Forretnings Organizing Tips - Øker Moral og effektivitet ved å dele Reference Files

Filing papirene er ofte den mest mislikte og unngikk oppgave på et kontor. Mange synes det er for tidkrevende og komplisert å finne et hjem for alle sine papirer så det ender opp med å hope seg opp her og der og overalt, noe som gjør vondt verre. Den gode nyheten er at det er ikke så vanskelig som mange tror å etablere og enkel å bruke og vedlikeholde arkiveringssystem

Det første trinnet er å forstå hvor enkelt det kan være &ndash!; visste du at det er bare tre typer filer du noen gang trenger? En effektiv arkivsystem har bare tre typer filer: action, referanse og arkiv.

Action filer
Din handling filen er noe relatert til prosjekter du jobber med, disse er filer som du får tilgang til ofte. Sørg for at disse filene er nær skrivebordet og enkel å åpne og re-filen etter at du har brukt dem. Mange av oss hoper disse typer filer på pulten vår ut av frykt for misplacing dem, men når du setter opp et godt arkivsystem kan du glemme at frykten for godt!

Reference filer
Referanse filer ikke åpnes så ofte som handlings filer, men de er fortsatt viktige filer som du trenger for å holde på. Disse filtypene don &'; t nødvendigvis trenger å være rett på skrivebordet ditt, men de burde &'; t være for langt unna heller.

Arkiv filer
arkiverte filer er filer som ikke er nødvendig med noen regularitet, hvis i det hele tatt. Disse filene kan holdes i en bod, eller hvor enn det er plass, og de vil være trygge. Arkiverte filer er stort sett filer som du holder “ just in case &" ;, men vanligvis ikke ender opp med å få tilgang.

Alle tre typer filer er viktig for kontoret, men for denne artikkelen vil vi fokusere på fordelene ved å sette opp en god – delt - referanse registreringssystem.

Firmaet &'; s ressurs bibliotek består av referansefiler. Hvor mye tid har du sett bortkastet, eller bortkastet selv, på jakt etter et stykke av referansemateriale? Det er lett å forestille seg hvor mye mer produktiv hvert medlem av kontoret kan være hvis de rask og enkel tilgang til alle referansefiler de trengte.

I tillegg til fordel for økt effektivitet, dele en sentral referanse registreringssystem kan forene et kontor. Teamwork er fostret når ressurser deles i for å oppnå hvert medlem av kontoret.

Hvis du er klar til å sette opp en felles referanse registreringssystem det første du trenger å gjøre er å velge et arkivsystem som passer din nåværende arbeidsplass behov og bedriftskultur.

Det er en god idé å finne en sentral beliggenhet, utenom noen &'; s enkelte arbeidsplass for å finne din referanse filsystemet. En sentral beliggenhet vil gjøre det enkelt for alle å få tilgang til de referansefiler, og holde den unna noen &'; s enkelte arbeidsplass vil eliminere eventuelle avbrudd som kan oppstå på annen måte.

En flott måte å sikre suksess for den nye arkivsystem er å få så mange som mulig om bord med gjennomføringen. Start med å ha en kort treningsøkt på arkivsystem du velger, slik at alle er klar på hvordan det fungerer. Deretter har en bedrift organisering idédugnad for å utarbeide detaljene som hvor det skal ligge og hvordan det vil bli opprettholdt. Når alle ser hvor enkelt det kan være å administrere referansefiler, og hvor mye mer produktiv som kan være, vil de endelig gjøre bruk av disse viktige referansefiler
 !;