Innboksen og hvordan få det Organized

Vet du hvor mange e-poster blir jamming opp innboksen din? Er det 100, 1000, 5000, 10000! Antallet vokser daglig og sammen med det stress og tapte tid. Du ønsker å tømme innboksen, men du aldri vie tiden. Kassa de nye funksjonene i Outlook 2010 som gjør organisering Microsoft Outlook virker mer mulig.

Gå videre og se på antall i innboksen. Føler du at du har en £ 100 vekt sitter på skuldrene eller er du smiler fordi du er en av de sjeldne noen som bare har denne uken &'; s e-poster venter på deg til å håndtere? Antall e-poster som sitter i innboksen påvirker hastigheten på Outlook-søk, og hvor mye tid du kaster bort rulle forbi den samme e-over og over.

Nøkkelen til å få en hånd på din e-post, forbedre responstiden og bor på toppen av kritiske handlinger og tidskritiske oppgaver er å utvikle en tilnærming til å behandle din e-post både fra datamaskinen og på mobile enheter .

1. Synkronisere alle enhetene dine, slik at du bare behandle en e-post når
For småbedrifter som don &';. T har tilgang til et selskap server, sette opp en Google Business-konto og bruke Google Apps for å koble Outlook, telefon og iPad for å få tilgang til e-post, kalender, kontakter og oppgaver fra alle enhetene dine. Du kan også få tilgang til Gmail-kontoen din fra hvor som helst og synkroniserings vil oppdatere Outlook neste gang du er på datamaskinen. Hvis du bare ønsker å synkronisere e-post til din telefon og iPad, kan du bruke gratis Gmail-konto, (merk at du vant &'; t være i stand til å få tilgang til kalender, kontakter og oppgaver)
2.. Bruk Conversation Feature – i Microsoft 2010 når Samtaler er slått på, kan meldinger i innboksen og andre e-postmapper organiseres av Samtale og dato. Dette er nyttig når det er flere e-poster i en samtale fordi du kan slette alle tidligere e-poster og bare holde den siste samtalen

Hvis du vil slå av eller på Samtaler – I kategorien VIEW, i samtaler gruppen, velg eller fjerne SHOW AS SAMTALE boksen. Deretter klikker du på alle mapper.

3. Sett opp din Action and Reference Folders
Handling Mapper – er for e-postmeldinger som krever handling
Referansemapper – er for e-post med ikke å gjøre noe. Du beholder disse e-postene å referere til dem senere, er permanente poster eller er for skatt og juridiske krav

Når du oppretter din handling mapper, skriver en periode “.. &Rdquo; foran navnet handlingen mappen. Legge perioden endrer sorteringsrekkefølgen en flytter handlingen mapper til toppen av listen og din “ Reference &"; mappe under handlingen mapper. Du kan også bruke tall 01, 02, 03, 04 hvis du foretrekker å organisere action mapper i en bestemt rekkefølge. Foreslåtte tiltak mapper:
..This Week (det er to perioder her)
.Delegated – Deb
.Leads
.Parked
.Projects
.Receipts til Print
.travel
.Waiting For /Venter

For å opprette referanse mapper, opprette en hoved mappe som heter “ Reference &"; og deretter andre nivå mapper ved hjelp av hovedkategorier (f.eks Accounting >. Budsjett 2012)

Deler du action- og referanse eposter hjelper deg å få kontroll på hva som krever din oppmerksomhet. Ikke mer å kaste bort tid på å rulle siste e-poster som don &';. T krever din oppmerksomhet

Ordne din e-post ved å samtale, From – I Outlook 2010, i kategorien VIEW, i ARRANGEMENT gruppen, klikker du ett av arrangement alternativer. En av de raskeste måtene å behandle e-postene er å arrangere ved Samtaler.

Organisere Microsoft Outlook e-post er lett når du tilpasse den slik du ønsker å behandle din e-post. Nå som du har din nye handlingsplaner og referanse mapper satt opp, kan du bruke de neste fire trinnene for å behandle innboksen og få det til ground zero, eller nær null avhengig av din preferanse.

Bruk FAST Arbeidsflyt beslutningsprosessen for raskt å bestemme hva den neste handlingen er. Med F.A.S.T. prosessen, har du fire valg:

Fil – fil e-post i din referanse mapper som har ingen handling. Dra og slipp e-post til den aktuelle referanse mappe. Et ord av forsiktighet, på et tidspunkt må du rense ut disse mappene eller flytte dem til Arkiv-mappen

Act – disse er e-poster som krever handling fra deg. Dra e-poster som krever handling

Schedule – få avtaler i kalenderen din og lagre som en heldagshendelse eller på et bestemt tidspunkt. Hvis du holder det e å referere til ved ansettelsen, drar du bare e-post til kalenderen din, og all info vil bli lagret i avtalen. Slett e-posten

Toss – Lese og slette når det er mulig. Være nådeløs med slettetasten. Du kan sette opp din Slettet mappe for å slette e-postmeldinger manuelt av deg, månedlige eller hva tidsrammen du foretrekker.

Hvis innboksen din er overfylte med flere e-poster så kan du telle og organisere Microsoft Outlook virker som en skremmende prosjekt, her &'; s rask metode for å få innboksen nær Ground Zero raskt. Opprett en handling mappe “ .OLD EMAILS &"; Alt eldre enn 7 dager går i denne mappen. Dette vil bidra til å levere noen rask lindring, og hjelpe deg å få motivert til å tømme ut dine mapper. Husk å planlegge i tide til å organisere din gamle e-poster mappen
 !;