Slik holder du Financial Records Organized

Folk bare har for mye papir å håndtere – selv om datamaskinene var å hjelpe oss i dette området – det bare ikke har skjedd for de fleste av oss. Jeg skal gi deg noen raske tips for å hjelpe deg i å holde din finansielle poster og kvitteringer organisert gjennom hele året.

1. Månedlig Transaksjoner. Jeg har funnet ut at dette systemet fungerer godt for mange små bedrifter. Lag en fil mappe januar til desember. Hold to måneder på skrivebordet (Januar – februar, april og ndash; mai) i et område som er lett å komme til – fargede filmapper virkelig hjelpe også. Når du gjør en online kjøp, skrive ut kvitteringen og legg den i filen mappe merket for den aktuelle måneden. Det samme gjelder for de bompenge kvitteringer eller lunsj du kjøpte når du møtte en potensiell kunde. Når din kontoutskrift kommer inn, og etter at du har betalt regningen, plasserer uttalelse sammen med månedsslutt kontoutskrift i filen mappen. Nå kan du enten sende filen til din regnskapsfører eller hvis du er utpekt regnskapsfører, når du har forsonet kontoene dine arkivere ferdig måned unna i arkivskap.

2. Klient fakturaer. Når en klient faktura er forberedt, skrive ut en ekstra kopi og sende den i en faktura fil merket for det aktuelle året. Ved utgangen av året vil du ha en oversikt over alle inntekter du har fakturert. I tilfelle av en datamaskin harddisk krasjer, minst vil du ha en rekord for skatteformål.

3. Kilometer Log. Du kan enkelt lage en kjørelengde logg i Excel til å spore dine turer til kundemøter, kjører til ditt lokale kontor forsyning butikken for å kjøpe blekkpatron som bare kjørte ut eller kanskje løpe til postkontoret for porto eller utsendelse av forslaget til en ny klient. Vi kan også &'; t glem om nettverk hendelser som du deltar som en del av din trappet opp markedsføringsplan. Regnearket bør ha en kolonne for dato, kilometerteller start /slutt, totalt miles, og beskrivelse.

4. Utlegg. For de kontantutlegg vi gjøre hele året – kaffen på flyplassen, bompenger betalt til et møte, eller rask lunsj på et seminar, holde disse kvitteringene i en farget konvolutt merket med året og holde orden på bekostning i et Excel-regneark. Du kan deretter totalt enten månedlig eller kvartalsvis og refunderer deg for disse utgiftene. Sørg for å overlate kvitteringer og regnearket til din regnskapsfører ved årsskiftet.

5. Tax File. Lag en skatt filmappe ved begynnelsen av hvert nytt år. Gjennom hele året, plassere noen skattemessig kostnad i den filen som medisinske kvitteringer, resepter, månedlig eller kvartalsvis investeringsregnskap, eiendomsskatt regninger, og årsoppgjørs bankrente uttalelser. På slutten av året når du er å samle papirene for din regnskapsfører, vil det meste av informasjonen allerede være der for din regnskapsfører og du vant &';. T lure på hvor du har plassert skatterefusjon varsel du mottok i april

6. Kontoutskrifter. For de som ikke mottar månedlige kontoutskrifter i posten, foreslår jeg at du oppretter en fil mappe for kontoutskrifter på datamaskinen. Hver måned laste ned filen fra nettstedet til banken din og lagre i denne mappen. Du kan sette opp mappen som en passordbeskyttet fil hvis du har andre personer som bruker datamaskinen. På slutten av året, brenne alle månedlige uttalelser på en CD og lagre med din skatt for det året. De fleste banker bare holde 18 måneder med uttalelser, noen bare 12 måneder på deres server. Skattemyndighetene krever at du holder 7 års kontoutskrifter i tilfelle revisjon. Når CD er opprettet, kan du slette filene fra datamaskinen og oppretter en ny mappe for det nye året.

Jeg håper du finner disse tipsene nyttig og snart vil ikke føle så overveldet i begynnelsen av nytt år prøver å få alle filene dine i orden for skatt forberedelse. Hvis du er interessert i å motta en Record Retention Schedule at skattemyndighetene anbefaler for bedrifter, vennligst send meg på [email protected] og jeg vil gjerne sende den videre til deg.

Glad organisering! Anmeldelser .