10 tips om hvordan du skal skrive en Business Email

E-post er en del av den daglige aktiviteten til en IT-tekniker. Det &'; s utnyttes i kontorer som hovedkommunikasjonsform, og noen organisasjoner bruke det bedre enn andre. Du vil finne det er stor forskjell mellom en god e-post og en dårlig e-post. Noen ganger kan vi plukke opp dårlige vaner fra andre selskaper eller ansatte, forårsaker våre e-poster for å komme inn i “ dårlig epost &"; kategori. Ha en lese av disse ti tips om hvordan du skriver business e-post for å hjelpe forbedre skriftlig.

Bruk en informativ emnefeltet

Emnefeltet er den aller første tingen som en person ser på en e-post. Vanligvis, de ser det før du åpner e-posten selv, som avhengig av e-postklient, emnet og mottaker vist før hele meldingen.

Emnet burde gi nok informasjon om e-post slik at mottakeren vet hva det handler om før du åpner. Et fag som “ omtale &"; eller “ Document &"; er ekstremt vage og doesn &'; t hjelpe mye. På den annen side, et fag som “ anmeldelse Krav Document &"; er mye mer konkret og tilbyr mottakeren mer informasjon om e-post

Hils Mottakeren Passende

Start din e-post ved å tilby en hilsen - don &';. t bare starte i e-posten. Det er flere tilfeller der du kan bare svare på e-posten ved hjelp av et raskt svar, men i nesten alle tilfeller det &'; s foretrekke å ha en hilsen

Hvordan bør du bruke en hilsen i en e-post.? Vel, er denne e formell men ikke så formell som et forretningsbrev. Utnytte “ Dear John &"; er altfor formelle. Noe lignende til “ Hei, &"; eller “ Hei, &"; eller “ Hei John, &"; ofte er akseptabelt. Det vil være nødvendig å justere når det er mer enn én mottaker. Jeg har vanligvis begge navnene hvis det er to personer, eller bruke ordet “ alle &"; hvis det er flere enn to. For eksempel “ Hei John, Peter, &"; hvis det &'; s to-John og Peter, eller “ Hei alle, &"; hvis det &'; s. til Johannes, Peter og en annen person

holde det kort og Nødvendig

I denne verden av datamaskiner og teknologi, det &'; s fristende å snu epost til en essay og skrive alt og alt inne for personen. I &'; m ikke sikker på om du &'; ve noen gang fått en lang e-post før, men hvis du har, hvordan gjorde som gjør at du føler deg? Følte du deg entusiastisk om å lese den, eller gjorde det slå deg av slik at det føles som om det var mye arbeid? Jeg vet hvordan jeg føler meg når jeg mottar en lang e-post - det &'; s ikke en god ting

I noen tilfeller, velge den mest hensiktsmessige kommunikasjonsmetode kan godt bety at du don &'; t engang trenger å komponere e-posten.. På den annen side, hvis du gjør det, blant de vanskeligste tingene å gjøre når lære å skrive en forretningsplan e-post er å gjøre det kort og konsist. Du må være i stand til å få dine på en effektiv måte, uten å komme inn i for mye detalj eller unødvendig informasjon. Det tar litt praksis og erfaring, men prøv og tenk på deg selv som mottaker når du leser e-posten. Et forslag som jeg nevner senere er på å gjennomgå e-post - mens gjennomgå, kan du se om det &'; s god lengde

Sett hovedpoenget i åpnings Sentence

Sammen med å forsøke å. holde epost kort og rett på sak, det er noe annet du kan gjøre for å hjelpe mottakeren og få et svar fra e-post. Du kan sette den viktigste årsaken til e-posten i start setning. Dette punktet kan være en forespørsel (slik som “ I &'; d liker din godkjenning på følgende handling &"; eller “ Kan vi møtes for å snakke om planene for den nye medarbeideren &";?) Eller bare informasjon (som “ Nedenfor finner du detaljene på serveren brudd i helgen &";.)

Dette vil hjelpe mottakeren lese e-post og forbedre måten e-posten blir brukt. Mer detalj i e-posten kan gå under, for å støtte dette punktet

Vær oppmerksom på mottakeren &'; s. Kunnskap

En stor del av hvordan å skrive en forretningsplan epost i IT-markedet er det gap i kunnskap mellom ansatte. Det er åpenbart en god del teknisk informasjon i ulike områder av IT - og ikke alle vet hva det betyr. Dette er absolutt noe å tenke på når du skriver e-post til andre individer.

Det kan være OK når du skriver som en del av ditt eget lag eller når du kjenner personen er klar over emnet for e-posten. Men når du skriver til andre, det &'; å s viktig å være klar over at mottakeren &'; s kunnskap. Denne kunnskapen kan være i to områder - kunnskap om teknologi og kunnskap om forretningssammenheng

Kunnskap om teknologien innebærer all IT-ting vi kjenner og elsker -. Servere, nettverk, programmering, databaser, konfigurasjon - alt det der. Slike ting andre IT-folk vil mest sannsynlig forstå, men ikke alltid. Bare fordi noen er klar over hvordan svitsjer og rutere er satt opp for nettverket, doesn &'; t mener de vet om databasekonfigurasjoner. Du må kanskje forklare sikte på din e-post til dem i ikke-tekniske termer

