Kommunisere raskt og Easily

I dag &'; s arbeidsplass av informasjons- og kommunikasjons overbelastning, vi svarer med mange mennesker gjennom mange medier hver dag. Denne artikkelen gir tips for å kommunisere med andre på en rask og enkel måte, fører til mer kontroll over din tid og kommunikasjon

Mail flytter hele landet, og postnumre flytte mail -. Vel, kanskje ikke nå lenger. Likevel, de fleste meldinger du mottar, enten i form av e-post, faks eller notater, krever svaret ditt. Jo raskere og enklere du svarer, jo bedre dag, uke, karriere og liv være - og jo mer vil du være i kontroll av din tid. Det er mange alternativer tilgjengelige for deg for raskt håndtering svarmeldinger.

Hva gjør du vil sende, og hvorfor?

Hvis du er i salg eller en type posisjon der du initiere kontakt med potensielle kunder eller klienter, så din post og meldinger er pro-aktiv i naturen. Du sender informasjon eller litteratur laget for å få en annen part som er interessert i hva du kan tilby dem i form av varer eller tjenester. Det er sannsynlig at det meste av informasjon og meldinger du sender til andre representerer et svar på en forespørsel om de har gjort, eller en forpliktelse som du trenger for å oppfylle.

Håndtering Korrespondanse Raskt

Mange ganger korrespondanse du ønsker å raskt løse faller av veikant; du må ta vare på for mange andre ting. En viktig tidsbesparende element når du svarer på meldinger er dette: Når en respons ikke krever formell virksomhet protokollen (dvs. når du vet den andre parten godt), eller elementet bare fortjener kort hensyn, er det mange måter å håndtere korrespondanse raskt.

1. Noen mennesker bruker forhåndstrykte meldinger som: "Unnskyld det uformelle, men jeg føler det er mer viktig å reagere raskt enn å tilby et mer formelt svar som ville ta mye lengre tid."

Spør folk hva de føler når de får slike svar, og de aller fleste vil være enige om at de heller vil få en rask og uformell respons som besvarer deres spørsmål, enn å vente uker for en formell reaksjon.

2. Beholde returadresseinformasjon på konvoluttene fra posten du mottar. Deretter kan du bruke deres adresser som adresselappen tilbake til dem, og slipper å engasjere skriver, kopimaskin eller etikett papir. Slike adresser kan bli klippet eller revet ut med en linjal kanten.

Når jeg mottar en pakke fra noen, jeg klippet etiketten fra konvolutten deres og legge det til dokumentene som fulgte inne med en stor binders eller flytt tape. Når jeg er klar til å gjøre et svar, er allerede tilgjengelig på adresselappen partiet

Ofte, når du ikke kan få et svar fra andre, er det fordi de er overveldet -. De ikke har utviklet systemer for lett svarer til informasjon og meldinger de mottar. Ofte deres manglende evne til å reagere på en riktig måte (eller i det hele tatt) har lite å gjøre med fortjeneste av din forespørsel. Det er et resultat av deres personlige ineffektivitet eller organisasjonens ineffektivitet.

3. Bestill en gummi stamper fra kontoret levere store som sier "Speed ​​Svar." Jeg har en slik en stamper. Det er overdimensjonert og utskrifter i lyse rødt. Når du mottar et brev som fortjener et raskt svar, stemple den med "speed svar," og gir svaret på plass på bunnen av brevet. Alternativt kan du skrive ut etiketter som sier "speed svar" og fest dem til side.

Deep, fet, rødt blekk vises som svart da sendes via faks, slik at du har muligheten til å fakse brevet. Du kan til og med kopiere og sende brevet. Slike teknikker gjør at du kan få et svar til den andre parten raskt, og gir deg en oversikt over korrespondansen som er blitt overført. En slik reaksjon er nyttig for mottakeren også, fordi den presenterer sitt budskap og svaret samtidig. Tenk på hvor mange ganger du har skrevet til noen, og de reagerte, men du kan ikke huske hvorfor du startet korrespondanse.

