Så, du kommer til å være vert for en Meeting

Som medlem og deltaker i mange yrkesorganisasjoner, har jeg opplevd noen store møter og noen forferdelig seg. Hva er forskjellen mellom den store og forferdelige? Ofte er det verten for møtet - de kan være nådig og hyggelig, eller nedlatende, kjedelig, eller rett og slett slurvete. Jeg vil gjerne dele med dere hva jeg kaller å møte verts etikette for å hjelpe deg å bli mer vellykket i din rolle som vert for din foreningens møter.

Det er din fest!
Hils så mange mennesker som mulig. Lære navnene deres og refererer til dem ved navn. De fleste foreninger bruker nametags (få den nye typen som klippet eller feste på uten å ødelegge stoffet). Folk elsker å høre deres navn-uttales riktig, selvfølgelig! Dette vil skape en hyggelig og vennlig miljø. Introdusere gjester til medlemmene og gjøre dem føler at de er allerede en av mengden. Mange mennesker er skremt innom på et møte for første gang. Prøv å gjøre det en varm og vennlig opplevelse for dem.

Gi gjestene tillatelse til å bygge nettverk
En av de viktigste grunnene sitert for deltakelse og medlemskap i foreninger er nye forretningsforbindelser. Men mange mennesker som deltar er ubehagelig å starte samtaler med fremmede eller introdusere seg selv. Utpeke 5 eller 10 minutter ved hvert møte for introduksjoner på hvert bord når alle mennesker sitter. Be hver person til å gi en 30-sekunders innledning som inneholder deres navn, firma, og hvorfor de kom til møtet. Dette setter alle på lik bakken og begrenser extroverts fra forbikjøring samtalen og gir introverts tillatelse til å presentere seg. Den legger også til vennlighet faktor og kan gi rom for en mer intim opplevelse. Dette er spesielt viktig for store møter.

Det er ikke om du
Har du noen gang vært på en forening møte der verten fikk opp å snakke og alt han eller hun gjorde var å snakke om seg selv? Jeg tror ikke det er noe som vil slå av deltakere og gjester mer enn en lang omstendelig egoistisk monolog. Nådig verten nevner alltid prestasjonene til andre. Gjør dine medlemmer, gjester og frivillige føler seg verdsatt. Husk å offentlig ros og privat gjøre noen forslag til forbedringer.

Kan publikum se deg?
Din podium er det sentrale punktet i rommet. Alle bør være i stand til å se det fra der de sitter. Be om et rom oppsett som gjør det mulig for flest mulig folk til å være i stand til å se på forsiden uten å anstrenge nakken eller å måtte flytte sine stoler. Hvis du bruker AV-utstyr, sørg for at skjermen er også på forsiden av rommet. Gjør det enkelt for folk å se hele programmet.

Kan publikum høre deg?
Hvis du bruker en mikrofon, møte verts etikette krever at du teste den før gjestene ankommer, ikke mens de er der. Hvis det er en håndholdt eller stasjonær mikrofon, må du vite hvor langt unna munnen det skal være. Hvis det er et klipp på lavaliere stil, sørg for at det er på utsiden av klærne og ikke rasle ikke mot stoff. Har noen gå til de forskjellige deler av rommet, og sørge for at volumet er hensiktsmessig. Testing én, to, tre.

Aldri forlate podiet
Som møteverten, er det din rolle å mann på pallen og aldri la det bli ensom. Hvorfor? Fordi podiet er den viktigste fokuspunkt i rommet. Hvis du forlate podiet, vil du forlate publikum. Som du introdusere høyttaleren, vente til hun kommer opp på podiet. Tenk på podiet som en runner stafettpinnen - du sende stafettpinnen med et håndtrykk til høyttaleren. Deretter du gå sitte ned. Når høyttaleren er ferdig, stige deg; gå tilbake opp på podiet og høyttaleren sender stafettpinnen tilbake til deg - igjen med et håndtrykk.

Si "please" og "thank you"
Tilbake til nådig vert virksomheten. Når du ber publikum om å gjøre noe, si "please". Som i "Hjelp meg velkommen vår foredragsholder, Jane Smith" da, føre applaus for Jane. Når Jane er ferdig med å tale, og du kommer tilbake til podiet du kan si noe sånt som: "La oss takke Jane for hennes store bemerkninger" igjen, føre applaus og takk Jane.

For å konkludere våre leksjoner på å møte verts etikette:
Husk, du er vert for partiet, og det er ditt ansvar å sørge for at alle har en god tid
!.