Kunnskap om forretningssammenheng innebærer programvaresystemer, forretningsprosesser og teamarbeid som isn &';. T relevant for den tekniske delen av din e-post. Mottakeren kan se hvorfor du ønsker å endre en konfigurasjon på serveren din til å akseptere en ny søknad, men de kan ikke vite hva søknaden er eller hvorfor det må aksepteres. Dette er rett og slett et eksempel der forklarer situasjonen eller forespørselen i sammenheng kan hjelpe mottakeren

Don &';. T Bruk Alle Caps eller Text Speak

Ved hjelp av store bokstaver i en e-post gjør at du ser ut som du roper. Jada, kanskje du har det på ved et uhell, men sørg for at du leser e-post for å sjekke. Det eneste unntaket til alle landskamper er for akronymer eller initialer - som bør brukes med måte. Hold din e-post å dømme tilfellet - som om du &';. Re skrive en setning

I tillegg, don &'; t bruke “ tekst speak &"; i en e-post. Akronymer og ord som kan være akseptabelt i tekstmeldinger, for eksempel LOL eller PLZ, bør ikke inkluderes i e-posten. Hvis du tror du trenger å bruke dem, du &'; re ikke skrive en effektiv virksomhet epost. Hold det til fulle ord som kreves

Bruk riktig stavemåte og grammatikk

Stavekontroll og grammatikk er nødvendig i en e-post - det &'; s. Forventes at det er riktig. En rekke personer kan ikke merke feil stavemåte og grammatikk, men for mange mennesker, dårlig rettskrivning og grammatikk skiller seg ut. Det kan faktisk ødelegge utfallet av e-post og gjør at du ser mindre profesjonelle

Kontroller at du bruker riktig staving og grammatikk for en e-post du &';. Re skriftlig. Din e-post klient bør gjøre en fornuftig jobb med å korrigere staving og grammatikk, men du burde &'; t stole på det. Spesielt å jobbe i et teknisk miljø, kan den prøve å oversette eller “ korrekt &"; ting som burde &'; t korrigeres. Hvis du &';. Re usikker, spør en kollega til å se over den for å sjekke at det er riktig

Si Vennligst og takk

Hvis du &'; re ber folk om å ta affære, det &'; s smart å bruke ordene og" behage &"; og “ takk &" ;. Det &'; s noe som vi lærte i tidlige skoledager, og fra våre foreldre - ved hjelp av vær og takk er høflig og andre folk vil respektere deg for det. Det isn &'; t noe som er underforstått i en e-post, så hvis du spesifikt nevner “ behage &"; og “ takk &"; det vil trolig bli verdsatt.

Ta et passende signatur

Legge til en signatur i bottoom av e-posten er uten tvil den største tingen du er i stand til å gjøre når vi leter etter hvordan å skrive en forretningsplan e-post. Det &'; s der oppe med en e-faget som en viktig del av en e-post. Dette er viktig av flere grunner:

Det inkluderer kontaktinformasjon for deg, så mottakeren er i stand til å kontakte deg
Det kan gjøre deg se profesjonell.. Å ha bare navnet ditt på slutten av e-posten er en ting, å ha en signatur med alle dine opplysninger er et skritt over.
Det gjør at andre kan kontakte deg hvis de være klar over e-post i fremtiden, eller om det &' ; s på en kjede av e-poster

Det er flere ting du bør ta med i en signatur - fullt navn, din rolle, din avdeling, og ditt telefonnummer.. Du skjønner &'; t nødt til å inkludere din e-postadresse, som mottakeren kan bare trykke Svar. Hold deg unna sitater eller bilder i signaturen din - det &'; s ingen grunn til å inkludere noe av dette, og det bare fyller opp signaturen

I tillegg sikre at du sender det ut med hver e-post du sender.. Mange e-postklienter inneholder en funksjon for å umiddelbart inkludere en e-signatur, og jeg vil foreslå at du bruker den. Det betyr at du ikke &'; t overse å legge det og det &'; s en ting mindre å tenke på

gjennom og redigere Før Sende

Det siste trinnet før du leverer virksomheten epost er å vurdere det. . Du trenger å gjennomgå e-post for noen grunner:

Vær sikker på at rettskrivning og grammatikk er nøyaktig
Sjekk at poenget med e-posten blir levert
Vær sikker på at e-post er ikke for.. lang.

Det kan være fristende å bare opprette e-post og sende den. Hvis du bruker et minutt re-lesing og gjennomgang av e-post, kan du finne ting som du didn &'; t før, og det bør føre til en høyere kvalitet e-post. Det kan også bidra til å forbedre kvaliteten på arbeidet -. Hvis andre mener e-postene er alltid nøyaktig så bør de ha høye tanker om din faktiske arbeidet

Bonus Tips om hvordan å skrive en forretningsplan Email

Ja, I &'; m innlemme en bonus tips - punkt nummer elleve

Denne ekstra tips er å bare sende e-post til dem som trenger det.. Det kan være fristende, og ganske lett i disse dager, for å legge et stort antall kontakter i Til-og Kopi-feltet i e-posten. Men du må være forsiktig med dette. Det &'; s den fremste årsaken til e-post clogging opp folk og' s. Innbokser - blir sendt e-post at de don &'; t trenger å se

Det er best å bare sende e-post til de som trenger å se det. Avhengig av e-post og innholdet, og teamet du jobber i, er dette en rekke mennesker - men jo mindre folk bedre

Jeg håper disse tips om hvordan du skal skrive en forretningsplan epost er verdifulle for deg. og hjelpe den måten du skriver e-post
.