Telefon Ferdigheter - Top Telefon Tips for Professional Offices

Inntrykket en telefon som ringer former når de først kontakt med den profesjonelle kontoret kan ha en direkte innvirkning på din suksess. Den travle sekretær eller resepsjonist kan raskt vedta holdninger og vaner i telefonen som er, for å si det mildt, nedslående til kundene dine. Her tilbyr vi noen kjerne telefon ferdigheter tips og teknikker for å oppdatere Office Team.

Det forundrer meg ofte som en profesjonell vil tenke noe på å bruke store mengder kontanter på å skaffe seg hans eller hennes kvalifikasjoner og sette opp forseggjort kontorer, og likevel vil være motvillige til å bruke en enda en liten mengde på Telefon ferdighetstrening for sine ansatte. I min kapasitet som en telefon ferdigheter konsulent og trener, har jeg sett kontorer øke sine inntekter med 30% eller mer ved å innføre noen grunnleggende Best Practice og noen kjerne Telefon ferdighetstrening.

Telefon Nivå av alle som samhandler med klienter kan være like viktig for å lykkes som kvaliteten på de profesjonelle tjenester.

Virkningen av Client Experience

Det er viktig at alle på kontoret ser viktigheten av hans eller hennes rolle på hver klient interaksjon. Hver har makt til å vinne eller tape kunder. En klient kan gjøre en beslutning om å gå til en konkurrent eller å bo med tjeneste basert på en negativ opplevelse på telefonen med et medlem av personalet. Denne nesten helt sikkert vil ikke være tilsiktet, den ansatte hadde et lavt nivå av bevissthet om de små tingene som teller på en telefon.

Målet med hver klient er å møte og overgå forventningene. Dette vil sikre en positiv opplevelse som vil holde Kunden kommer tilbake. En negativ opplevelse kan godt bety at klienten vil gå til en annen Professional. " Møte forventninger og' betyr identifisere klart hva en klient vil forvente – i dette tilfellet i et telefonintervju samspill – og levere dette. Unnlatelse av å identifisere en av disse essensielle elementer på telefonen vil utløse en negativ opplevelse.

På et helt grunnleggende, men kritisk viktig nivå, en dårlig hilsen vil utløse en negativ opplevelse, og en varm og innbydende hilsen vil oppfordre våre ringer.

Utløsende en negativ opplevelse på Telefon
Ting som raskt utløse en negativ opplevelse på telefon inkluderer –

1. Ingen hjemme – telefonen ringer og ringer. Beste praksis er svaret i løpet av 3-4 ringer
to. The School Teacher Voice Mail - En lang, byråkratisk talemelding som gir deg direkte ordre
tre. Sing Song Sekretær – hvis hilsen er så automatisk at du kan &'; t høre et ord
fire. Reverse Obama – i stedet for " Ja, du kan &' ;, innringeren blir møtt med, og '; Du kan &'; t &' ;, " Vi kan &'; t &' ;, " Vi vant &'; t være i stand til &'; og så videre
5. Computer Voice – den kalde, upersonlige person som får meg til å angre på å ringe i det hele tatt!

Hvordan tjene som positivt inntrykk
Sørg for laget ditt setter pris på at din profesjonelle Kontor ØNSKER klienter, som en del av sin rolle er å oppmuntre våre kunder for å ønske å bo hos oss. Fokus dem om å bruke alle sine ferdigheter for å positivt påvirke Client. Don &'; t maser dem og nitpick løpet problemer hvis du haven &'; t forklart tydelig hva du ønsker fra hver av dem. . Ros og oppmuntre god bruk av telefon ferdigheter, og av beste praksis prosedyrer

Nøkkel telefon ferdigheter og amp; tips er –
1. En varm positiv hilsen – endre din hilsen regelmessig slik at det fortsatt er frisk. " God morgen &'; eller " God ettermiddag &'; er mye mer innbydende at andre hilsener. Det generelle formatet er " God morgen, Jones Consultancy, Mary talt, hvordan kan jeg hjelpe deg &';?
2. Ha en positiv talemelding – Hvis talepost plukke samtalen, sikre at meldingen er positiv, kort og innbydende.
tre. Få Caller &'; s navn og bruke det – unnlate å bruke navnet, eller misbruker den vil gi det kaldt " datastemme &'; effekt. Bruke Caller &'; s navn syner varm og personlig
4.. Gi positive verbale nikker – la den som ringer vet du lytter " Sure &' ;, " No problem, " jeg ser &' ;, " Jeg forstår &' ;, gjenta tilbake informasjon, etc.
5. Bekreft forståelse – oppsummere Client &'; s forespørsel eller spørring. Dette sikrer at du forstår, og også høres veldig profesjonell til Kunden. " Riktignok Du ønsker en avtale så snart som mulig &';
6. Hold den som ringer informert – la dem vite hva du gjør, ved hjelp av en livlig, men vennlig tone. " I &'; ll bare se opp Mr Jones dagbok for denne datoen … Ja, jeg har det nå &';
7. Bruk positiv, klart språk. Bruk positive ord som glad, god, best og så videre. " Høres det bra &'; er mye bedre enn " Er det OK &'; De mer positive ordene som brukes, jo bedre inntrykk din klient vil få. Like, mer bestemt språk som " rett bort &'; eller " definitivt &'; vil også bygge tillit i organisasjonen.
8. Hvis du må oppgi en negativ, alltid avslutte med en positiv mulighet. " Dessverre, vi don &'; t har en avtale for den dagen, kunne jeg foreslå følgende uke &';?
9. " Foreslå &'; at klienten gjøre noe, heller enn å gi aggressive direkte ordre. " Kan du sende inn … &' ;, " Det ville være flott om du kunne … &'; " Det er viktig at vi får … &';
10. Bekreft alle møter, arrangementer og avtaler på slutten av samtalen, og via e-post – dette unngår misforståelser og ser veldig profesjonelt.
11. Ha en varm, positiv nær. Husk at folk husker den første og den siste visninger på telefonen.
12. Spill noen notater eller ordninger umiddelbart.

Alle Professional Kontor ville være lurt å oppdatere Telefon Ferdigheter og etikette 2 eller 3 ganger i året. Dette kan gjøres med en workshop hvor teamet drøfter beste praksis og deler sine egne tips og teknikker. Husk at hver og en av de ansatte virkelig gjør en forskjell for din suksess
 !;