7 Strategier for håndtering Last Minute Meetings

Har du noen gang funnet deg selv å måtte rykke ut for å arrangere et møte i siste øyeblikk? Wouldn &'; t det være fint at hvis og når dette skremmende situasjonen oppsto, du var godt forberedt med all nødvendig informasjon klar på fingertuppene? At &'; s hvorfor jeg &'; ve utviklet følgende sju overlevelsesstrategier for å hjelpe deg med å planlegge for det uunngåelige, fordi du vet like godt som jeg, det &'; s kommer til å skje " ' someaday &;.

Survival strategi # 1. Spørsmålet møtet behovet.

Før du hopper inn i autopilot for å starte din siste øyeblikk møtet organisasjon, utfordre forespørsel. Siden bestemmer seg for å holde et møte krever seriøs vurdering på grunn av kostnadene som er involvert, både direkte og indirekte, dobbeltsjekke begrunnelsen for å holde møtet. Utvikle noen relevante spørsmål å spørre og finne ut om et møte alternativ, for eksempel en telefonkonferanse ville oppnå de samme resultatene.

Survival strategi # 2. Vet det grunnleggende

Hvis møtet virkelig trenger å skje, sørg for at du planlegger for det grunnleggende.
&Middot; Hva er hensikten med møtet
· Hvor skal det foregå – på eller off-site
· Når er det planlagt – ? dato og klokkeslett
· Hva &';? S møtet dagsorden
· Hvem trenger å bli invitert
· Hva forfriskninger og snacks er nødvendig
· Hvilke konkrete materialer og utstyr er nødvendig
· Hva reise og hotell ordninger, om noen, er nødvendig
· Hva &'; s møtet budsjett

Når det gjelder budsjettet, minner sjefen din at god kvalitet, siste minutt kjøp og billig don &';? T vanligvis korrelerer. Realiteten er at siste minutt prising kan godt komme på en premie.

Survival strategi # 3. Utvikle sjekklister.

Sjekklister bør være hver møteplanleggere skytsengel. De &'; re der for å hjelpe til i nødens tid og unngå unødvendig panikk. Med hundrevis av biter som utgjør møtet puslespillet, den eneste måten å sette dem sammen og holde orden på alle detaljer er med en sjekkliste. Bli en sjekkliste fanatiker og vurdere å ha en sjekkliste for hver sjekkliste. Dekke alle baser. Jo mer grundig du er, jo større er sannsynligheten for suksess, selv i siste øyeblikk.

Survival strategi # 4. Opprett en kontaktliste.

Når du trenger noe i en fart som kaller dere? Dette er folk som har behov for å gjøre opp kontaktlisten din. Vurder dine anlegget behov, catering, audiovisuelle, etc. Utarbeide en liste med telefonen, inkludert mobiltelefoner, faks og e-postinformasjon. Hold denne listen oppdateres årlig som kontakter og deres informasjon kan endre seg. Inkluderer også nyttige nettressurser som du finner dem, men husk å sjekke dem ut på forhånd.

Survival strategi # 5. Bygge relasjoner.

Don &'; t vente til du trenger en tjeneste fra noen, heller stadig finne måter å bygge en “ Dream Team &"; eller støttenettverk. Bygg en kontakt base av andre møte fagfolk, leverandører, forhandlere og engler du kan ringe på i siste minutt for å hjelpe deg ut. Ta deg tid til å diskutere sine strategier og ressurser for å håndtere last minute møter, og legge denne informasjonen til din “. Survival kit &"; Don &'; t glem å ta med de andre medarbeidere som kan være villig og i stand til å hjelpe på et øyeblikks &'; s varsel

Survival strategi # 6.. Utvikle eventualiteter

Fordi planene er i siste liten, jo større er sjansen for noe som ikke fungerer slik du &';. D liker det til. Så hva &'; s din backup? Hvis du skjønner &'; t har en, kunne alle de opprinnelige planene bli ødelagt på et øyeblikk, og du &'; ll være desperat enda mer enn før til å sette en ny strategi i drift. Ha en plan B klar “ i vingene &"; bare i tilfelle du trenger det. Nok en gang, jo mer grundig du er, jo større er sannsynligheten for å trekke av dette miraklet.

Survival strategi # 7. Lær å le.

Å holde en følelse av humor vil definitivt bidra til å hindre at du får sint, sint og frustrert med de uorganiserte ledere som la ting til siste minutt, og forventer at du kan utføre mirakler. Lær å le av dem og deg selv til å holde en saner perspektiv på livet. Om ikke annet, husk at latter er en stor overlevelsesteknikk, noe som er bra for helsen din, og vil bidra til å redusere stress og blodtrykk nivåer
.