Polsk dine ferdigheter med informality

La oss få kontroversielt.

Formelle virksomheten bokstaver er ikke mer profesjonell; de er bare prippen. De er ikke bedre service; de er reservert og kaldt og si: "Dette er vår rutine brev; vi kunne ikke bli plaget å skrive en spesielt for deg ". Enhver manager som insisterer på formelt språk for forretningsbrev og rapporter er galt. Det er det på tide noen sa det.

Og, hvis lærerne lærte deg "Commercial engelsk", de tok feil også. Du ønsker noen bevis? Greit nok. Jeg skal bevise for deg snart som Commercial engelsk er offisielt fordømt siden tidlig i forrige århundre, men la det være klart hva vi snakker om:

"Vedlagt følger ..."
"Jeg henviser til Deres brev av ... "
" Brevet 3. mars refererer, og vi bekrefter ... "
" Brevet er for hånden, og vi anbefaler det som per ... "
" Med hjemmel § 5 av avtalen ... "
" Hvis du har noen spørsmål, ikke nøl med å kontakte forfatter. "

Ja, folk flest skrive på den måten. De er fanget av troen på at det er et spesielt godkjent formelt språk for virksomheten skriftlig og de går glipp av muligheten til å engasjere sine lesere, bygge en rapport med dem og gi dem bedre service.

Så dette er bare nok et argument for vanlig engelsk? Nei, det er mye mer enn det: det er et argument for hensiktsmessig har. Hensiktsmessig betyr passende til forholdet og anledningen, akkurat som det ville gjort i en virksomhet samtale. Mest virksomheten skriftlig er feilaktig formell -. I et ord, tett

Se på det fra leserens ståsted. Tenk deg at du har kalt en av dine leverandører, hadde den vanlige virksomheten samtale og rep sier: "Jeg vil komme tilbake til deg". To dager senere et brev kommer. "Vi viser til din henvendelse av mars 20 og ønsker å opplyse at produktet diskutert er bestilt og det forventes å være tilgjengelig i løpet av to uker. Vi stoler på at denne handlingen møter med din godkjenning". Det er en streng av formell clich é s. Er dette den samme personen som virket så innbydende og interessert i telefonen?

I ditt brev, e-post, forslag og rapporter forestille leserne og snakke med dem på papir. Ditt språk vil være mer uformell og du kan legge til noen av de andre kvalitetene i samtalen. Setninger vil bli kortere og har mer variasjon og gnisten. Tenk hvordan de kan reagere på hvert punkt du gjør. Hold viser hvordan det er relevant for dem, akkurat som du ville gjort i en god samtale. Det er mye lettere å vise spesiell interesse for kunden som gjør utmerket service.

Få personlig. Skriv om mennesker. De fleste av oss synes det er mer interessant og minneverdig å lese, "John og Catherine solgt flere vaskemaskiner denne måneden", enn, "Flere vaskemaskiner ble solgt denne måneden". Selv tekniske rapporter har noen menneskelige formål. Vi skal vise det.

En mindre punkt? Ikke i det hele tatt. Hvis du føler at du skriver er tørr, legg mennesker, og du vil finne at du engasjerer leserne oppmerksomhet og gjøre det lettere for dem å absorbere og huske viktige poeng. Det er måten hjernen vår er kablet.

Du trenger noen bevis for å vise at dine kolleger er galt å tro at formell skriftlig har offisiell godkjenning.

Så la oss få ut en autoritet engelsk språkbruk. I «The Dictionary of Modern engelsk språkbruk", etiketter Henry Fowler formell virksomheten skriftlig 'commercialese', og jeg tror vi er trygge på at han ikke godkjenner:

"... mye av det har sin opprinnelse i en ønsker å behandle kunden med nesten smiskete respekt. Men det har blitt en kunstig sjargong ... "

Hvis de likevel si:" Det er ikke hva de fortalte meg på skolen ", sitat dette ekstraktet og fortelle dem hvem skrev det og når.

"... Commercial engelsk er ikke bare forkastelig for alle som har renheten av språket på hjertet, men også i strid med de virkelige interessene til næringslivet, uttapping sin vitalitet og oppmuntre bruk av tørre, meningsløse formler bare hvor sprek og arrestere engelsk er sjef nødvendige. »
-The Avdelings komité for undervisning i engelsk i England (1921)

Har jeg ødelagt din tro på din lager formell fraser? Åh, bra. Men la meg gi noen forslag til minst åpne brevene mer uformelt.

"Takk for ditt brev som forteller oss om ..."

"Det var godt å høre fra deg på tirsdag. Jeg var spesielt interessert i dine kommentarer om ... "

" Takk for møtet på fredag ​​og for din interesse i å høre mer om ... "
" Takk for ditt forslag. Vi aksepterer. "

" Hva jeg skal si kan overraske deg. "

" Jeg har tenkt på dine kommentarer på torsdag. Du hadde rett, og vi må ta affære umiddelbart. "

"Jeg har noen skuffende nyheter for deg."

"Good news!"

Glem de kalde, tørre, meningsløse formler. Spre ordet. La oss kommunisere og bygge relasjoner med våre skriving
.