To Fremgangsmåte for å organisere datamaskinen Files

Ved å følge to enkle, men gjennomtenkte trinn, vil datafiler alltid være for hånden.

Akkurat som med våre papirfiler, ønsker vi å kunne finne, hente, og sette bort elektroniske dokumenter raskt og enkelt. Selv om de fleste datamaskiner har ganske effektive søkefunksjoner, som fortsatt isn &';. T så effektiv som ganske enkelt å vite hvor filene dine er

Ditt digitale arkivsystem bør speile papiret registreringssystem. Konseptuelt, sette ting unna er den samme, enten det &'; s i den fysiske verden av papir eller i den virtuelle verden av datamaskinen. Det er fornuftig da å bruke samme kategori navn og filstrukturer You &'; ve opprettet for papir i dataverdenen. Jo mer du bruker de samme strukturene og mappe stiler, jo lettere vil det være å finne og sette ting unna på begge steder.

Ideelt du ønsker å bruke de samme kategorinavn på datamaskinen som du gjør for din papir . Start med å lage en filstruktur — kategorier, mapper, undermapper – som er basert på papir registreringssystem. Deretter åpner opp et nytt vindu i datamaskinen og dra eksisterende mapper og filer inn i den nye strukturen du nettopp opprettet.

Etikett filene dine metodisk. Paper innlevering er ikke akkurat det samme som datamaskinen, men fordi dine papirer don &'; t hver trenger individuelle navn – men filene på datamaskinen gjøre. At &'; s hvorfor det &'; s så viktig å ha effektive navngiving strategier for dokumentene dine. Du ønsker å være sikker på at du kaller dokumentene slik at når du åpner en fil full av mapper, du skjønner &'; t nødt til å søke gjennom og prøve å finne ut hvilken som er selve dokumentet du &';. Re leter etter

De fleste datamaskiner nå la du nevne ting med en veldig lang streng med tegn. Så å ha ting i filnavnet som en beskrivelse av hva filen er om, versjonsnummer, dato den ble opprettet, som skapte den — alle disse tingene kan vanligvis passe inn filnavnet selv. Når disse tingene er i filnavnet kan du raskt åpne en mappe full av filer og veldig enkelt og greit finne den du &'; re ute etter uten å måtte åpne og lukke hver enkelt fil. Dette kan være en stor tid saver. Hvis du &'; noen gang har åpnet opp en mappe full av dokumenter, og du måtte åpne og lukke hvert enkelt dokument for å finne en som du &'; re ute etter, vet du hva en bortkastet tid som er

Opprett. en navnekonvensjon for dokumenter som du kan følge i tiden fremover. Bruk som struktur for eventuelle filer som du oppretter; på den måten alle dine nye dokumenter vil bli organisert på en måte som gjør det mye enklere å faktisk finne dem og hente dem senere. Når du har tid kan du gå tilbake til eldre filer og endre navn på dem og integrere dem i ditt nye registreringssystem.

For mer god produktivitet og organisere ideer, besøk www.CustomLivingSolutions.com og laste ned mine gratis spesiell rapport "De 7 må-ha Produktivitet Systems" - den er fylt med essensielle tips du ikke vil gå glipp av
!.