Hvor kommer så mange bedrifter er ineffektiv? - Business Process Management

Etter å ha lest om organisasjonene i EU å miste en masse penger på grunn av ineffektive arbeidsrutiner må vi spørre om dette er en trend som er mulig å snu. € 60 milliarder i omsetning er tapt i EU med britiske være den største taperen av &euro, 26 milliarder kroner. Det er rapportert at en rekke organisasjoner føler at det er en nødvendighet for å forbedre effektiviteten med bedre bruk av IT. Selskaper intervjuet i denne studien var store bedrifter med mer enn 1000 ansatte lokalt.

Så, hvordan kommer de selskapene tror de er ineffektive og hvordan kan de bli mer effektiv?

Ofte ineffektivitet er en subjektiv følelsen av hvordan ledelsen mener at ulike aktiviteter er framdrift i selskapet. Dette er vanligvis der det hele starter, og deretter fortsetter til viktigheten av å måle aktiviteter for å få de virkelige resultater.
Det er også vanlig at et produkt eller en divisjon som er å tape penger er besluttet å være ineffektiv. Men det er ikke alltid så lett å måle siden mange organisasjoner deler aktiviteter mellom avdelinger.

For å være i stand til å forstå hvordan du gjør din bedrift mer effektiv du vanligvis må gå tilbake til det grunnleggende og start forstå hensikten med hva du gjør. Større organisasjon er vanligvis bedre på å dokumentere sine forretningsprosesser i en BPM-programvare (Business Process Management programvare) eller i det minste på papiret ved hjelp av en slags tegneprogrammer. Men det betyr ikke at de faktisk følger de prosessene som besluttet
I ethvert område du bør være i stand til å svare på minst følgende spørsmål:.

1. Hva?

Hva er det som du ønsker å gjøre?
Beskriv hva i detalj for å virkelig forstå hva som bør gjøres. Ved å beskrive dette vil du også nødt til å skrive ned hva bør ikke gjøres. Ved å beskrive “ hva ikke &"; du vil være i stand til å skape grensene for hva som bør gjøres.

2. Hvorfor?

Hvorfor gjør du det du gjør?
Dette er trolig en av de største feilene i mange selskaper i dag. Det er ikke nok til at du blir spurt. Jeg har vært i en rekke selskaper som kun har svaret - Fordi
ved å stille spørsmålet hvorfor du ønsker å utføre en aktivitet, lage et produkt eller noe annet, vil du være i stand til å forstå hvorfor det er viktig for din selskapet og hvordan det vil påvirke resten av organisasjonen.

3. Hvor?

Du har nå bestemt seg for hvorfor du ønsker å gjøre hva du vil gjøre. Å bestemme seg for hvordan de skal bevege seg fremover er avgjørende. Det er den hvor som skaper effektivitet og også ineffektivitet. Ved å dokumentere de prosesser og aktiviteter som skal utføres, fortrinnsvis i en slags BPM programvare, vil du være i stand til å forstå nøyaktig hva du vil ha gjort og i hvilken rekkefølge. Forretningsprosessen diagrammer vil også gjøre deg tenke over hva du bør gjøre i ulike situasjoner
Ved bare å dokumentere hvordan &'; s. Vil hjelpe deg å bli mer effektiv enn ellers. Du vil være i stand til å tenke gjennom ting før, og ikke komme inn i en vane å gjøre ting på en ineffektiv måte.
Etter dokumentere forretningsprosesser vil du være i stand til å automatisere dem ved hjelp av en slags IT-løsning.

4. Resultatet?

Hva er forventet resultat av det du gjør?
Det er viktig å forstå hva resultatet du forventer fra denne aktiviteten. Det er vanligvis meget koplet til grunnen, men også til hvordan siden hvordan kan skape noen initielle investeringer og også selvfølgelig løpende kostnader. Det er også veldig bra å kombinere resultatet med en slags tidslinje.
Ved å koble resultatet til forskjellige posisjoner på en tidslinje du vil være i stand til å kommunisere hva som er forventet å når.

Det er noen flere spørsmål som må besvares som ikke vil bli tatt opp i dette øyeblikk. Disse fire spørsmålene er spørsmål som skal besvares når du starter ny virksomhet i et selskap, men bør også gått gjennom for eksisterende virksomhet. For eksisterende aktiviteter kan det være lurt å begynne i en annen rekkefølge, men å først sørge for at du dokumentere hvordan en aktivitet er gjort og deretter undersøke at aktivitet med de fire spørsmålene. Hva vil du innse når intervjue folk om hvordan ting gjøres i dag er at du vil i de fleste tilfeller få så mange forskjellige svar som mengden av folk du intervjuet.

Definisjonen av en aktivitet kan være alt fra små aktiviteter slike som tiden rapportering til større produkter eller tjenester som er opprettet i selskapet. En ting som er vanligvis svært nyttig for ansatte er å få en visuell forståelse av hva som bør gjøres, i hvilken rekkefølge og hva er unntakene. Dette er vanligvis tegnes som forretningsprosesser diagrammer og lagret i en slags BPM programvare
.