Praktisk Paper Management

Den utøvende som ønsker å få hans miljø og yrkesliv under kontroll vil investere i flere tilpassede papir styringssystemer. Den kunnskapsrike virksomheten person verdier sin tid, og teller kostnadene for bortkastet tid på å lete etter savnede dokumenter.
Den gjennomsnittlige leder avfall en time om dagen på jakt etter viktige papirer, til sammen mer enn seks uker årlig. Basert på en $ 40 000 årlig lønn, er kostnaden for dette søket $ 5.000. (1)
Indirekte skadelige kostnader (som til slutt kostet penger eller muligens en jobb) omfatter følgende:
skadet troverdig
Personlig stresset
Mellommenneskelige spenning
Redusert kompetanse
Mangel på tillit
hindret produktivitet
Alle våre ressurser er gaver som skal forvaltes med hensikt. Dette inkluderer vår tid, vårt miljø, våre eiendeler, og selv de dokumenter som tar opp og reflektere våre livsaktiviteter. Det er en sjelden person som har full kontroll over deres omgivelser, sin tid, og deres papir. Flyten, fangst, og gjenfinning av papir fører til mer angst og forvirring for mennesker enn noe annet område av organisering behov.
Faktisk hver klient med hvem jeg jobber med trenger hjelp til å håndtere sine papir, i varierende grad. Noen trenger bare et system for å fange deres innkommende papir. Noen mangler et arkivsystem, så permanente papirer har ingen destinasjon. Vi hoper fordi vi skjønner &'; t fil
hensyn til den tiden du vil tilbringe sette opp effektive papir styringssystemer som en investering i din mentale helse.. Det koster $ 30 til riktig fil et dokument, $ 120 i ekstra lønnskostnader hvis dokumentet misfiled, og $ 250 for å gjenskape en tapt dokument. (2)
I næringslivet, I &'; har observert at det er minst fire papir styringssystemer mine klienter synes å trenge. De omfatter et papirbehandlingssystem, en nåværende eller ventende prosjekter system, et referere eller delegat system, og et registreringssystem. Jeg kan ikke understreke nok hvor viktig det er å tilpasse hvert system til rollene, tenker mønstre, vaner og arbeidsstilen til hver klient. Jeg omfattende intervjue hver klient i deres unike miljø for å oppdage sine individuelle behov. Systemer som er pålagt en tendens til å hindre en person &'; s produktivitet, og kan til slutt bli forlatt. Systemer som er intuitive for den enkelte er enkelt for kunden å bruke og vedlikeholde.
1. Implementere en Paper Processing system
Dette systemet vil gi deg et sted å pre-sortere post og innkommende papir. Det er vanligvis best hvis det er kategorisert av praktiske ting (å gjøre, å lese, å arkivere, å bestemme, å ringe, etc.). Men noen mennesker er mer lokalt orientert, og for dem, jeg satt opp en aktuell papirbehandlingssystem bygget rundt deres spesifikke roller (økonomiske, administrative, markedsføring, etc.) Dette systemet skal være plassert på skrivebordet, svært nær bruker og kan ta flere former, avhengig av behov, miljø og visuelle toleranser til brukeren.
2. Sett opp en nåværende eller ventende Prosjekter system
Alle trenger et sted å sette papirer som de ofte henviser. Det spiller &'; t fornuftig å sette disse “ hot &"; papirer i et arkivsystem, hvor de skal bo blant langtids eller referanse papirer. Disse papirene kan omfatte aktuelle prosjekter som må gå inn i et holdingselskap mønster inntil en beslutning er nådd. Dette systemet skal tilpasses den enkelte, og sine papirer er forskjellig fra Å GJØRE elementer i at det vanligvis er flere trinn, flere elementer, eller et tilbakevendende behov for å få tilgang til informasjonen.
3. Lag en Referer eller delegat system
Konsernledelsen vanligvis partner med en arbeidsgiver, kolleger og underordnede, og har behov for å kommunisere på mange nivåer med disse gruppene. Et annet system er nødvendig for å fange opp informasjon og papir knyttet til disse menneskene og eventuelle samarbeid. Snarere enn å stadig selv avbryte, tidssensitive utøvende skal fange e-poster, artikler, anmeldt dokumenter og annen informasjon relatert til disse personene eller samarbeidsprosjekter, og sette den på ett sted til senere overføre til vedkommende. Henvis papirer er de som flytter opp stigen til en arbeidsgiver eller sidelengs til jevnaldrende. Delegat papirer er de som kan gå i arv – eller delegert — å lagspillere. Dette systemet er også utmerket for å fange møtet informasjon, spesielt for gjentakende ansatte eller avdelingsmøter.
4. Etablere en Permanent Reference arkivsystem
Ingen av systemene ovenfor vil vare hvis papirene hentet fra dem om en varig karakter har ingen permanent “. Hjem &"; En av de store feilene folk gjør er å overse denne delen av papir ledelse, sannsynligvis fordi det tar lengst tid å sette opp, og krever mange beslutninger. Papir pile-up er et symptom på forsinkede avgjørelser, En skikkelig arkivsystem vil ta hensyn til den utøvende &'; s. Roller og vil være enkle å vedlikeholde. Det vil bli opprettet rundt kun den informasjonen som den utøvende ansvaret for, mens andre dokumenter vil bli delegert eller outsourcet
Fra den utøvende &'; s. Roller og materialer, store kategorier (mellom 3-6 er best) vil bli oppdages. Innen hver kategori er underkategorier oppdaget, og de enkelte dokumentene vil finne et hjem i en underkategori, innenfor en kategori
Filing vanligvis er satt opp i filen jakker og /eller hengemapper, men det spiller &';. T nødt til å være. Det kan bli plassert i permer, på vertikale desktop-filer, i trekkspill-filer, i bærbare beholdere, eller en myriade av andre muligheter.
Oppsummering
Når du tenker over det, gjenspeiler vår personlige og faglige aktiviteten vår avis. Den dokumenterer våre prestasjoner, prosjekter og mål. Når vår papiret er riktig behandlet, handlet på, og lagres, vil vi begynne å høste fordelene av våre investeringer. Ikke bare vil vi bli bedre selv ledere, men vi vil også bli mer respekt av, og samarbeid med kolleger. Vi vil være i stand til å sette våre hender på hva vi vil når vi vil ha det. Vi vil tenke klarere om våre roller og ansvar. Som et resultat, vil vi begynne å ta valg som ærer våre prioriteringer.

Fotnoter product: (1) Chicago Sun Times, 11 november 2000 plakater (2) Kontor World News, September 1996

Etter Vicki Norris
© Gjenopprette Bestill ® . 2 002