Administrere dine handlinger og du vil Free Your Time

I en fersk Wall Street Journal artikkel vi &'; re fortalte om utviklingen av en ny type medikament utviklet for å kjempe biologi. Dette farmasøytisk middel er økende i popularitet for det hjelper søvnmangel individer å holde seg våken, mindre groggy og tilsynelatende mer produktiv. Ønsket om lengre perioder med hvile blir overkjørt av en iver i vårt samfunn å forvise tretthet og maksimere vår evne til å få gjort mer hver dag.

Grade skoleelever blir introdusert til konseptet med tid ledelse på stadig yngre aldre. Disse ungdommene blir utfordret til å koble flere aktiviteter i sine tidsplaner og samtidig opprettholde høy faglig ytelsesstandarder. Enten studier, sport, arbeid relatert eller fritid – disse fyldigere tidsplaner av ungdommer og voksne haug på stress for alle oss som prøver å mesterlig sjonglere et bredere spekter av hendelser i hver dag.

Hvordan vi bor på toppen av alle de uferdige arbeid, oppgaver og prosjekter uten å bli fortært av angst og stress av å ha så mye dvelende på vår daglige å gjøre lister? Svaret ligger ikke så mye i begrepet hvordan vi forvalter vår tid, men mer hensiktsmessig hvordan produktivt vi forvalter våre handlinger.

Å få prosjekter fullført på tid og opprettholde en følelse av kontroll over våre forretnings-og personlige forhold krever effektive tilsyn av en rekke handlinger som er avgjørende for å lykkes i hver oppgave eller forsøke. Disse handlingene enten gjort eller delegert behov for å bli prioritert, kategorisert og følges opp for å hindre uhell eller krise oppstår. Ideen om å jobbe smartere i stedet for vanskeligere er avgjørende hvis vi ønsker å nå våre mål og fortsatt finne tid til å dekomprimere

Det &'; s. Blitt observert at noen relativt enkle tiltak forvaltningsstrategier kan bli innlemmet i våre rutiner for å maksimere vår prestasjon av stress-fri produktivitet. Beskrevet nedenfor er fem svært nyttige metoder som kan hjelpe deg å få kontroll over livet ditt og oppleve en klarere følelse av orden og prestasjon.

Ved hjelp av en Master handlingslisten.

Når vi har en plikt til å oppfylle eller et mål å nå, vi er fortsatt gjennomtenkt av sin tilstedeværelse så lenge det fortsatt er ugjort. Vi &'; ve alle opplevd fra tid til annen følelse av stress relatert til å ha for mye å gjøre og ikke nok tid. Dette nådeløs bombardement på vår bevisste og ubevisste tanker bringer om følelsen av ubehag, angst eller frykt så lenge oppgaven gjenstår. Denne sinnstilstand er uproduktiv og ofte unødvendig. Bruken av en Master List kombinert med systematiske strategier tillater oss å mer effektivt håndtere handlinger og dermed lindre pågripelse av uferdige saker. Ofte føler vi noen lettelse bare ved å begå handlingen element i listen – selv uten ennå å ta noe på det.

For å starte en Master handlingslisten, bare skrive ned eller skrive absolutt alt uansett hvor liten. Utvikle listen uten å vurdere betydningen eller betydningen av hvert element. Dette vil bli sett på senere. Det spiller ingen rolle om du lage din liste ved hjelp av papir eller en datastyrt tenke. Det som er viktig er at du fjerner alt ut av hodet og få det på din liste Skriv ned alle ting som du har selv den minste ansvar for å endre, finish, bli involvert med, håndtere eller gjøre noe med.

Etter fullført, opprette underlister ved å gruppere og konsolidere lignende handlinger. Undersøke hvordan du best subcategorize elementene på listen din. Noen oppgaver kan være forbundet med visse dager i uken eller trenger å gjøres i et bestemt sted eller med en bestemt person. Prøv å ikke over-kategorisere, men beholde sammenbrudd enkelt. Jeg foretrekker å holde min handling listene på min Palm Pilot. Kategoriene, som jeg finner nyttig, er: ærend, samtaler, Online handlinger, Computer arbeid, agendaer (i henhold til prosjekt, komiteen, eller partnere som jeg &'; m jobber), Venter eller Venter Response (for de aktiviteter som er delegert ), for å lese /forskning, og prosjekter. Jeg opprettholder også kategorier for min partner, viktige kunder, teknologisk rådgiver og assistent. Dette hjelper meg å holde fokus på det arbeidet som de er eller vil bli involvert. Ved å definere dine egne personlige kategorier, flytte hver handling element på en passende sub-listen. Dette vil lette å gjennomgå og oppnå hvert trinn.

Undersøk hver liste daglig eller så ofte som du trenger for å få dem av tankene dine. Nå er det anbefalt å se på dine ventende oppgaver gi vederlag til sine overordnede betydning og forfallsdato. Identifisere de gjøremål som tilbyr størst avkastning på investeringen. Legg også merke til de gjøremål som holder størst potensial til å utvikle seg til en krisesituasjon hvis ignorert. Planlegge en tid for en omfattende ukentlig gjennomgang av disse listene. Revurdere og revurdere for den kommende uken.

