Prioritere nødhjelp å kutte ned på Interruptions

En av de største tid wasters blir stadig avbrutt av kriser som viser seg ikke å være nødhjelp i det hele tatt. Enda verre er ikke å bli avbrutt av noen når det var en ekte nødsituasjon som du kunne ha gjort skade kontroll på eller, hvis informert tidlig nok, bygges.

I denne artikkelen vil jeg vise deg hvordan du kan prioritere, kommunisere og administrere såkalte kriser slik at du kan begynne å ta tilbake kontrollen over din tid og administrere skrivebordet mer effektivt.

Først lage en liste over de problemene som folk har kommet til deg med i det siste.

Eksempler:

1. En leverandør vil bli sent med en del
to. Et gruppemedlem har et uventet problem med en oppgave som kan påvirke fristen
3. Noen ble skadet på arbeidsplassen
fire. Noen har rapportert å bli seksuelt trakassert
5. Det er et problem med en del av utstyret som ikke påvirker sikkerheten
6. En ansatt trenger avklaring på hvordan du gjør en løpende oppgave
7. En verdig veldedighet ber om bruk av en av dine utstyrs

Og så videre. Deretter oppretter du en klasse eller standard for prioritering

Eksempler:.

Emergency
Haster
Viktig
SOP (Standard Operating Procedure)
I en perfekt verden
ikke en del av vårt oppdrag

Deretter plasserer hvert av spørsmålene i en kategori. I denne listen en arbeidsplass skade eller seksuell trakassering klage vil være en nødsituasjon. En leverandør å bli sent med en del kan være en krise, haster, viktig eller SOP, avhengig av fristen, og hvor viktig den delen er. En arbeidstaker som ønsker avklaring med en løpende oppgave ville være SOP. Et problem med en del av utstyret vil være SOP eller viktig. En verdig veldedighet kunne bli klassifisert som viktig eller i en perfekt verden med bare din strategiske plan vil gi deg veiledning.

Publiser din liste med retningslinjer for hvordan å kommunisere og håndtere hver type spørsmål.

Emergency-bank på døren, ring eller avbryte, tekst og e-post, spore deg ned
Haster-kvalifisere følelse av at det haster, og deretter ringe, innom eller e-post avhengig.
Viktig-kvalifisere nivå og deretter kommunisere gjennom kanaler
SOP-post eller sette opp en coaching session
I en perfekt verden-fila for å løpet samfunnsansvar møtet

Neste: Når avbrutt Ask "Som vi har definert problemene er dette en Emergency, Haster, Viktig, SOP eller i en perfekt verden? "

Hvis det er et nødstilfelle-reagere umiddelbart. Hvis Haster spørre-"Er dette noe enn kan vente til i ettermiddag, eller vil det påvirke våre kunder hvis det ikke blir tatt vare på i morges? Hvis VIKTIG" Er dette noe som vil skade vårt forhold til våre kunder hvis vi vente til vårt møte i to dager eller gjøre vårt vi trenger å forholde seg til det før da? "Hvis SOP-" Kan dette vente til vår treningsøkt eller er ROI nok til å rettferdiggjøre en mer umiddelbar coaching session? Hvis I en perfekt World "Er dette viktig nok til å bringe opp på vårt samfunnsansvar møtet?"

Som de fleste prosessforbedringer vil det ta mer arbeid nå for å gjøre en bedre verden i morgen. Veldig raskt vil du oppdage at du og ditt lag vil komme til enighet om hvordan man skal håndtere saker. Kort tid etter dette vil du finne deg selv å bli avbrutt mye sjeldnere, og enda viktigere, vil du bli kalt inn på ekte nødhjelp raskt nok til å gjøre en forskjell.

Gjøremål.

1. Etablere en klasse av betydning for spørsmål som Emergency, Haster, Viktig, SOP og i en perfekt verden.
2. Etablere en liste over hvilke problemet går der på prioriteringslisten.
3. Lag kvalifiserende spørsmål.
4. Etablere hvordan og når man skal kommunisere hver klasse av prioritet.
5. Nyt større effektivitet og effektivitet på arbeidsplassen.
6. Har mer tid til å jobbe med ting som betyr
7. Avbrytes sjeldnere
 !;