Er du holder en brannslange I stedet for en Golf Club? 4 Starter trinn for bruk av Outlook-oppgaver for å gi deg mer kontroll, mer frihet og mindre Stress

Hvis du &'; re holde en brannslange hele tiden, betyr det at du &'; re blir mer reaktiv enn proaktiv i arbeidet dag og du &'; re slukker branner altfor ofte i stedet for å bruke tid til å komme videre, nå nye høyder, eller få på golfbanen – eller gjøre hva favoritt hobby du liker. Og det betyr også det daglige systemer og prosesser kan være mangler i effektivitet eller de bare aren &'; t arbeider

putt

Så hva &';. Er min favoritt-systemet? Microsoft Outlook. Ingen overraskelse til dere, mine trofaste lesere, I &'; m sikker

Og 90% av kundene mine Don &';. T vet hvordan å maksimere Outlook når vi begynner å arbeide sammen for å drive opp sin produktivitet. Selv de få som hadde syslet med Outlook-kalenderen eller oppgaveliste var uklart om hvordan du gjør det virkelig fungerer for dem. Mange av mine klienter fortalte meg at de prøvde å bruke oppgavelisten, men deretter forlatt det fordi “ det bare didn &'; t arbeid &"; for dem

Men det kan fungere … og det gjør for så mange mennesker, inkludert meg og mine klienter. Og grunnen til det fungerer er fordi en klar sammenheng har blitt gjort mellom “ ting &"; av en typisk arbeidsdag (papirer, post-its, e-post, talemeldinger, filer, til dos, osv …) og hva de kan gjøre med alt sammen i Outlook (sammen med noen andre pålitelige systemer på kontoret. ) Og så liv og arbeid er så mye enklere.

Hvorfor jeg elsker Outlook så mye? Fordi det &'; s en av de enkleste, mest kjente og mest kraftfulle verktøy der ute. Plus, det &'; s som vanligvis finnes i de fleste bedrifter og selskaper i disse dager, så vel som mange av kontorene til solo-preneurs. Dette gjør det enkelt for oss å jobbe sammen fordi kundene don &'; t må løpe ut og få ny programvare. De allerede har de verktøyene de trenger. . Dessverre, de &'; re bare ikke bruke den til full kapasitet
Her er mine 4 favorittstartmåten for hvordan du bruker Outlook Oppgaver:
1. Legge inn oppgaver i Outlook er så enkel

De to viktigste spørsmålene du noen gang trenger å svare når du oppretter din liste er “.? Hva skal jeg gjøre &"; og “? når &"; Få alt ut av hodet: påminnelser, oppgaver, gjøremål, delegerte oppgaver og potensielle smilende womanideas (selv om ideer som aren &'; t praktisk kan skilles ut.) Dokument nøyaktig hva går du &'; re kommer til å ta neste, starter med en verb og skriv dem alle i. Ja, alle av dem.
2. Du skjønner &'; t nødt til å over-komplisere bruken av List Oppgave

Hopp hjelp “.% Complete &"; og “ Status &"; felt. Dine oppgaver bør være små praktiske fremgangsmåten, ikke store prosjekter, og du don &'; t trenger å detaljstyre disse små oppgaver. For eksempel, du enten du har gjort et anrop eller du gjorde &'; t. Merking det som 40% av hele eller “ Pågår &"; er ikke en god bruk av din tid.
3. Tenk i form av når du &'; ll gjøre noe, ikke når det &'; s. Grunn

Hvis du hele tiden bruker feltet Forfallsdato som om du &'; re sporing mange prosjekter, så du &'; ll aldri få en følelse av hva du &'; re gjør hver dag. Det &'; s viktig å vite når store prosjekter er på grunn, men hva &'; s viktigere er å vite når du &'; ll ta affære og gjøre en oppgave knyttet til det prosjektet og hvor mye tid du har til å gjøre det i
4.. Når de &'; re alt i, du &';. Re klar

Når du har all din til dos, påminnelser og oppgaver som er oppført, du &'; ll lett se hvor dine prioriteringer ligger. Når du velger mål dato for å gjøre dem og gruppeoppgaver om dagen, så du skjønner &'; t nødt til å se på alle de fremtidige oppgaver og bli overveldet. Du kan bare fokusere på oppgaver målrettet for i dag, enkelt og stressfritt. Fra da av, kan du bare fortsette å legge til, endre og slette fra listen og du &';.. Vil alltid være på toppen av dagen