Hvordan skrive Effectively

Peter Drucker hevder at mer enn 60% av alle ledelse problemer skyldes brudd i kommunikasjon.

En stor studie av Rockefeller Foundation fant at 68% av kundene som slutte å kjøpe fra deres vanlige leverandører gjør det fordi de ansatte ikke klarer å kommunisere effektivt med thosecustomers.

Effektivitet eksperter hevder at minst 40% av den gjennomsnittlige arbeideren tid er brukt på å gjøre oppgaver som enten er unødvendig eller må gjøres over fordi de ikke var gjort i henhold til instruksjonene.

Så, som du kan se, evnen til å kommunisere med presisjon har en enorm innvirkning på bunnlinjen. En måte å kommunisere presist er å sette det skriftlig.

Ledere kan mangedoble sin innflytelse ved å lære teknikker for kraftige skriftlig. Kraftige forfattere lære å fokusere ord hvordan en laserstråle fokuserer lys.

For noen år siden, Earl Nightingale og jeg spilte inn en kassett program om dette temaet. I det, anbefalte jeg noen relevante retningslinjer:

- Fokuser dine mål. Hva som er formålet med materialet du ønsker å skrive? Skriving kan hjelpe deg å oppnå de fem jeg er: Det kan informere, spørre, innflytelse, instruere og egge.

- Fokuser publikum. Skriftlig materiale som rapporter og brosjyrer kan være verdifulle posisjoneringsverktøy. De bør være skrevet med en bestemt målgruppe i tankene - den målgruppen du ønsker å påvirke til å kjøpe dine produkter eller tjenester.

- Fokuser innholdet. Pass på at meldingen er riktig budskap til riktig målgruppe. Ikke la unødvendig ideer forstyrre på hovedbudskap. For å sitere professor William Strunk Jr., den anerkjente autoritet på engelsk språkbruk:

"En setning bør ikke inneholde unødvendige ord, et avsnitt ingen unødvendige setninger, av samme grunn som en tegning bør ikke ha unødvendige linjer og en Maskinen ingen unødvendige deler. "

- Fokuser din organisasjon. Et godt stykke skrive flyter som en symfoni. Organisere materialet slik at hvert tema flyter lett og naturlig inn i neste.

- Fokuser klarhet. Noen forfattere tror de kan skjule uklar tenkning ved å begrave den under en masse ord. Å ha effekt, må ideer uttrykkes presist og konsist. Lincolns Gettysburg Address kreves bare 275 ord, og 196 av dem var av en stavelse.

- Fokuser raffinement. Perfeksjon framgår sjelden fra et første utkast. Ambrose Bierce sa en gang at «en hellig er en død synder revidert og redigert." Stor skriving er grov kopi revidert og redigert.

- Vær din egen tøffeste editor, men stopper ikke der. La andre lese det du har skrevet før du sender det til publikum. Du vet hva du mente, men du kan ikke vite hvordan andre kan tolke det før andre har lest den.

- Fokuser resultatene. Med mindre resultatene er bygget i, har de ikke skje.

God skriftlig alltid gjør fire ting:

-Det skaper en følelse

-Det gir en idé

-Det gir leseren en fordel.. .

-Det gir en ønsket respons.

En super bok jeg leste nylig er Anatomien til en entreprenør, etter min kjære venn, Dr. Joe Jacobs, leder av Jacobs Engineering. Joe grunnla sitt firma i 1948 på en shoestring og bygget det inn i en av verdens 10 største entreprenørfirmaer. Hans bok er fascinerende lesning og et godt eksempel på klare å skrive. Noen av teknikkene som kommer gjennom i Joes skriving kan være nyttig for deg:

* Technique Number One: Få din tenkning rett

All kommunikasjon begynner med tanker.. Faktisk tanker er de kjøretøy som du kommuniserer med deg selv.

Før du kommunisere dine tanker til omverdenen, ta deg tid til å organisere dem.

