File unna! 5 måter å legge papir i sin Place

Sett regn støvler på. Gjør deg klar til slaps gjennom papir hauger på kontoret. Det er på tide å lage en papir fri bane fra døren til skrivebordet. Følg disse 5 måter å file bort og legger papir i stedet!

1. Har du en innboks.

Innboksen er boksen, container, kurv, manila konvolutt eller fil for å fange post og gjøremål som blåser inn på kontoret. Prøv dette: Sett en liten boks på et sted som gir mening for innkommende papir. For eksempel sette den ved siden av datamaskinen nook på kjøkkenet, på skrivebordet i kuben eller i en skuff festet til døren til kontoret. Bruk en liten boks for å inspirere deg til å tømme den ut hver og en til to uker. Men selv om du ikke tømme den ut, vil ha papir i en beholder tjene deg bedre enn å ha løyper over gulvet.

2. Hold useriøs ut.

Plasser en resirkulering bin og /eller en shredder rett ved siden av innboksen din. Gjør det så lett å bli kvitt papir som du bare sette ark inn i bin eller makulere dem med en gang. Før et stykke søppelpost sniker seg inn i innboksen din, kast den umiddelbart. Tren dine assistenter til å gjøre det samme. Hva å gjøre med unødvendige kataloger? Riv av kontaktinformasjon fra dem (og fra søppelpost også) og plasser i en fjern fil. Minst hvert halvår ringe disse numrene og fjerne navnet ditt fra hver liste. Fortell selskapene ikke å passere ditt navn på til noen andre.

3. Undersøke papir.

Hva slags papir er i rommet ditt? Ser du stabler av kvitteringer, regninger eller å gjøre lister? La papiret selv definere hvilke filer du har satt opp, ikke omvendt. Sette opp mange filer som er for spesifikke (som en fil for hvert ark) vil gjøre dem vanskelig å bruke. For eksempel, du er en entreprenør, og du har klient filer i hauger på gulvet. Du må kanskje dedikere en hel skuff til klienter. Sett opp hengende mapper med bokstavene i alfabetet på dem; deretter filen unna. Plasser en boks på toppen av kabinettet for å samle "å være arkivert" klientmapper.

4. Flytt ut magasiner.

OK. Ikke alle av dem … bare de som har sittet i hauger i måneder eller år. Først av alt, holde antall gjeldende magasiner du har i huset til enhver tid til tre eller færre. Når den nye utgaven kommer i posten, resirkulere den gamle eller sende det sammen til en venn. Hva de skal gjøre med alle disse flotte artikler, oppskrifter og gave ideer som du ser inne i blader? Ear markere disse sidene. Deretter rive dem ut og sette dem i en perm eller mappe. Du kan ha en "å lese" -mappen, for eksempel. Så når du vet at du skal hoppe på et fly, kan du hente mappen din og lese alle de artiklene du ønsket å få til en dag. Det andre alternativet? Hente dem på nettet når du vil ha dem, heller enn å ha papirbunken opp.

5. Set (og holde seg til) en innlevering tidsplan.

For å holde papiret på plass, da vil du konsekvent fil? En gang i uken? En gang i måneden? Valget er ditt. Plukk en tid og frekvens som fungerer og så holde seg til det i 30 dager. Hvis innlevering gjør aldri det til toppen av listen, leie noen til å gjøre det for deg. Eller, hvis du takler papir hjemme, gjør det noens ork. (Ikke alle hater filing. Små barn, for eksempel, kan ha det gøy med sortering og arkivering.) Hvis dine regninger og kvitteringer sitte i en hylle for et år, bruker skatt tid å file dem bort. Brette bort det gamle og gjøre plass til den nye.

Hvis du implementerer bare én av disse 5 tips per uke i løpet av de neste 5 ukene, ganske snart vil du ikke lenger trenger å vasse gjennom hauger for å komme til kontoret. Hvilke tips vil du sette opp denne uken? Med noen innledende innsats, kan du utvikle enkle systemer for å sette papir bort og holde den på plass hele året.

Resources product: * Hvordan å drastisk redusere Junk Mail (for innbyggere i USA ) *

Send en forespørsel med ditt navn og adresse til hver av følgende:

MAIL PREFERANSE SERVICE, Direct Marketing Association, PO Box 9008, Farmingdale, NY 11735 til 9.008

National Demografi & Livsstil, List Bestill Dept, 1621 18th Street, Suite 300, Denver, CO 80202 (Dette selskapet identifiserer ting du liker og selger din kontaktinfo til ulike selskaper.)

* Ditt navn har kanskje også gjort det på å en av disse postordre steder. *

ADVO, Inc., 6955 Mowry Ave., Newark, CA 94560

Donnelly Marketing, Database Operations, 416 South Bell, Ames, IA 50010

Metro Mail, List Vedlikehold, 901 West Bond, Lincoln, NE 68521
.