Organisere Computer

Er dine datafiler som mikset og uorganisert som papir filer? Er det filer på datamaskinen din som du ikke engang kjenner? Har du stole på søkefunksjonen for å tillate deg å finne dine elektroniske dokumenter? Er det dager som du elsker din datamaskin og noen som du ønsker å sende den i bane? Mens tekniske feil er ofte ute av vår kontroll, er det ting du kan gjøre for å gjøre datamaskinen mer brukervennlig. Enten det er for å gjøre filer enklere å finne, for å rydde opp litt diskplass, eller for å øke datamaskinens prosesseringshastighet (og kanskje din også!) Rense ut datamaskinen vil gjøre livet i denne verden av teknologi mer utholdelig.

Du kan se datamaskinen som en elektronisk versjon av en fil kabinett: den lagrer informasjon du har tenkt å hente i fremtiden. Som enhver arkivskap, bør det rengjøres regelmessig. De fleste synes det er lett å falle i fellen med å spare for mye elektronisk informasjon fordi, i motsetning til papir, trenger de ikke å se på hauger av elektronisk informasjon. Så mens jeg argumentere for å rense ut papiret filer årlig, anbefaler jeg å rydde opp datamaskinen din hver 6. måned, på et minimum.

En advarsel før du begynner: Kontroller at du har en god backup av programmene og datafiler (til en egen, ekstern harddisk), i tilfelle du sletter et program eller en fil ved en feiltakelse.

Organiser dine datafiler på samme måte som du ville papir filer (eller hvis de ikke er organisert enten følger du disse forslagene). Bruke data mapper og undermapper for å tjene samme funksjon som de fil skuffer og fil mappene du vil bruke i en papirarkivsystem. For eksempel, her er noen mapper og undermapper jeg har på min datamaskin, og deres tilsvarende i et papir arkivsystem:

• "Organiser" -mappen inneholder alle mine arbeidsfiler, og "Sue" -mappen inneholder mine personlige filer. Dette tilsvarer å ha et arkivskap for papirdokumenter med individuelle fil skuffer skille arbeid og personlige dokumenter

• "Kurs og seminarer" er en undermappe i "Organiser" -mappen. I en artikkel system, er dette det samme som en hengende fil med samme navn innenfor "Organiser" skuff.

• "Paper Management" er undermappen innenfor "Kurs og seminarer" undermappe. Dette er papirsystemet tilsvarer en Manila filmappe i "Kurs og seminarer" hengende mappe

• "Handout" er et dokument innenfor "Paper Management" undermappe. Dette tilsvarer et stykke papir i "Papir Management" Manila mappe

Ett ord av forsiktighet. Være at du ikke har så mange mapper og undermapper for at systemet er for forvirrende for deg å finne ting lett.

Slett ubrukt, utdatert, eller kopiere filer. Når du har organisert lignende informasjon sammen ved hjelp av teknikken beskrevet ovenfor, vil det være lettere for deg å identifisere hvilke filer som er hensiktsmessig å slette. Slette like eller avløste dokumenter (med mindre du har til å holde en oversikt over endringer i et dokument)
Avinstaller programmer du ikke bruker, -. Programmer tar opp verdifull plass på harddisken, samt Random Access Memory (RAM), som kan gjøre datamaskinen kjøre sakte.

Bruk meningsfylte filnavn. Være beskrivende nok til å vite hvilke opplysninger en fil inneholder uten å måtte åpne den.

Gjennomgå datasikring. To elementer å vurdere er:
1. Et anti-virus program - Dette er den viktigste program du kan ha på din datamaskin. Det vil beskytte ikke bare dine data, men også hele datasystemet. Siden nye virus blir stadig laget, være sikker på at virus program er oppdatert og nedlastinger oppdaterer en gang i uken på et minimum.
2. En backup strategi - Hvis du noen gang har mistet data, du vet hvor viktig det er å sikkerhetskopiere data regelmessig. En god backup strategi omfatter programvare for å gjøre backup, hardware og media til å motta data, og en vanlig hverdag som inkluderer roterende backup offsite
.