Gjør det meste av Forsinkelser og Short Windows of Time.

Forvent det uventede som planlegging satt ryggen er uunngåelig. Vær forberedt på å fylle hullene som de oppstår. Holde på hånden lesing /referansemateriale, filer /mapper og kontakt styringsverktøy slik at du kan ta i bruk små pakker av tid på å lage avtaler, tilbake telefonsamtaler, eller svare på e-poster. Når ingen jobb er på hånden vurdere sortering kvitteringer eller rense ut en koffert eller lommebok. En betydelig innvirkning kan gjøres ved dine Aksjonsledelsen lister ved jevnlig å ta små biter. Utvikle en vane å håndtere direkte oppgaver (2 minutter eller mindre) som de oppstår, eller ved første rimelige anledning. Du &'; ll gradvis gjøre et inntrykk når du fortsetter å ta små biter

Mål for suksess ikke perfeksjon

Enhver jobb eller prosjektet har et poeng av avtagende avkastning... Tenk på tiden som avkastning på investeringen. Vil utbetalingen av denne oppgaven være verdt innsatsen som du &'; re legger i det? Det er tidspunktet hvor ekstra tid eller krefter brukt ikke kommer til å påvirke eller forbedre sluttresultatet. Vokt dere for å prøve å fullføre en handling steg mer fullkomment enn det som er nødvendig for å tilfredsstille din sjef, kunden eller deg selv. En jobb som er gjort “ for &"; godt kan kreve hengivenhet av tid som kunne vært bedre brukt et annet sted.

Bakover Planlegging.

Bestem den tiden du trenger for å forlate kontoret og det som må være fullført før du drar hjem. Planlegg oppgavene dine på dagen begynner med den tiden du trenger for å fullføre. Sørg for å overvurdere den tiden det vil ta å fullføre oppgaver som ting alltid ser ut til å ta lengre tid enn vi forventer. Dersom reise er involvert, tillate en buffersone for trafikk eller subway syltetøy. Inkluder pause tid for lunsj og en matbit, da dette også vil forbedre produktiviteten.

Identifisere og Master Regelmessig Timewasters.

Redusere utenfor avbrudd er en viktig del av et effektivt tiltak management program. Det første trinnet er å bli klar over hvordan, hvorfor og når avbrudd hindre deg i å fullføre arbeidet. Deretter vurdere måter å avskrekke disse felles pauser i tidsplanen. Etablere private tid i løpet av arbeidsdagen hvis virksomheten vil tillate en slik praksis. Private arbeid tidsperioder bør ideelt sett være uten instant messaging avbrudd eller distraksjon av pinging varsler om ankommer e-poster.

innringere bør heller snakke med en sekretær eller rutes til mobilsvar. Husk å endre din hilsen under “ ikke forstyrr &"; perioder for å informere innringere som du er på kontoret, men utilgjengelig til et gitt tidspunkt. Enten termin innringere til en egnet utpekt eller råde dem hvordan de skal få tak i deg hvis de har en nødsituasjon som krever din umiddelbare oppmerksomhet. Du ønsker kanskje å utnevne medarbeidere som Liaisons til faste innringere eller klienter

staffer kunne være tittelen “. Account manager &"; eller “ personlig representant &"; og kompetanse til å håndtere alle samtaler av en rutinemessig art – videresending bare problematiske er viktig for deg. Return kaller alt på en gang hvis det er mulig og holde dem kort. Plan callbacks når folk er mindre sannsynlighet for å chatte – slik som før lunsj eller på slutten av dagen.

Drop-in besøkende er en annen utfordring som krever omtanke og finesse. Spør din sekretær for å beskytte dine avbruddsfrie perioder og engelen hennes skrivebord for å gi en fysisk barriere mellom deg og ønsker å være inntrenger. Hvis du skjønner &'; t har sekretær, kan du velge å flytte ditt eget skrivebord for å unngå direkte visning av de passerer kontoret, lukker døren din i løpet av private arbeidstiden og sette opp et skilt-varsler besøkende når du vil være tilgjengelig. Hvis du planlegger å etablere regelmessige avbrudd frie perioder hver uke da informere personalet om denne nye praksisen i et notat. Når noen ikke klarer å komme foran deg mens du &'; re opptatt med annet arbeid, spør om saken kunne vente, og hvis så, planlegge en tid senere på dagen for å ta det

Etter å ha jobbet for mange. år som sykepleier, jeg innrømmer å ha filosofiske konflikter når jeg tenker på utstrakt bruk av rusmidler med sikte på å hjelpe oss å jobbe hardere og lengre perioder. Ingen vil bestride eksistensen av den fartsfylte, høytrykks-miljøet som omgir våre hjem og arbeidsplasser. Survival of the fittest er fremdeles en selvinnlysende sannhet, og hvis vi skal nå nye høyder på produktiviteten trenings skala, må vi assimilere effektive tiltak metoder og strategier i våre rutiner. Suksesser skal oppnås når vi finner riktig balanse i de ulike sfærer bor. I &'; M svært skeptisk til at noen farmasøytiske agent kan gi oss med dette; men vil gjennomføre de strategier som er beskrevet ovenfor få oss svevende i riktig retning
.