Hvordan lage systemer for Success

Systems er bare måter å automatisere eller strukturering prosesser slik at de kan forekomme uten så mye tanke eller oppmerksomhet – og med mer enn bare én person, slik at virksomheten kan fortsette å kjøre hvis du bestemmer deg for å ta en ferie.

finne ut hva du Systematisere

For de fleste av oss, er det dusinvis av lignende repetitive oppgaver, store og små, i våre bedrifter eller arbeidsplasser som kan bli systematisert. . Å identifisere hvor du kan søke systemer, skritt tilbake fra din bedrift eller liv og prøve å se på det objektivt

Her er noen nyttige spørsmål å komme til hjertet av hva du kunne systematisere:

Hvor er dine frustrasjoner? Dette er en viktig test av to grunner. Først, er det mer sannsynlig å bli frustrert hvis du gjøre om oppgaver som bringer ingen spesiell tilfredsstillelse. Sekund, du kommer til å være frustrert hvis du trenger å lære en oppgave eller “ gjenskape hjulet &"; hver gang et særskilt behov kommer opp.

Hva holder igjen din bedrift? Hva er flaskehalser? Har du behov for å generere flere potensielle kunder? Har du utsiktene, men en lav sats av konvertering? Har du konvertere kunder, men mister dem på grunn av dårlig oppfølging gjennom? Strategisk fokus på din bedrift på denne måten er mer sannsynlig å få øye på høy verdi muligheter for systematisering.

Hva forårsaker du stress? Er det forbereder for de kvartalsvise medarbeider? Kjøpet trykt katalog? Forberedelse for din årlige make-or-break Jul? Selv om du vet trinnene utenat, systematisere minst en del av disse stress-induserende aktiviteter kan gi store fordeler for din bedrift –. Og ditt velvære

Start med å skrive det ned

Det første trinnet i å systematisere en prosess er å skrive det ned. Hva er egentlig den prosessen du går gjennom for å håndtere en potensiell kunde? Plasser en ØNSKES KJØPT for frakt kontorist? Trene en ny resepsjonist? Hvis du sliter med å få alle trinnene ned, prøv “ bakover &"; nærme seg. Start med sluttresultatet, og deretter bestemme hva du gjorde rett før det, og så videre, for hvert trinn.

En annen verdifull øvelse er å dokumentere hva alle i organisasjonen gjør. Glem stillingsbeskrivelser: Du ønsker å vite hva de faktisk gjør. Dette kan markere høy verdi muligheter til å bygge systemer som kan utnyttes i hele organisasjonen.

Ofte dokumentasjonen du lage i denne prosessen er hele systemet du trenger. Neste gang oppgaven kommer opp, kan du trekke ut filen og lagre ny innlæring. Det blir også kjernen i treningsmanual for nye medarbeidere, som ofte er en av de mest verdifulle systemer kan du bygge
.