4. Hvis du sende et svar til en annen part, setter en av dine egne adresseetiketter. Dette bidrar til den andre parten holde kontakt med deg. Jeg legger min adressemerke med nesten all korrespondanse jeg mail. Hvis du forventer mer kontakt med den andre parten, kan du selv ønsker å inkludere ekstra adresseetiketter.

Deretter vil du begynne å lykkelig merke at du får svar fra den andre parten mer omgående, og at de ' re ved hjelp av adresseetiketter du hadde gitt dem. Dette forteller deg at de har kjøpt seg inn i systemet ditt. Du har nå trent en korrespondent til å bli flinkere til å kommunisere med deg, så nå både du og den andre parten fordel.

5. Bestill et stempel eller opprette en etikett som forenkler faks svar også. En slik stamper eller etiketten ville oppgi navn, telefon og faksnummer. Du ville stemple eller feste denne etiketten på korrespondanse du mottar. Dette fungerer godt, og unngår å bruke mottakerens fakspapir.

Når du mottar fakser fra en frittstående faksmaskin, halvparten av tiden den andre parten bruker opp en hel side annonsere at det kommer en faks, bruker deretter en annen side til å sende deg en seks eller åtte linje melding. Hele kommunikasjon kunne ha tatt en tredjedel av en side.

Når du starter en merkeordning, du la den andre parten vet at du respekterer deres tid og ressurser. Også holde deg kostnadene nede. Det koster langt mindre for en tredjedel eller halvparten en fakset siden å gå over ledningene enn to sider.

Hvis du bruker et faksmodem, gjelder de samme prinsippene. Hold faks identifikasjon informasjon konsis og nær toppen av den første siden. Hold meldingen kort. Dette holder overføringskostnader ned og faktisk øker sjansene for et svar. Mange av dine korrespondenter allerede får for mange meldinger, og de er mest sannsynlig til å svare på de som er kort og konsis.

6. For lengre papirkopi korrespondanse, bruke baksiden av siden du mottar. Lag en kopi av forsiden og baksiden for dine egne papir filer, hvis det er nødvendig. Noen ganger kan du konsolidere korrespondanse du har mottatt, og dermed konsolidere korrespondanse du sender. Hvis noen sender deg et brev tosiders, men du trenger bare å svare på ett viktig punkt, klipp som ledd omfatter det på toppen av sendingen, og gir svaret ditt nedenfor.

7. Føl deg fri til å nummerere punktene i korrespondanse du har mottatt, og adressere hvert punkt i svaret. Dette vil kutte ned på tid og energi det tar for deg å tilby et svar. Ellers får du fast å måtte skrive ", basert på kontoutskriften i ledd ... du sa XYZ, føler jeg at ... ABC. I punkt fire du uttalt at ... jkl."

Når du nummerere punktene i korrespondanse du mottar, kan du vanligvis ta opp alt på én side. Mens virksomheten og organisatoriske protokollen kan ofte kaller for formelle reaksjoner, og oppdraget ditt er å forsøke å tilby så mange uformelle reaksjoner som du kan. Formelle responser som tar to sider eller mer, krever kopi-redigering. Også når bli nedsenket i en slik lang omstendelig korrespondanse, er tiden sugd ut av dagen og livet.

8. Vær på utkikk etter måter å kombinere faksmaskin eller faksmodem, skriver og kopimaskin, raskt og effektivt å generere hensiktsmessige tiltak mot meldingene du mottar, heller enn å la korrespondanse hoper seg opp.

9. Design skjemaer for å håndtere rutine kommunikasjon. Bedre ennå, se om noen på kontoret har allerede opprettet et slikt skjema, eller tildele oppgaven til noen. Mange kontor forsyne butikkene bære bøker med pre-designet korrespondanse former. De er vel verdt $ 10-15, siden du sannsynligvis til å spare nok tid den første dagen du bruker slike former til mer enn rettferdiggjøre kjøpet.

I en tid med informasjon og kommunikasjon overbelastning, for mange karriere fagfolk tyder på at de trenger mer tid til å få jobben gjort. Denne typen tenkning holder deg slaver av klokken. Mer tid er ikke på vei, det er heller ikke løsningen, hvis du ikke allerede opererer effektivt
.