer innenfor sine avdelinger for å stille spørsmål eller diskutere videre emnet på hånden. Så høyttaleren samtykker til bordet denne diskusjonen og beslutningen til neste møte, en måned senere.

Så neste taler får klar til å forklare deres emnet og alle skjønner at det er nå 10:05 og folk trenger å gå videre til neste møte. Møtet skal ha blitt hevet kl 10:00, siden det bare skulle være en time.

Betyr dette møtet scenario lyd i det hele tatt kjent?

Nylig snakket jeg med en klient om møtene gjennomført i hennes selskap, og vi har diskutert noen av de beste måtene å skape og drive effektive, produktive møter slik at scenariene som den ovenfor don &'; t skje lenger.

Her er topp 5 ting du kan gjøre for å få bedre resultater og resultater fra møter og bruke møtetidspunkt mest produktivt

1) Lag en agenda som består av følgende komponenter..:
en. Navn på møte på toppen
b. Dato og tid
c. Forventet deltakere
d. Agenda emner merket med tall, Roman eller annet.
E. En kort beskrivelse av hver agenda emnet
f. Personen til å snakke for hver agenda emnet
g. Den avsatte tiden for den personen å snakke om det emnet

2.) Bruk en moderator /leder, ett minutt-taker og en gang keeper for hvert møte. Disse er tre separate mennesker. Ordstyreren kan fokusere på innholdet av temaene og foredragsholderne, bidrar til å avklare eller styre diskusjonen. Minuttet taker må ta minutter og tiden keeper kan holde høyttalerne fra å kjøre over sin tilmålte tid. .

3) Ingen skal få lov til å gå inn på et møte sent. Kulturen kan endres med riktig støtte fra ledelsen. Forventninger kan endres hvis du forklare reglene og feste med reglene. Døren blir låst etter møtet starter. Dette isn &'; t en hagefest. Det &'; s et møte. Møter bør starte i tide og avslutte i tide.

Hvis du trenger folk til å fatte vedtak i disse møtene, da de faktisk må være der for at temaer som vil bli diskutert og beslutninger som tas. Det &'; s ikke en god bruk av tid til backtrack på emner fordi folk er sent og trenger å bli tatt opp til hastighet. Sanne kriser kan håndteres separat. Tardiness og mangel på respekt for resten av deltakerne er uakseptabelt hvis disse møtene er å bli tatt på alvor.

4.) agendaer og brosjyrer må sendes ut en uke før møtet hvis du ønsker beslutninger skal fattes på møtet. Dette er slik at folk vet hvilke emner som skal diskuteres, hvilke materialer som skal lese på forhånd og hvilken beslutning eller anbefaling som forventes av dem på møtet.

Hvis du er overraskende alle på møtet med temaene og materialer, det isn &'; t alltid sannsynlig at en avgjørelse kan nås eller anbefalinger gjort på stedet. Deltakerne bør være tydelig på en forventning om at materialene skal lese før møtene og at de er å bringe sine anbefalinger eller vedtak til møtet. En avgjørelse vil bli nådd mye raskere på denne måten.

Dette hjelper også med spørsmålet om siste minutt kriser som kan trekke noen bort fra møtet også. Hvis de har lest materialet og har kommet opp med sine anbefalinger, men ble kalt bort på en uventet krise, så de kan videresende sine beslutninger eller anbefalinger til møtet moderator for inkludering i møtet og protokollen.

Enten du sender ut en e-post med vedlegg eller en fysisk handout, inkluderer kort bakgrunn til temaet og årsaken til den nødvendige vedtak eller anbefalinger og puh-lease være kort, presis og rett på sak!

5) Don &';. t overbelaste agenda med temaer som ikke passer inn i møte tidsramme. Don &'; t gi håp til en person eller en avdeling når det &'; s sannsynlig at tiden vil gå tom. Bruk tidsrammer for hvert tema foreslått i tips # 1 ovenfor, slik at du kan ganske og noe presist viser tidsrammer for hvert emne i grunn. Prioritere temaer og være selektiv. Bestem om emnet foreslått for diskusjonen er best egnet for dette møtet, eller av en annen metode. Så hvis du &'; re fortsatt ute av rommet på dagsorden gjentatte ganger, bør du vurdere å øke den avsatte tiden for hvert møte eller øke hyppigheten av møtene
.