Er bedriftens data Klar til å tåle Juridisk kontroll-?

E-postmeldinger, fakturaer, interne notater, kundedata, firma politiske håndbøker og andre elektroniske dokumenter kan påvirke utfallet av et søksmål. I tillegg må noen sensitiv informasjon som pasienten helseinformasjon eller kunde kredittkortnumre være tilstrekkelig sikret og kan være gjenstand for en rekke forskrifter.

Enten du er bekymret for potensielle søksmål eller overholdelse av regelverk, er det viktig å vurdere hvordan du samle inn, lagre og beskytte data. Gjør det riktig å sørge for at dine data vil holde seg i retten.

Forstå e-Discovery

Hvis firmaet er involvert i et søksmål, vil det trolig bli gjenstand for en "e -discovery "-prosessen. E-funn innebærer å samle, utarbeide, gjennomgå, og produksjon av elektroniske dokumenter knyttet til saken. Rule 34 av de føderale regler for tvistemåls dekker produsere dokumenter og elektronisk lagret informasjon.

regelen fastsetter at du må "produsere dokumenter som de holdt på vanlig løpet av virksomheten eller må organisere og merke dem for å korrespondere til kategoriene i forespørselen. " Finne de forespurte dokumentene er ikke nødvendigvis lett, noe som gjør det viktig å planlegge for denne muligheten. Litt forberedelse nå kan spare deg for tid, penger og problemer senere.

For eksempel kan e-postmeldinger mellom en leder og en underordnet involvert i en seksuell trakassering søksmål være relevant for saken. Men hvordan har du tenkt å hente disse meldingene, og er det noen kontroller på plass for å sikre at meldingene ikke kan tukles med? Ved å implementere en kryptert e-arkiv, kan du lagre alle bedriftens e-post på en sikker, tukle fritt miljø.

Hva Controls har du i Place?

Avhengig av forretningstype, kan det være underlagt særskilte regler som HIPAA eller Sarbanes-Oxley. I så fall er elektronisk data compliance ikke valgfritt; det er påkrevet, og straffen for manglende overholdelse kan være stiv. Selv om du ikke er regulert i forskrift, opprettholde dine dataenes integritet er viktig. For eksempel forestille seg hva som ville skje hvis en av dine ansatte mistet en laptop som inneholder konfidensiell informasjon.

I tillegg til eksterne trusler, hva hvis en misfornøyd ansatt besluttet å redigere selskapets policy manuell eller andre sensitive dokumenter? Lagre dokumenter online, låse dem slik at de ikke kan redigeres, og ha et revisjonsspor slik at du kan se hvem som har samhandlet med de dokumentene er noen tiltak du kan sette på plass.

Heldigvis krypterte e-postarkiv og elektronisk dokumentforvaltningssystemer er lett tilgjengelig til:. sikre rask gjenfinning av dokumenter, overholde regelverket, bevare integriteten til dine data, og holde dine data trygge

Grunnleggende for Document Management

En rekke av dokumenthåndteringssystemer, finnes arkiver, og programvare. Mens detaljene varierer fra en løsning til den neste, mest adressere følgende:

innsamling og lagring av data

Administrere, indeksering og organisering data

Sikring av data

Distribusjon av og tilgang til data

Bevaring og kassasjon av data

Hvis en domstol ber om elektroniske dokumenter fra din bedrift, er du klar til å svare? Med de riktige systemer og sikkerhetstiltak på plass, kan du raskt etterkomme eventuelle juridiske forespørsel og gjøre det med data som har blitt skikkelig samlet inn, lagret og sikret. Uten et dokument styringssystem eller retningslinjer på plass, kan saken bli stablet mot deg
.