3 regler for organisering som er avgjørende for Small Business Owners

Er du uorganisert og overveldet? Er arbeidet ditt område en katastrofe sone med papirer strødd over pulten din, ingen prosesser på plass for å fullføre daglige oppgaver og overdreven informasjon kommer på deg både online og off?

Problemet er at denne tilstanden av fysisk og mental uorden og velde kan smitte over på ditt personlige liv også. Dette gjelder spesielt for hjem basert bedriftseiere fordi våre personlige og forretningsmessige liv er så sammenvevd, og det er viktig at vi forvalter vår tid klokt.

Men hvordan fikk du til denne tilstanden av kaos? Det sannsynligvis krøp opp på deg etter hvert som virksomheten vokste, og du begynte å fokusere mer på arbeidet for hånden og mindre på administrasjon kontoret.

Hvordan kan du få fra uorganisert tilbake til organisert? Løsningen er enkel hvis du følger disse 3 reglene og begynne å effektivisere dine systemer for å håndtere velde:

Regel # 1: Rydd pulten din. Før du hopper inn i arbeidsdagen, ta 10 til 15 minutter å tømme pulten din og tømme tankene slik at du sparer mer enn den tiden du har investert. Kontroller at du har en prosedyre på plass for å holde arbeidsplassen ryddig og sikre papirene er lett tilgjengelige. Verktøy som litteratur arrangørene å sortere papirer og containere for dine skriveredskaper vil gjøre det lettere å opprettholde kontorlokaler og administrere dine poster

Regel # 2:. Dokumenter prosesser. Hver gang du gjør noe for første gang er det en god idé å gjøre trinnvise notater. Hvis du ikke har vært å gjøre dette, starter nå. Igjen kan det ta litt ekstra tid til å dokumentere, men du vil ha en referanse for å hjelpe deg med oppgaven neste gang, og det vil spare deg tid i det lange løp. Dette er spesielt nyttig hvis det er en oppgave som du ikke gjenta med jevne mellomrom. Og denne informasjonen vil være uvurderlig når virksomheten har vokst til det punktet at du velger å outsource eller sette bort arbeid i fremtiden. Sørg for at du dokumentere dine notater i et Word-dokument med egne overskrifter for hvert emne eller i en notatbok eller bindemiddel dedikert kun til opptaksprosedyrer. Du trenger ikke mer løs papir for å administrere

regel # 3:. Administrer din informasjon. Unngå informasjon overbelastning og lagring unødvendige opplysninger. Vi samler inn så mye informasjon og det ofte ikke er organisert på en bestemt måte. Det er så mye nyttig informasjon der ute, og noen som vi samler vi ikke trenger å bruke med en gang. Starte opp en fil for å samle all denne informasjonen. Jeg har opprettet en fil jeg kaller "tips og verktøy" innenfor mine Outlook-oppgaver. Det er en enkel tabell med følgende overskrifter hvor jeg kan kopiere og lime inn all info i punkt skjemaet som kommer over min pult eller innboks for enkel referanse når det trengs: "Firmanavn /Site Name /URL", "Function" og "Details" . Du kan sette opp et lignende system enten i Word eller i en notatbok eller bindemiddel. Nå har du en hendig referanse, og du kan slette e-post eller resirkulere papir som inneholder den opprinnelige informasjonen. Ingen flere søker på forskjellige steder som all informasjon er nå samlet på ett sted.

I første omgang vil det ta litt tid og energi til å komme fra en tilstand av uorden til en ryddig effektivt system. Stick med denne planen i flere uker, og du vil ha kontrollen tilbake. I et par måneder vil du være høster gevinsten av økt produktivitet
.