The Winning Practice of Collecting NOW

Det var en perfekt plan. En tannlege i en liten California samfunnet hadde planlagt sin raskt voksende praksis optimalt. Han fant en ideell beliggenhet, hyret to dyktige teknikere og en front office person med 20 års erfaring, og utnyttet hans lokal forankring for å generere trafikk fra den dagen han åpnet.

Innen tre år, sin praksis inkluderte flere hundre pasienter , både på grunn av kvaliteten på hans arbeid og hans familienavn. Men ved slutten av det tredje året, forpint han. Han understreket. Han mistet søvn.

Han led i løpet av tall som fortalte en historie om fantastiske billables men et tap i selve innsamlede inntekter. Han opplevde det samme stuper følelsen som 93 prosent av USAs tannleger: han tapte inntekter og lønnsomhetsmål. Da han trengte mer utstyr, fant han at han gjorde &'; t har penger til å betale. Han lånt fra sine sparepenger og tok ut en liten linje av kreditt for å sikre at han kunne betale sine regninger og holde praksisen vokser.

Hvordan kunne det skje med en blomstrende virksomhet som vokste med nesten 100 prosent i billables i hvert av de første tre årene? Hvordan kunne det skje med en tannlege som strakte seg til beinet for å opprettholde sterk kundetilfredshet

Svaret:? Dårlig inkassoskikk. For alle front office persons ferdigheter, ble hun ikke godt trent i utrolig utfordrende område av samlingene. Tannlegen lagt til problemet ved å gi pasientene mulighet til å betale på tidspunktet for tjeneste eller sende dem en regning. Tross alt, var han i et lite samfunn. Han ønsket ikke å skaffe seg et rykte som en pengene-første utøveren på et sted der word-of-mouth raste gjennom byen. Han skjønte at i flere tiår, har legene rett og slett sendt regninger til pasienter – kunne tider virkelig har forandret seg så mye? Skiftende tider eller ikke, bunnlinjen var at han couldn &'; t betale sine egne regninger. Noe behov for å endre.

Samlinger er den økonomiske ryggraden i enhver bedrift. Uten tilstrekkelig samlinger, vil en praksis lider inkonsekvent kontantstrøm. Hvis regninger stiger tilgjengelige kontanter, så vi får negative kontantstrøm situasjoner som krever oss for å slå til eksterne kilder for å holde dørene åpne, og det &'; s glatt skråning til stengetid eller selge praksis derfra

. kan kjøre to eller tre avtaler i timen for ni timer om dagen ut av alle undersøkelsesrom. Vi kan generere brutto inntekter som øker vår regnskapsfører &'; s øyenbrynene med hyggelig overraskelse. Men hvis vi ikke &'; t samle i rett tid fra pasientene, lider vi. Til syvende og sist, vil våre pasienter lider samt

Hvis du &'; re i denne stillingen, er du ikke alene. Statistiske data tyder på at 60 prosent av alle betalinger forfalte etter 120 dager eller mer vil aldri bli samlet! Dette betyr at hvis du skjønner &'; t samle snart, det spiller &'; t bare bety at du don &'; t får penger i dag, men ofte det betyr at du aldri få pengene. Dessverre, flere tannleger finne seg i denne posisjonen enn ikke. Enten vi haven &'; t innsamlet fra pasienter på tidspunktet for tjeneste med et smil, eller vi &'; ve håndtert pasient faktureringer som de fleste av America &'; s produsenter og serviceorganisasjoner – sende fakturaer med “ Net 30-day &"; betalingsbetingelser.

Folk bruker penger til å lindre smerte mye oftere enn de gjør til andre ting. Dette betyr at hvis en pasient trenger en fylling, vil han gjerne betaler for å ha smerten eliminert. Men hva skjer to uker etter inngrepet når han får regningen i posten? Han &'; s ikke vondt lenger, har han andre utgifter. Mens han vet at han skal betale regningen, setter han den til side for “. Senere &"; De fleste av oss har en haug av ting vi &'; ll gjøre “. Senere &"; Dette er hvor regningen – kontanter – bør ligge? Ofte, hvis pasienten doesn &'; t trenger mer omsorg eller har besluttet at det han eller hun har mottatt er tilstrekkelig, vi &'; re glemt

Turn It Around. Samle på tidspunktet for tjeneste
Hvis samlingen er en problem i praksis, her er en svært effektiv metode for drastisk forbedring av samlinger:

1. Tar kredittkort hvis du skjønner &'; t allerede – hvis noen doesn &'; t betale sine regninger eller ønsker å kreativt finansiere ting, det &'; s ikke problemet

