Hva du ikke gjøre: 3 ting du må unngå hvis du ønsker å bli mer produktive og mer Successful

Har du noen gang funnet deg selv på feil spor, når faktisk du trodde du var på den rette? Jeg synes at mange mennesker har noen misforståelser og forvirring om vaner de har når administrere sitt kontor og sin dag. Når folk finner ut hva jeg gjør som konsulent, ønsker de å fortelle meg alle de flotte tingene de &'; re gjør for å støtte deres organisasjon og produktivitet. Og jeg elsker å høre det!

Noen ganger, I &'; ll høre noen fantastiske vaner og gode rutiner. Men dessverre, i løpet av de årene jeg &'; ve hørt altfor mange folk si noen ting til meg som faktisk er dårlige vaner og ikke er støttende av ekte organisasjon eller produktivitet. Fordi jeg konsekvent høre disse, jeg trodde jeg skulle plukke tre fra listen og utvide på hvorfor de ikke er den beste tilnærmingen.

Det kan være lurt å unngå disse i 2009 (og til evig tid) og prøve en ny tilnærming og se hva som skjer med produktiviteten. Du &'; ll sannsynligvis bli gledelig overrasket …

1. Hva jeg hører: “ jeg rydde opp kontoret mitt med jevne mellomrom, men det spiller &'; t bo på den måten for lenge &";

Hva du ikke bør gjøre: Don &'; t bare “ rydde opp &"; kontor

Det jeg finner er at folk blir begeistret “! opprensing &"; sine kontorer, men de la ut det virkelige arbeidet med å få en pålitelig filsystem på plass eller andre pålitelige systemer.

Ingen skal måtte “ rydde opp sitt kontor &"; Det bør være så enkelt å sette ting der de hører at rydde opp isn &'; t nødvendig lenger. Hvis du holde tritt med dine opplysninger, da bare litt retting opp er nødvendig fra tid til annen, men det burde &'; t være mye. Absolutt ikke en “ rydde opp &"; innsats.

Når man snakker om " rydde opp, &'; bare en liten del av arbeidet er fullført. " Rydder opp &'; isn &'; t svaret på å få organisert. Du må få systemer og prosesser på plass. Primært fil og e-filsystemer og deretter prosesser for å håndtere alle innkommende informasjon, papirer, filer, etc.

Jeg jobbet med en klient i slutten av desember, og han var forbauset over forsvinningen av alle sine papirer og filer fra toppen av skrivebordet og laterale arkivskap. Han brukte ordet “ vantro &"; i å beskrive hva han følte, så det må ha vært god. Vår session sammen var et perfekt eksempel på hva jeg ser hele tiden.

Jeg kan garantere at hvis du anser deg selv uorganisert og /eller du er omgitt av masse papir og filer rundt deg på skrivebordet, på gulvet, hvor som helst, da 80-90% av hva du har “ ut &"; doesn &'; t trenger å være.

Things, papir eller filer vil trolig hører hjemme i en av tre andre steder: (1) arkivert bort i en skuff hvor du kan referere til den senere fordi det &'; s nyttig informasjon; (2) Lagret utenfor kontoret fordi det spiller &'; t hører hjemme i din egen eller du &'; re delegere; eller (3) Kastet fordi det &'; s gamle /utdaterte /utløpt eller unyttig for deg.

I går min klient endte opp med en bitte liten haug på pulten sin som var mindre enn en tomme høy, som representerer hans sanne “ handling &"; elementer. Disse var bare de handlinger som representeres av papir, ikke e-post eller noe annet. Han var overrasket over hvor mye hadde forsvunnet. Hans kommentar da jeg forlot kontoret hans var “ Wow, jeg skjønner &'; t har noe å stokke rundt lenger &"!; … og jeg tenkte “! Akkurat &";

anbefaler jeg at du tar deg tid er nødvendig for å sette opp et filsystem som kan holde din referanse informasjon slik at det spiller &'; t trenger å være på skrivebordet eller noe annet å fylle opp kontoret. Utover det, kasting og utgående er enkelt, men det &'; s ikke gjort på langt nær nok. At &'; s prosess som må gjøres hver dag.

Jeg anbefaler at du gjør deg tid til å gå gjennom alt som &'; s “ ut &"; og begynne å sortere i henhold til de 3 steder det kan gå. Don &'; t bare “ rydde opp &"; At &'; s ikke poenget. Begynne å lage nyttige filer for deg selv, slik at du alltid kan finne det du &'; re leter etter når du trenger det. Poenget er å ha et system på plass som vil støtte deg alltid. Så bli kvitt resten. Du &'; ll finner ut at du vil være uthvilt, forynget og mer fokusert på hva &'; s viktig for deg. .