Tenk på de tingene du ønsker å si . Hva er det viktigste punktet? Hva fakta, data eller argumenter trenger du å støtte dette punktet? Organiser dine poeng i rekkefølgen av betydning, sammen med støttepunkter. Deretter avgjøre en effektiv, oppsiktsvekkende introduksjon.

Deretter presentere materialet for betydning. Avslutt med å sammenfatte materialet eller fortelle leserne hvordan du vil ha dem til å svare på det

* Technique nummer to:. Skriv hva du mener. Skriv akkurat hva du mener.

I ansikt-til-ansikt kommunikasjon, kan taleren få umiddelbar tilbakemelding fra lytteren. I skriftlig kommunikasjon, er tilbakemeldingene ikke umiddelbart. Faktisk kan du ikke får noen tilbakemelding. Så må du få dine på nøyaktig den første gangen, eller kommunikasjonen er fåfengt

* Technique nummer tre. Kom til poenget

Hvis du skriver et brev for å be om. en avtale, be om det i åpningen ledd. Hvis du vil ha mer informasjon, ber om det. Hvis du ønsker noen til å kjøpe noe, be om ordren

* Technique Number Four:.. Vær konsis

Ikke kast ord. Hold setninger og avsnitt kort og enkel. Bruk alltid den korteste og mest kjente ord. Ikke forsøke når du kan prøve. Ikke fullføre når du kan fullføre. Ikke bruke et instrument for manuell utgraving når du kan grave med en spade.

For å sitere Winston Churchill, en av de store mestere av språket, "Korte ord er best, og de gamle ordene når kort er . best av alt "

* Technique nummer fem: Være ekte

Hver av oss har en personlighet, en blanding av egenskaper, tankemønstre og atferd - som kan hjelpe oss i å kommunisere tydelig. . Være naturlig, og la den virkelige deg komme gjennom. Ikke prøv å skrive ut som en Harvard forsker med mindre du virkelig er ett. Ikke prøv å etterligne gatespråket med mindre det kommer naturlig for deg.

* Technique Number Six: Bruk bilder. Et bilde er verdt tusen ord.

Min bok, Hvordan være en god kommunikator: In Person, på papir & På Podium, vier en hel seksjon til dyktige bruk av bilder. Hvorfor vekt? Fordi vi tror på bilder eller mentale bilder. Et godt eksempel er den linjen som en gang delte den kommunistiske verden fra den frie verden. Det var bare en annen politisk grense til Churchill kalte det "jernteppet". Som ga det et kraftig bilde som gjorde klart sin sanne natur.

Når du har en abstrakt idé du ønsker å uttrykke, prøve å tenke på noe kjent å sammenligne det til. Sørg for at det er kjent for deg og til publikum. En skribent, forklarer hvordan en atomreaktor, sammenlignet kjernen av et atom til et stativ med baller på et biljardbord, klar til å fly fra hverandre når truffet av en fartsovertredelse kø ball. Instruktører i problemløsning liker å sammenligne Knotty problemer til logjams, som kan brytes ved å finne og frigjør tasten loggen.

Kommunikasjon er ikke en fin-å-ha ferdighet. Det er avgjørende for å lykkes i næringslivet. Å produsere og markedsføre produkter og tjenester for å støtte de milliarder av mennesker som nå bor på jorden krever et nivå av kommunikasjon undreamed av i tidligere århundrer. Når kvaliteten på produktet avhenger av den kollektive innsatsen til dusinvis, hundrevis eller tusenvis av mennesker, blir kommunikasjonen selve livsnerven i bedriften.

Faktisk er kommunikasjon i hjertet av alt vi gjør. Det er grunnlaget for samhandling mellom mennesker. Kommunikasjon har å gjøre med betydninger, med forståelser, med følelser, med begjær, med behov og med ideer. Vår verden er fylt med informasjon

Men det største behovet er for forståelse -. For å bygge broer mellom mennesker slik at vi bedre kan leve sammen, arbeide sammen, komme overens med hverandre, og gjøre denne jorden best mulig hjem for den menneskelige rase
.