Epost Etikette ~ 6 Key retningslinjer for å vurdere før du treffer Send

For mange, har e-post korrespondanse forbedret effektivitet på mange nivåer. Sende en e-post kan spare tid og penger samt gi en virtuell “ papir sti &"; av informasjon som sendes og mottas.

Mens Internett og e-post kan gi rask og enkel tilgang til informasjon og samhandling, er det noen spørsmål om etikette å vurdere. Først, ikke alle databrukere vise e-post på samme måte. Noen mennesker bruker e-post for kun business, andre for en sosial stikkontakt og noen ganger en balanse mellom de to. Det &'; s viktig å vite hva folk på din e-kontaktlisten vil motta og hva de don &';. T Anmeldelser

Mange bedrifter har strenge elektroniske kommunikasjonspolitikk som forbyr upassende innhold og tydelig oppgir at informasjon laget og distribuert fra arbeidsplassen datamaskiner eies av selskapet. Mens vanlig, kan dette føre til noen problemer. Hva noen mener er upassende, andre ikke og bestemme passende innhold kan bli en gråsone. Ofte når en e-post blir sendt fra jobb arbeidstaker doesn &'; t tenke på “ store bildet &"; . ramifications

Her &'; s et eksempel.

Moses arbeider for et stort selskap. Han &'; s klar over elektroniske kommunikasjonspolitikk, men hans sans for passende innhold skiller seg fra forvaltningen. Moses mottar en e-post fra en venn at han finner helt humoristisk. Han sender raskt videre til hele hans email kontaktliste. E-posten fremover viser arbeidsplassen sin signatur (dvs. Moses Brown, økonomisk rådgiver, XYZ Investments med adresse og kontaktnummer). E-post gjør det veien til flere hundre om ikke tusen mottakere via forover. Administrerende direktør i XYZ skjer for å være en av disse mottakerne og doesn &'; t har samme bøyd på humor som Moses gjør. Hva skjer herfra? Korrigerende tiltak fra ledelsen fordi Moses har brutt selskapets e-policy og har dårlig representert selskapet ved å sende upassende innhold som inkluderer selskapets navn, adresse og kontaktinformasjon

Selv om du don &';. T arbeid for et stort konsern, e-postvaner kan påvirke enkelte virksomhet og hvordan mennesker ser du

Moses bestemmer han &';. ll være mer forsiktig i fremtiden. Tross alt, verdsetter han sin jobb. Moses lover han &'; ll bruke elektronisk kommunikasjon med forsiktighet. Et par uker går og Moses får en fantastisk advarsel via e-post. Det virker som kjøtt å spise bananer skaper kaos på nasjonen. Bekymret for velferden til sine banan spise venner, Moses raskt typer ut en advarsel og videresender meldingen til hele sin liste. Snart Moses mottar e-post fra flere på sin liste som kjøtt spise bananer er en bløff. De oppfordrer ham til å sjekke snopes.com før han sender lenger tull. Moses kan ikke tro det. Meldingen fikk han ble signert elektronisk av en lege, men etter å ha søkt Snopes, vet Moses han trenger å være enda mer forsiktige.

Moses har lært to verdifull lærdom.

1. Don &'; t videre upassende e-post fra jobb og alltid tenker på at andre ikke kan ha samme sans for humor du gjør
2.. Sjekk Snopes.com eller annet det faktum sjekker side du selv velger før videresending “ advarsel &"; e-post og sørge for at folk i din adressebok ønsker å motta denne informasjonen.

Nå du skulle tro at Moses er elektronisk kunnskapsrike. Mens Moses blir mer forsiktige med hva han sender via e-post, og han &'; s lært ganske mye ved å besøke Snopes.com, Moses likevel doesn &'; t helt har e-etikette mestret

En viktig kunde av XYZ Forsikring e-poster. Moses om litt informasjon for en virksomhet krav. Moses jobber med flere prosjekter på en gang, og svarer raskt via e-post før re-leser hans svar eller bruke stavekontroll. På grunn av rask og umiddelbar natur e-post kommunikasjon, det &'; s lett å være mer lax enn du normalt ville når du sender forretningskorrespondanse. Men du e-post er alt en direkte forlengelse av faglig og personlig troverdighet

Som Moses treffer på send-knappen, la han merke til en skrivefeil og couldn &';. T stoppe hans system fra å sende e-posten. Mens skrivefeil gjør skje (selv til erfarne forfattere) det &'; s viktig å bruke stavekontroll for å unngå dem. I tillegg til skrivefeil, da Moses trakk epost opp for å sjekke noen detaljer, la han merke til at han også hadde utelatt noen viktige ord og litt informasjon kunden etterspør. Nå har Moses å ta deg tid til å kontakte kunden igjen, gi all informasjon som i utgangspunktet ble forespurt og inkluderer alle detaljene han burde ha tatt den første gangen.

Moses legger til noen flere leksjoner til sin liste over e-etikette han &'; ll følge i fremtiden

3.. Grundig lese e-post som ber om informasjon og sende all informasjon første gang.
4. Bruk alltid stavekontroll.
5. Først send din reaksjon til din egen e-postadresse slik at du tar deg tid til å re-lese den før de sendes til mottakeren.

Med noen milde påminnelser og prøving av feil, er Moses mer trygg med sin bruk av eTools. Han doesn &'; t bekymre seg fornærme noen eller brudd på selskapets retningslinjer om elektronisk kommunikasjon. Best av alt Moses har lært av sine feil, og han &'; s arbeider mer effektivt og nøyaktig

Men, Moses har en endelig lekse å lære..

Moses følger alle de nevnte tips og sender en e-post til en kollega om et prosjekt han &'; s veldig begeistret. I sitt hastverk, forlater han Caps Lock-funksjonen på. Da hans kollega Sally mottar e-posten i alle Caps, lurer hun på hvorfor Moses er “ roping &'; på henne om deres felles prosjekt. Sally er fornærmet av dette, og diskuterer det med ledelsen. Igjen, lærer Moses en verdifull lekse. Hans manager aksjer en sjette tippe med ham når han forklarer i verden av e-post, sende korrespondanse i alle Caps anses skriking og ofte sett på som uhøflig

6. Kontroller at du bruker riktig tegnsetting og formatering.

Nå Moses har det ned. Han &'; s forsiktig og gjennomtenkt om hva han sender til kollegaer, forretningsforbindelser, venner og familie via e-post. Han vet også at han &'; s ikke gjort læring. Det &'; s mye mer til denne e-etikette enn han noensinne forestilt seg, og han &'; s vært å lære mer her
.