Hva er Time Management?

Time Management er prosessen med å kontrollere, forståelse og planlegger hvor mye tid som blir brukt på forskjellige aktiviteter i en organisasjon.
Time Management brukes i ulike situasjoner for å gjøre det mulig å øke effektiviteten som samt å forstå hvor mye tid som har virkelig blitt brukt på forskjellige aktiviteter.

Det er forskjellige formål i å kontrollere tid brukt til aktiviteter. Noen selskaper bruker det å være i stand til å forstå hva folk egentlig gjør i løpet av dagen. Dette kan noen ganger være viktig å sørge for at tiden er brukt på de riktige tingene. Det er også viktig informasjon å ha som utgangspunkt for å gjøre virksomheten mer effektiv i ulike områder.

Men, tid ledelse er også viktig i områder der du faktura arbeidet som har blitt gjort for kundene. Uten å ha opplysninger om hvor mye tid du har brukt det vil være umulig å fakturere riktig mengde penger.

Det finnes forskjellige typer tidsstyring programvare som hjelper i å spore tid brukt på ulike aktiviteter. Noen av dem er spesifikke for kun å samle tid og er mest kjent som enten tid programvare eller tid for sporing. Men siden tid er registrert i så mange forskjellige deler av organisasjonen, tidsstyring er også inkludert i programvaren yte andre tjenester, som for eksempel prosjektledelse programvare, problemet sporing, etc.

Å være klar over hvor mye tid visse aktiviteter tar ikke bare vil gjøre det mulig for en bedrift å forstå hva personellet gjør i løpet av dager. Foruten å ha en forståelse for muligheter til å forbedre effektiviteten informasjonen er uvurderlig for planlegging av fremtidige aktiviteter, spesielt ved oppstart av et nytt prosjekt.
Ved å ha informasjon om hvor lang tid en aktivitet tar vanligvis prosjektplanlegging vil være mye enklere. Jo flere ganger du har utført aktivitetene, jo bedre nøyaktighet i planleggingen.

For å være i stand til å administrere tid på en god måte er det viktig å ha tid administrasjonsprogramvare som ikke er for avansert å bruke for personell. Jo mer avansert og jo mer tid det tar å angi tiden de mindre villige personell vil være å gå inn i gangen. Dette vil resultere i unøyaktig informasjon om hvor lang tid aktiviteter tok siden de pleier å legge mindre aktiviteter og gruppeaktiviteter i ett.

Du kan også bruke tid ledelse å kunne allokere ressurser. Dette er vanligvis den steg etter planleggingsfasen og før arbeidet er i ferd med å skje. Bevilgningen er nødvendig for å være i stand til å sørge for at ressursene brukes mest mulig effektiv måte. Dette er spesielt viktig med nøkkelpersoner som trengs i ulike enheter i organisasjonen. Siden disse ressursene kan være nødvendig på forskjellige steder vil det være svært vanskelig å ikke tildele dem for å sikre at arbeidet blir gjort i tide. En måte å forstå tildeling den beste måten er å tenke på booking av et konferanserom. Hvis rommet ikke er booket på forhånd er det en stor sjanse for at flere grupper av mennesker ønsker å bruke den samtidig.

Det er ulike tilnærminger til tidsregistrering.

Noen bedrifter bruker tid management software der du skriver inn de aktivitetene du bruker din egen beskrivelse uten å kategorisere. Denne typen programvare vil hovedsakelig bli brukt til å kontrollere hva som har blitt gjort av personell og er ikke så bra som base informasjon for fremtidig arbeid.

En annen måte å opptakstid er ved å ha noen forhåndsdefinerte aktiviteter som du kan legge inn tid for. Du setter i hvor mye tid du har brukt på noe, men kan i noen systemer angir også hvor mye tid du tror som er igjen før aktiviteten er gjort. Den andre delen er ikke så ofte brukt siden det tar også tid til å forutse og tenke gjennom hva som er igjen som må gjøres. Aktivitetene kan også defineres i hierarkiet, har foreldre aktiviteter for å være i stand til å samle informasjon på en mer strukturert måte. Et eksempel kan være å ha en forelder kategori kalt Møter og da har under aktiviteter for de konkrete møtene.

Den tredje vei, som er en ny idé om tid ledelse, er å registrere avvik fra en antatt verdi. Dette er en måte å få tid innspillingen mer effektiv. Hvis det er 15 personer som deltar på et møte som er satt til 1 time, ville det være svært ineffektivt å ha alle 15 mennesker rapportere en time møtet. Hvis møtet tok 1,5 timer i stedet, kan dette lett bli endret av den som er ansvarlig for møtet. Ved å ha en person gjør dette i stedet for 15 tiden rapportering vil ta mye kortere tid og mer nyttig.
Den samme gjerninger i prosjekter. Ved å ha prosjektaktiviteter forhåndsdefinerte vil du være i stand til å bekrefte tiden i stedet for å fylle tiden brukt selv.

Noen help desk programvare, oppgave sporing av programvare, service desk programvare og kundesenteret ledelse kan automatisk rekordtid mens du arbeider på en oppgave. Innspillingen starter en klokke når du åpner oppgaven og deretter stopper klokken når du lukker oppgaven.

Det er flere måter å holde styr på hvor mye tid som blir brukt på aktiviteter i organisasjonen. Bruke rapporter til å hente ut den informasjonen du ønsker på den rette måten er nøkkelen til de fleste tid ledelse.

Før implementere tidsstyring i organisasjonen, bør du tenke over hva du vil gjøre med informasjonen. Noen ganger kan du tro at tid ledelse vil være en løsning for mange, for eksempel kontrollere hva dine ansatte gjør i løpet av dager. Men det er noen ganger andre løsninger som skal brukes i disse tilfellene, for eksempel leder coaching for å gi dem verktøy for å hjelpe de ansatte være mer effektiv
.