2) Hva jeg hører: “ jeg lage lister hele tiden. Jeg har alltid skrive ned ting fordi min hukommelse bare ikke &'; t holde det hele tatt lenger &";

Hva du ikke bør gjøre:! Don &'; t gjøre tilfeldige lister over gjøremål

Jeg synes at mange mennesker vil ta et minutt å få noen ting ut av hodet ved å gripe en pute eller et stykke papir og skrive ned en haug med ting de vet de må gjøre. Vel, I &'; m glad de &';. Re får det ut hodet, men vi må ta dette noen skritt videre for at det å virkelig jobbe

Først vil jeg anbefale å bruke en elektronisk liste, en som du kan legge til, slette fra og endre i et sekund. Det &'; s troverdig fordi den vant &'; t gå tapt i shuffle på skrivebordet. To-do lister på papir blir veldig lett tapt blant annet papirer og filer. Det kan lande i en haug og aldri komme ut igjen.

I &'; m alltid interessert i å se hvordan mange oppgavelister finner jeg med kunder når vi jobber på kontoret sitt. I ett tilfelle kan jeg huske å finne 12 juridiske pads fulle av notater og gjøremål i en klient &'; s kontor. At &'; s ikke telle de mange oppgavene representert ved hennes papirer og filer, post it-lapper, etc.

Alle disse kildene til gjøremål må bli konsolidert. Ikke bare det, men det må være en følelse av prioritet knyttet til oppgaven. Jeg don &'; t bety " høy, &'; " medium &'; eller " low &'; betydning. Jeg mener targeting en dato som du har tenkt å ta affære. En to-do er ubrukelig med mindre du planlegger en dato for å gjøre det. Jeg anbefaler at du tildeler mål datoer for når du skal ta en handling skritt på alle dine gjøremål, oppgaver, påminnelser, forpliktelser, prosjekter, etc. Dine prioriteringer vil flyte til toppen bare ved å gjøre denne øvelsen. Og datoene er mål. De vil endre med stadig skiftende dager.

Så fortsette å bruke listen, når du oppretter den … ONE liste bare snill. Hvis du bruker den riktig og flittig, den vant &'; t la deg ned

3) Hva jeg hører.. &Ldquo; Mine dager er gal. Jeg don &'; t har mye tid mellom møter og alle avbrytelsene jeg få &";

Hva du ikke bør gjøre:. Don &'; t gi bort all din tid

Hvis du liker kjas! og mas en travel dag på jobb, og du elsker den energien den skaper, som &'; s stor. Men det kan ha sine ulemper.

Ja, det &'; s morsomt å ha folk kommer av kontoret og snakke eller sladder eller fortelle historier. Ja, det &'; s hyggelig å få e-post, direktemeldinger og telefonsamtaler. Disse bryte opp arbeidet litt, men de er også utrolig distrahert. Hvordan vet du når det &';? S for mye

Vel, det &'; s for mye når du kan &'; t fullføre oppgaven som du startet for to eller tre timer siden og haven &'; t vært i stand til å komme tilbake til det siden

Det &';. er for mye når du mangler tidsfrister, oppfølging eller du &'; re for sent til møter.

Det &'; s for mye når du &';. re alltid mentalt å miste oversikten over hva du gjorde i første omgang

Det &'; s for mye når du &'; ikke har vært i stand til å planlegge Resten av dagen eller de neste dagene.

Det &'; s for mye når du plutselig &'; har funnet deg selv i en felle, bak vegger av papir og filer fordi du haven &'; t fikk tid til å ta avgjørelser på dem og holde dem fremover.

Hvis dette er deg, så anbefaler jeg å re-evaluere hva du vil tillate å bryte fokus. Valget er ditt. Du kan fortsette å gå ned samme vei, og få de samme resultatene, eller du kan bestemme at det vil være en gang i løpet av dagen at du stenger døren, don &'; t ser på e-post, don &'; t svare på telefonen, slå av instant messaging og slå av intercom. Gjøre alt dette på en gang, fordi hvis du &'; re kommer til å tillate en ting bryte ditt fokus, du kan like godt ha dem alle bryte den. En glipp er så godt som en mile her.

Du er nødt til å være tilgjengelig for andre for resten av dagen, men tar litt tid for deg selv hver dag for litt fred, slik at du kan fokusere og noe oppnådd det &'; s. viktige for deg

Jeg ville ikke &'; t gi all din tid til møter heller. Hvis du &'; re i rygg mot rygg møter, da vil du få arbeidet gjort? Og hvordan kan du være fleksibel nok til å håndtere reelle prioriteringer som de dukker opp og ikke når de blåser opp
 ?;