Hold Papirarbeid Under Control

Hvordan fikk angi sesongen gå i år? Forberedte skatter en lek fordi du ville nøye organisert alt gjennom året for å unngå panisk søker du hadde opplevd i tidligere år? Eller har du sende inn en forlengelse fordi du er håpefull at innen oktober vil du kunne finne all den dokumentasjonen du trenger? Skatt poster er kanskje ikke de eneste papirene som er i uorden - her er noen tips for å holde seg på toppen av det hele. Og om det er høst eller neste vår, er her for å gjøre din neste skatt sesongen uten stress.

Lag et sted for innkommende papirer. Så fristende som det kan være å angripe papir backlog først, starte papiret organisere prosjektet ved å etablere et sted for alle nye papirer å gå - ellers hauger vil få mer uhåndterlig så snart du tar i dagens post. Hvor kommer papirene samler nå - kjøkkenet eller spisebordet ?; telleren i mudroom? Gjør landingsstedet offisielle ved å tildele en beholder (en kurv, dekorative skuff, eller in-box) som samlingen din plass. Legge all innkommende papir (posten, barnas skole papirer, kvitteringer, etc.) i dette området før du er klar til å handle på det. Følelsen bedre? Nyt lettelse å vite at dine hauger ikke kommer til å få noen større fordi du har stammet bølgen av nye tilskudd.

Lag et system for papirer som krever handling. Papir hauger representerer vanligvis beslutninger skal gjøres eller tiltak som skal treffes. For eksempel, en invitasjon til en fest krever en rekke beslutninger og handlinger: bestemme om du vil delta, RSVP, merke hendelsen på kalenderen, kjøpe en gave. Puh, ikke rart du har vært å kaste den inn i en haug heller enn å handle på det! Etablere steder i nærheten av der du ta initiativet til å samle inn de nødvendige papirene: en filmappe for telefonsamtaler i nærheten av telefonen, til en kurv på skrivebordet for regninger å betale, en magazine rack ved siden av godstolen for ting å lese - du får ideen. Skriv et notat i planleggeren din for å minne deg selv å iverksette tiltak på disse papirene minst en gang i uken (f.eks betale regninger på lørdag).

Lag et system for papirer du trenger for å beholde. Sett opp et lagringssystem for papirer som ikke krever noen videre beslutninger eller handlinger, samt papirer som selv ikke vil utløse beslutninger eller handlinger (f.eks informasjon om en kommende tur, carryout menyer). Du ønsker kanskje å sette opp et arkivskap eller fil cart; et annet alternativ kan være å skanne dokumenter og lagre dem elektronisk. Uansett hvilket system du velger, sørg for at det er praktisk nok til at du enkelt kan legge til nye papirer til systemet og hente dem når du trenger dem. Du kan være i stand til å lagre juridiske dokumenter og gamle selvangivelse i en boks på en hylle fordi du sjelden refererer til dem, mens tur informasjon og carryout menyer best kan lagres i et hendig bindemiddel eller filmappe, og dokumenter du vil trenger for neste års skatter kan gå inn i en trekkspill-fil.

Lag en prosess for paring ned hauger. Plukk en haug til å begynne med og bestemme på neste handling for hvert stykke papir i bunken, én etter én. Som hensiktsmessig, kaste den, resirkulere den, makulere det, eller integrere den inn i handlingen eller arkivering /lagringssystem. Stokk med én haug før du har fått til bunnen - du vil nyte å se haugen krympe, selv om det ikke forsvinner like raskt som du ønsker.

Lag gode vaner for å opprettholde dine systemer. Snarere enn å klippe og sette et stykke papir noen gamle sted, spør deg selv hva neste handling er at du må ta på den, og sette den på riktig sted, slik at du flytter den med på sin reise. Det kan ta litt tid å utvikle denne vanen, så gjør et tegn eller døyt et notat i planleggeren din for å minne deg selv å patruljere ditt space daglig og innhegningen noen villfarne papirer
.