Enklere kommunikasjon gjennom god Organization

Hvis du bor i kontakt med familie og venner synes å være mer trøbbel enn det er verdt, kan dette være et tegn på at du trenger bedre organisatoriske strategier. Hvis du frykter tanken på å sende ut festinvitasjoner fordi du ikke har alles adresse for hånden, du gjør ting mye vanskeligere enn de trenger å være. Med de riktige organisatoriske strategier, bør du være i stand til å sende e-post, "brevpost", eller ringe med bare en minimal mengde arbeid. Her er noen praktiske tips du kan bruke for å få bedre organisert og kommunisere lettere.

Lag en "One Stop Shop" Address Book

Hvis du er stadig ute i notatbøker, skuffer, datafiler og selv i telefonboken etter ulike adresser, telefonnumre og e-postadresser, er det tid for å forenkle ting. Selv om det kan ta litt tid å samle all kontaktinformasjon sammen, i det lange løp vil det spare deg for mye tid og krefter. Start med å bestemme den beste måten å organisere informasjon. Mens noen foretrekker en papir adressebok, andre finner holde sin kontaktinformasjon på datamaskinen enklere og mer praktisk. Sørg for at du holder kun en herre adressebok, uavhengig av hvilken metode du velger. Selv om det kan høres praktisk og trygt å holde mer enn én adressebok, flere kopier bety mer arbeid vil være nødvendig for å holde dem up-to-date. Mer enn én bok øker også sjansene for at adressebøkene vil bli ute av sync med hverandre, på grunn av oppdatering av en bok, men ikke den andre. Men hvis du holde listen på datamaskinen din, holde en sikkerhetskopi kan være forsvarlig.

Når du har bestemt deg for hvilken metode som skal brukes, er det på tide å samle opp alle dine ulike adresser. Hvis kontaktlisten er for tiden ganske distré eller utdatert, kunne denne delen av prosessen ta en betydelig mengde tid. Men ikke bli motløs i løpet av denne prosessen. I stedet fokusere på det faktum at dette vil bli den siste gangen du må søke flere steder for adresser og andre typer kontaktinformasjon.

utvikle en vedlikeholdsstrategi

Når du har brukt den tiden og innsatsen som kreves for å få all din kontaktinformasjon oppdatert og på ett sted, er det viktig å holde det slik. Tross alt, kan selv de mest perfekt organisert adressebok bli utdatert og ubrukelig over tid hvis den ikke er vedlikeholdt skikkelig på en jevnlig basis.

Heldigvis vil det være langt enklere å holde listen up-to-date som i forhold til mengden av innsatsen det tok for å få det på den måten i første omgang. Regelmessig vedlikehold er nøkkelen. Når du blir oppmerksom på en endret gateadresse, telefonnummer eller e-postadresse, oppdatere adresseboken din umiddelbart. Hvis en umiddelbar oppdatering ikke er mulig, utvikle en strategi for å holde styr på endringer før du har en mulighet til å oppdatere din mester kontaktlisten. Så lenge du holde oppdatere kontaktlisten din med nye oppføringer og endringer, vil listen bli up-to-date og nyttig på ubestemt tid. Neste gang du må sende invitasjoner, takk kort eller julekort, vil du være glad du tok deg tid til å få organisert
.