Første steg Organizing Microsoft Outlook - Bruke Kontakt Categories

Når den brukes til sitt fulle potensial, er Microsoft Outlook et kraftig verktøy for produktivitet! Men det kan fort bli en kilde til stress og frustrasjon for dem som aren &'; t sikker på hvordan du bruker den. Denne artikkelserien vil hjelpe deg å øke produktiviteten ved å lære deg om organisering Microsoft Outlook.

Microsoft Outlook kategorier tillate deg å gruppere kontakter, noe som gjør det lettere å finne, sortere og filtrere kontaktene dine. Hvis alt du gjør på dette punktet er å legge til kontakter i listen uten å organisere dem, foreslår jeg å ta det et skritt videre ved å bruke kategorier for å gjøre Microsoft Outlook jobbe hardere for deg. Noen anbefalte Kontakt kategorier er til salgs, Client, Prospect, reklame, Resource, Familie, Personal, etc., selvfølgelig bør du skreddersy dine kategorier til dine behov. Det er enkelt å legge til, slette og endre kategorier som behovene endrer seg.

Hvorfor det &'; s viktig å organisere Microsoft Outlook-kontakter

Organisere Microsoft Outlook-kontakter er en viktig nøkkel i å gjøre Microsoft Oulook fungere for deg. Bruke kategorier gjør lett arbeid med å sende e-post til definerte grupper av folk – bare dra og slippe en hel kategori og e-postadresser vises automatisk i Til-feltet i meldingen. Quick tips: Pass på at du skjærer og forbi e-postadresser i blindkopi-feltet før sending, det &'; s vanlig høflighet, og du kan kjøre inn i personvernrettslige spørsmål hvis du don &'; t. Bruke kategorier gjør det også enkelt å vise og analysere din kontaktliste, eller eksportere kontaktene dine til et annet program.

Den viktigste grunnen til å bruke kontaktkategorier er effektivisere markedsføringen og følge opp arbeidet. Husk: formue er i oppfølgingen! For eksempel kan du opprette en kategori merket “ Prospect &"; og flagget det for en bestemt dag for å minne deg selv å følge opp. Du kan alternativt lage en avtale fra kontakt velge datoen du ønsker å følge opp. Et annet tips er å opprette en kategori for spesifikke hendelser (f.eks fundraising event, julebord, produktlansering). Etter hendelsen, sortere kontaktene dine etter kategori og sende en oppfølging takkekort til hver person som deltok denne hendelsen.

Hvordan sette opp og bruke Microsoft Outlook Kontakt Kategorier:

Det følgende er et forslag til tre-stegs prosess for å komme i gang.

1. Planlegg ut kategoriene du tror du vil bruke på papir først.

2. Sett opp din nye kategorier i Master Kategori List.

3. Tildele dine kontakter til kategorien eller kategoriene som de hører hjemme i

Opprette kategorier:.

1. Velg kategorier fra menyen Rediger

2. Klikk Master Kategori Liste

3. Skriv inn et kategorinavn i den nye kategorien boksen

4. Klikk Legg

5. Følg trinn 3 og 4 for å opprette flere kategorier

6. Klikk OK to ganger

Tildele en kategori når du oppretter et element:

1. Med varen åpen, klikker du på kategorier (hvis du allerede er i en e-post klikk Alternativer, deretter kategorier)

2. Klikk på boksene ved siden av den aktuelle kategorien eller kategoriene i listen over tilgjengelige kategorier.

3. Klikk på OK

Tilordne en kategori til et eksisterende element:

1. Velg elementet du vil tilordne en kategori til.

2. Klikk på Kategorier på Rediger-menyen

3. Klikk på boksene ved siden av den aktuelle kategorien eller kategoriene i de tilgjengelige kategoriene liste

4. Klikk på OK

Et par raske tidsbesparende tips

1. Microsoft Outlook kan du tilordne flere kategorier til en enkelt kontakt. For eksempel kan du ha en leverandør som er i din “ Vendor &"; kategori, så vel som du “ Fundraiser 2010 &"; kategori.

2. Ved eksport av dine kontakter til en annen database program, må du eksportere feltet Kategori. På denne måten Kategori vil overføre over til den nye databasen sparer du dataregistrering tid.

3. Kategorier og oppfølging er avgjørende for en effektiv kontaktliste, uansett situasjon. Når du mottar e-post fra ny leder er det viktig at du oppretter et system for å følge opp!

Ta deg tid til å organisere Microsoft Outlook ved planlegging og skape dine kategorier dag det er sikkert for å spare deg for tid og penger i fremtiden
 !;