Administrere e-post Inbox

Når jeg satte meg ned ved datamaskinen min var jeg umiddelbart overveldet. Jeg åpnet e-posten min, og det var overfylte. Jeg visste det var meldinger i det som trengte min oppmerksomhet. Det var e-poster fra nåværende kunder, potensielle kunder og kolleger på jakt etter informasjon. Det var muligheter som jeg trengte for å avgjøre om ikke å dra nytte av. Og det var bare noe av det.

Jeg hadde et valg. Jeg kunne heller, stenge e-posten min og la det vente til senere (veldig fristende!), Eller jeg kunne sette timeren min for tretti-syv minutter.

Jeg satt timeren min og her er hva jeg gjorde. Anmeldelser

1. Jeg endret rekkefølgen av mine e-poster fra datorekkefølge (nyeste øverst) til "fra". Denne måten alt fra én person var sammen. Dette gjorde det lettere for meg å være sikker på at jeg ville være i stand til å svare på alt som noen har behov samtidig, og ikke å sende flere e-poster.

2. Jeg gjorde en rask skanning og slettet de fleste av ezines jeg mottar. Jeg er ganske god på å stoppe abonnementet til ezines som ikke legger konsistent kvalitet; Men når jeg føler overveldet av hva som kommer inn og virkelig ønsker å fokusere mindre som jeg har i innboksen min bedre.

3. Jeg skannet gjennom alt og svart på nåværende kunder. Mine klienter er min første prioritet. De fortjener min tid mer enn noen andre.

4. Jeg gjorde en andre skanning og svart på prospektet kunder. Min begrunnelse for dette er fordi det er viktig for meg å sørge for at de får en rask reaksjon fra meg og eventuelt en link til min kalender for å planlegge en tid til å snakke med meg.

5. Jeg tydde min e-post til datorekkefølge med de eldste e-post først og jobbet med dem alle. Når jeg sier jobbet jeg mener akkurat det. Jeg har ikke gitt ting i innboksen min for senere. Jeg gjorde beslutninger. Hvis noe behov innlevering jeg arkivert det. Hvis noe trengte et svar jeg svarte. Hvis noe trengte en beslutning (de fleste av disse tingene gjorde) bestemte jeg meg. Hvis det var noe som jeg ønsket å lese jeg leste det. Hvis jeg ikke ønsker å forholde seg til det jeg slettet den eller laget en plan for å håndtere det på et bestemt tidspunkt.

Når trettisju minutter gikk jeg nullstille tidtakeren for en annen tretti-sju minutter. Når timeren gikk av andre gang jeg var ferdig. Jeg var også utrolig lettet.
Klart jeg slettet e-poster som var "viktig". Jeg vet imidlertid at byrden jeg var følelsen av ubesvarte e-poster i innboksen min var distraherende meg og koste meg mitt fokus og energi. Jeg tenkte at noe som jeg burde ha visst om skulle hoppe opp og overraske meg. Jeg vet også at de beslutningene jeg har gjort og handlet på i løpet av den tiden vil vokse virksomheten min og ha en positiv innvirkning på mine klienter. Når mitt sinn er pre-okkupert av hva jeg mangler, er det umulig for meg å tenke på å være proaktive og tenke på vekst.

Du kan lure på hvorfor trettisyv? Enkelt er det ikke altfor lenge, og det er ikke for kort. Du kan få mye gjort i trettisyv minutter og ikke bli utbrent. Og dessuten er det et morsomt tall.

Hva er lurking i innboksen som du kan handle på? . Hva er det på tide å
  slette?;