Lær å bli organisert på arbeidsplassen FAST måte!

Når du spør folk hva deres største frustrasjon med sitt arbeidsområde er, er de sannsynligvis til å nevne papir rot! Alle søppelpost, regninger og rapporter for å lese – det kan bli overveldende ganske raskt! Det spiller &'; t å være på denne måten selv – metoden i denne artikkelen vil hjelpe deg å få kontroll over papir rot en gang for alle!

Når et stykke papir kommer over pulten din, er det bare fire ting du må vurdere å gjøre med det – Fil, loven, program eller Toss – F.A.S.T. Hold FAST akronymet i tankene når papiret kommer inn i deg kontoret og håndtere det deretter.

FIL

• Plassere noen referansemateriale i en skuff “ TIL FIL &" ;.

• Du kan sende inn på en ukentlig eller daglig basis, avhengig av hvor mye papir du har avtale med.

• En god tommelfingerregel for innlevering papir er at du bør være i stand til å finne noe du filen i 5 sekunder eller mindre. Hvis du kan &'; t, bør du vurdere å tilpasse (eller sette opp) et arkivsystem. Noen profesjonelle arrangører spesialiserer seg på å lære folk hvordan de skal være organisert på jobb, og mange tilbyr effektive arkiveringssystemer. Nøkkelen er å finne et system som fungerer for deg, setter den opp, og bruke det!

ACT

• Plasser elementer som krever handling i en Tickler File System for å følge opp den aktuelle datoen

• En god kiler filsystemet har to viktige komponenter. 1- en trekkspill-fil med faner for hver dag i måneden (1-31), og hver måned i året (jan-desember), etterfulgt av en fane for fremtidige år. 2 - individuelle mapper merket for repeterende, konkrete tiltak, som for eksempel:

o Call

o Samtaler Forventede – disse samtalene at du venter på.

o Dataregistrering – noe som må legges inn i datamaskinen, for eksempel visittkort.

o Diskuter – regelmessig møtenotater, hvis du møter med flere personer på regelmessig basis, kan du ha individuelle mapper med navn på dem.

o ærend – dette kan ha handlelister, kuponger, hevder kvitteringer etc.

o Pay – ubetalte regninger.

o Kopi

o Les

o Kvitteringer eller utleggsrefusjon – dine un-sendt kvitteringer

o Skriv – Takk kort, frimerker, adresse etiketter, brev

PLAN

Elementer å planlegge i din planner (det spiller &';. t rolle om du bruker elektronisk eller på papir, bare så lenge det fungerer for deg)
• Skriv all nødvendig informasjon i din planner (Eksempel - navn på person, hendelse, sted, telefonnummer, etc.)

• Fil papiret i din kiler system for den aktuelle dagen eller kaste den.

TOSS

Kaste et element som ikke umiddelbart forbedre livet ditt! (NB: "Toss" betyr bare "bli kvitt den" Dette kan være ved å resirkulere, kaste bort, eller gi den til noen andre som kan ha nytte av..)

Når jeg prøver å avgjøre hvorvidt å kaste noe, spør deg selv følgende spørsmål:

• Denne informasjonen vil være utdatert av den tiden jeg trenger det?

• Kan jeg får vite dette senere hvis jeg trenger det? (Google har gjort lagring av informasjon nesten foreldet)

• Denne informasjonen er allerede foreldet

• Er det allerede for sent å gjøre dette

• Har noen andre bryr seg om jeg holder dette? (Du kan basere denne avgjørelsen av hvor nær denne personen er til deg For eksempel kan du velge å beholde noe - for eksempel en stygg familie arvestykke som ikke passer til innredningen –. På grunn av hvordan du føler om den personen som ga det til deg)

• Må jeg selv ønsker å holde dette? (Ikke bør du beholde den, vil du beholde den?)

Når det gjelder allerede betalt regningen, er du holder dem bare fordi, eller ikke holde på dem faktisk nytte for deg? Tenk på følgende:

• For bedrifter kan holde kopier av betalte regninger for bedriften utgifter være nyttig hvis du blir revidert og må bevise legitime utgifter

• For personlige regninger virkelig tenke hardt om hva fordelen av å holde på dem kan være. I mange tilfeller er det ingen

• Husk at regningen selv ikke vil bevise at du har betalt den. Du bør alltid betale dine regninger med sjekk eller noen elektronisk betalingstjeneste, på den måten du har bevis på selve betalingen

• For de fleste medisinske regninger ikke er fradragsberettiget fordi utbetalingene utgjør en for liten andel av sin inntekt. Du har bare lov til å trekke medisinske regninger hvis de totalt en viss prosentandel av inntekten for året.

• Hvis du holder regninger for å hjelpe deg med budsjettet prosessen, kan det være lurt å prøve et program for å spore dine utgifter. Når du skriver inn informasjonen inn i programmet, kan du kaste papirkopi.

Du vil bli mer produktiv og mindre stresset når du lære å være organisert på jobb FAST måte. Få kontroll på papiret rot og din suksess
 !;