. Administrere Papers: innboks, utboks, og alt i Between

Sett opp et system som synkroniseres med livssyklusen til papir

Uansett hvor organisert resten av kontoret kan være, det &'; s lett å føler at ting er ute av kontroll når skrivebordet er dekket med papirer. Selv om du kanskje har hørt rykter om at den såkalte “ papirløs verden &"; har kommet, både du og jeg vet at vi har mer papir kommer mot oss enn noen gang før. Hvis du føler at papir er en smerte i baken, du &'; re ikke alene. Men den gode nyheten er hvis du setter de riktige systemer på plass og du kan få papirer på kontoret under kontroll.

For å komme opp med strategier for hvordan man skal håndtere papir, må vi forstå at papiret har en livssyklus på sin egen:

1. Papirene kommer inn på kontoret — skrives ut fra datamaskinen, via e-post, eller kanskje hentet inn fra møter eller konferanser
2.. Du sortere papirer – du sette regninger i en stabel, magasiner og tidsskrifter i en annen, korrespondanse du trenger å skrive inn en tredje
3.. Du behandler papirene — du betale regninger, lese blader, eller skrive brev
4.. Du arkivere papirer – papirene du &'; re holde langsiktig er satt inn i din arkivskap eller en boks
5.. Du fjerner avisene –. Du slippe søppelpost i papirkurven eller makulere sensitive dokumenter

Disse fem etapper – i, sortere, bearbeide, arkivere og ut — er den grunnleggende rammen for papir-strategi . Nøkkelen til å administrere din papir er å ha dedikert plass for hvert trinn i oppgaven &'; s livssyklus: en innboks for alle de tingene som er helt ny; en “ hot filer området &"; å håndtere sortering og behandlingstrinn; arkiv område for alle papirer du ønsker å holde på lang sikt; og en utboks for papirer som forlater plassen din helt. La &'; s. Titt på hver av disse i litt mer detalj

Først ut er en innboks. Dette kan rett og slett være en kurv, boks, eller brett hvor du plasserer alle innkommende papirer – post, utskrifter, etc .-- holde alt på ett sted, slik at det spiller &'; t tapt i kaoset av skrivebordet. Når det &'; s tid for deg å faktisk sette seg ned og behandle dine nye papirer, du skjønner &'; t å kaste bort tid på å søke plass. Bortsett fra å samle innkommende papirer, er dette første trinnet helt handling gratis

Selvfølgelig, mange papirer krever litt handling fra din side –. En signatur, et svar, en betaling. Det er der de fleste menneskers &'; s systemer har en tendens til å falle ned. Vanligvis vil det være en “ To-Do &"; stabelen, men det isn &'; t alltid nyttig fordi vi rett og slett har for mange ulike typer tiltak vi må ta på en gitt papir. Jeg tror det &'; s nyttig å ha en varm filer området: Dette kan rett og slett være en desktop-fil boks, kanskje 6 &"; 8 &"; dyp, noe som er lett tilgjengelig i ethvert kontor forsyning butikken. Innsiden av denne filen boksen ville du ha en serie av hengemapper; Dette gjør det mulig å bryte ut din To-Dos i de ulike handlingene du må ta med spesifikke ord for hver handling som dine papirer representerer – “ Call &"; for telefonbeskjeder, og" Sign &"; for papir som krever signaturer, og" Calendar &"; for hendelser du trenger å legge til tidsplanen, “ Korrespondanse &"; for brev, og så videre. Nå, når du går gjennom innboksen din, kan du sortere papirer i de konkrete handlingene som hver papir trenger. Dette gjør det mye enklere for deg å faktisk ta disse handlingene: nå kan du ta tak i “ Call &"; mappe og gjøre alle telefonsamtaler på en gang, eller ta “ Sign &"; mappen og signere alle dokumenter på en gang. Snarere enn å gå gjennom en stabel av To-Dos og går frem og tilbake og skifte gir, nå er du &'; re effektivisering hvordan du &'; re arbeider med papiret. Opprette dette systemet bør spare deg for mye stress, mye frustrasjon, og forhåpentligvis ganske mye tid, så vel

Når du &';. Har iverksatt tiltak på papirene via din varm filer område, vil det være noen du trenger å holde på. De som vil gå i arkivene – en fil boks, arkivskap, eller fil skuff. Dette er langsiktig, kaldt lagringsområde. Du kan kalle disse filene uansett hva du liker – hva gjør den mest intuitive fornuftig for deg

Selvfølgelig ikke alle papir du ta affære med behov for å bli lagret.. Noen av papiret må bli resirkulert, makulert, eller sendes tilbake til verden. Det er nyttig å ha en søppelbøtte og en shredder rett ved siden av der den nye post eller papir kommer i For avisene som trenger å gå tilbake til verden (utgående post eller interoffice dokumenter), det &'; s. Best å ha en tilsvarende utboks rett ved siden av innboksen din. Dette ville være der alt som du &'; re ta tilbake ut i verden ville leve til du &'; re faktisk forlater
.