2.. Samle i resepsjonen før pasienten noensinne sitter i en eksamen stol. Tuller ikke. Dette er en av de tingene som høres veldig ubehagelig, men er ikke på langt nær så ille som du tror. Plus, det &'; s måte mer ubehagelig å prøve å samle inn fra pasienter som don &'; t betale sine regninger. Eller vurdere hvor behagelig det er å stress over lite på kontanter ved utgangen av måneden. Tross alt, de trenger å betale likevel, ikke sant? La dem gjøre det før du gir behandling. Erfaring viser at pasienter er faktisk mer pris på tjenesten hvis de har betalt på forhånd. Hvis dette er bare for stort sprang for deg, så samle før pasienten forlater kontoret. I begge tilfeller, gi dem en 2-3% rabatt for å betale under sitt besøk

Her &';. Derfor dette ender opp med å bli bedre, ikke bare for deg og din praksis på kort sikt, men på lang kjører også:

1. Pasientene vil være mer villige til å betale enn du tror. De vil også være mer sannsynlig å komme tilbake for oppfølgingstjenesten, fordi de ikke vil skylde alt fra forfalte regninger. Dine pasienter og' tennene vil bli bedre vedlikeholdt, og de vil være fornøyde med tjenesten.

2. Du vil gi pasientene ingen årsak eller grunn til å mislike deg fra strengen av samling brev og telefonsamtaler som du vil bli tvunget til å gi dem hvis de har en langvarig gjeld til deg. Hvor sannsynlig tror du en pasient er å komme tilbake hvis de er flau om å betale enda en regning for sent? Igjen, ha dem betale under sitt besøk, og de vil ikke nøle med å komme tilbake.

3. Noen pasienter er som kredittkort forbrukere. De vil rettferdiggjøre sin dårlige betalingsatferd for dvelende gjeld ved å skylde på leverandøren; i dette tilfellet, du. En mye dårlig word-of-mouth oppstår rykter om din praksis som er ganske enkelt usanne — men som blant potensielle fremtidige kunder vet det?

4. Du garantere vanlig daglig kontantstrøm for praksis, noe som letter den økonomiske byrden også – ta det stress av skuldrene og gir deg muligheten til å fokusere primært på å tilby den høyeste kvaliteten på kliniske tannhelsetjeneste

Hvordan Samle <. br> Her er noen enkle rutiner for innsamling på tidspunktet for service og gjør opplevelsen behagelig for pasientene:

1. Leie en stor front office person. Resepsjonen person er navet i din praksis. Hun eller han setter avtaler og kontakter pasienter, distribuerer nyttig litteratur eller produkter, samler betalinger, avtaler med forsikring, kjører kredittkort, forvalter praksis &'; s regninger og forblir på toppen av forsinkelsesrente. Ansettelse av en god, hengiven og detalj-orientert front office person er så viktig for din praksis som å anskaffe et kontor og være åpen for business. Hvis du har en medarbeider som isn &'; t villig til å be om betaling foran, erkjenner at du velger å betale noen for å tape penger for deg. Jeg vet hvor vanskelig dette kan være å forholde seg til, men ærlig talt, hvis noen isn &'; t villig til å gjøre hva som er nødvendig for å gjøre din praksis vellykket, kan det være tid for dem å gå videre

2.. Oppretthold kredittkort “ på filen &"; (Dette kan være litt involvert, så jeg &'; ll diskutere det videre i en fremtidig artikkel)

3. Lag klare retningslinjer betalings, skrive dem ut, og gi dem til første-besøk pasienter. Også legge dem utenfor resepsjonist &'; s vindu, i vanlig visning

4.. Hvis en behandling tar flere besøk, samle 50% ved første besøk, og alle endelige avgifter før endt behandling. Gjør denne policyen klart for dine pasienter i din betaling retningslinjer. Gi pasientene en rabatt for å betale 100% opp foran.

5. Gi pasienter den tradisjonelle “ freebies &"; av noen tannlegepraksis – nye tannbørster, tanntråd og sampler rør av tannkrem – når de forlater kontoret. Også gi dem en handout av tips på omsorg for sine tenner. På den måten føler de at de har mottatt noe fra deg i tillegg til behandlingen. De er sannsynlig å fortelle minst en venn om kvaliteten på tjenesten, og du &'; ll skaffe en ny pasient

Hva om tannlegen jeg nevnte tidligere.? Han har byttet til å samle på tidspunktet for tjeneste ett år siden. Hans fjerde år Inntektene økte med 25% — en fin, jevn tall for en liten-samfunnet praksis etter tre stratosfæriske års gripe det lokale markedet — men lønnsomheten har økt med 70%. Og det &'; s etter å ha betalt tilbake banken og sparepengene sine.

Jeg oppfordrer deg til å ta en titt på din egen praksis. Er samlinger hva de bør være? Hvis ikke, spør deg selv hva du vil gjøre for å endre dette. Kunnskap er flott, men handlingen er hvor resultatene kommer fra. Hva er ditt neste steg
 ?;