Organisering Paper Clutter

De fleste av oss drukner i papir i disse dager. Det spiller &'; t synes å slutte; post, skole papirer, magasiner. Hvis du skjønner &'; t ha en god måte å administrere og vedlikeholde det, vil det bare fortsette å hope seg opp

For å holde et håndtak på papirene dine, må du sette opp et papir styringssystem.. En papir styringssystem er mer enn bare et arkivsystem. Det er et system for deg å motta, behandle, handle på, og butikken papirene.

Sette opp Paper Management System
utgangspunktet er det fem viktigste ingrediensene til en vellykket papir styringssystem. Først har en visjon om hva du &'; d liker plassen ser ut (ingen rot på overflater, ingen papirbunker hvor som helst). Gi deg selv god tid til å jobbe på systemet. Enten du tar en hel dag, eller bare 15 minutter hver dag, sørg for å sette av nok tid til å få systemet satt opp helt og gi tid hver dag eller uke for å opprettholde den. Som du går gjennom papirene dine, sørg for at du har alle de nødvendige forsyninger og verktøy innen rekkevidde (letter opener, stiftemaskin, binders, highlighter, konvolutter, frimerker, arkivmapper, etc.). Det hjelper å sette opp en papirsorteringsområde (dette kan være et skrivebord, eller mot området), hvor du kan holde disse forsyninger for vanlig papir ledelse. Sist, men viktigst av alt, du trenger for å opprettholde systemet regelmessig.

Holde Records
Hvor lenge skal du holde skatt poster og avkastning? Vanligvis anbefaler skattemyndighetene tre år fra forfall av selvangivelsen som å revidere føderale selvangivelser. Denne grensen kan utvides, men i uvanlige tilfeller. Dersom mer enn 25% av din brutto inntekt ikke ble rapportert, har regjeringen seks år å samle inn skatt eller å starte en rettssak. Også er det tidsbegrensning hvis du arkivert en uredelig retur, eller hvis du ikke klarte å sende inn en retur. Så, for å være sikker, anbefales det at du beholder din skatt poster i seks år

Hva å holde
Husk at du don &';. T nødt til å holde alt for skatteformål. Bruk en sjekkliste for å minne deg selv om hva som skal beholdes og hva du skal kaste. For en fullstendig liste over hvilke poster å holde, se ut Skatt Records side på vår hjemmeside:. Http://www.organizingboston.com/taxrecords.html

Filing Tips
Ved å sette sammen en filing system, er det nøkkelen til å ha en kvalitet, full-suspensjon arkivskap, med nok skuffer å holde alle filene dine. Vanligvis bør du bare trenger én eller to skuffer for gjeldende filer. Arkivfiler bør sette i en boks, datert og merket, og lagret bort. Du &'; ll ønsker å holde systemet enkelt ved å bruke hovedkategorier for de hengende filer, for eksempel Auto, Home, forsikring. Deretter bruker Manila mapper innenfor de hengende mapper for mer spesifikke kategorier. Navngi filene slik du ville tenke på dem. Bruk en Labeler og merke alle faner og mapper tydelig.

Vedlikehold
Når systemet er på plass, det skal bare ta minutter hver dag for å opprettholde den. Her er noen tips for å gjøre for å gjøre papir vedlikeholdet raskt og enkelt
Takle Mail
• Gjør tid hver dag til å åpne og lese mail
• Åpen post i en postsentral med alle dine verktøy og utstyr Business • Ha en søppelkassen og resirkulering bin nær å kaste posten i som du åpner den
• Ta avgjørelser som du åpner mail
Skann innholdet i hver brikke og behandle den på riktig måte:
Umiddelbart:.
&Bull; Kast ut alle uønskede oppfordringer
• Kast ut utsiden av konvolutten som følger med hver faktura
• Kast ut innleggene som kommer med hver faktura
• Skanne hver katalog og hvis ingenting som interesserer deg, så resirkulere det og ikke, Anmeldelser Ta de gjenværende brikkene og sortere inn i følgende kategorier:.
&Bull; Å betale
• Å gjøre
• Til fil
• Å lese

Ta deg tid hver dag for å opprettholde systemet og du &'; ll aldri drukner i papir igjen
 !;