10 tips for å lage og drive effektive meetings

Hvor mange ganger har du tenkt på eller hørt det sagt &hellip ;. Å nei ikke annet møte! ... Eller … hva &'; s dette møtet for, er det sikkert å bli en annen gang waster!

Her er en rekke praktiske forslag til hvordan du kan lage og drive effektive formelle møter som fungerer og kan bistå i å endre folks holdning til møter, og viktigst sin atferd når de skal delta.

1. Planlegge møter i god tid, der det er mulig minst en uke fremover, og på den tiden av døgnet som passer best for alle involverte.

2. Møter er best planlagt til tider når de involverte er på sitt mest våkne og produktive, så det er lurt å bli enige om hva som er den beste tiden for å passe alle som vil være med å maksimere positive resultater, hvis avtalen er vanskelig nå de beste tidene er tradisjonelt mellom klokken 08:30 og 11:30

3. Lederen skal sørge for at det er en agenda som er sirkulerer tre dager i forkant av møtet, bør dette omfatte hvem som skal delta, hva som skal diskuteres og den informasjon som må skal leveres eller forberedt til møtet.

4. Under møtet pinne til dagsorden og tildelte tidsrammen, men hvis du er ferdig med de saker tidlig don &'; t forlenge møtet - gi alle en tidlig mark for å tillate dem å komme tilbake til andre viktige oppgaver
.

5. Lederen bør sirkulere de skriftlige referatet innen tjuefire timer av møtet, tydelig å merke seg hvem som er ansvarlig for de avtalte tiltak trinn og tidsrammen for gjennomføring av disse tiltak trinn, samt detaljer og timing av neste møte, hvis det er påkrevet.

6. I et forretningsmøte, bør møteleder anslå på forhånd kostnadene ved å drive møtet, dvs: lønn og på kostnader av alle som er involvert i møtet. En "hva dette møtet koster oss uttalelse bør inkluderes på toppen av agendaen, for eksempel:" våre folk koster for en time møtet er $ 1,750.00 '. Like en figur bør inngå som indikerer hva et positivt resultat fra møtet vil generere for næringsinntekt f.eks. "Sikre en ekstra $ 50.000 i ny virksomhet '

7. Inkluder i møtet bare de personer som har behov for å møte og som kan gjøre en verdig innsats som dette sparer verdifull tid av folk som bare trenger å ha en kopi av protokoll og resultater for å bli holdt oppdatert på hva som skjer.

8. Begynn og avslutt møter på tid, uavhengig av alle som er til stede.

9. Ta 5-10 minutters strekk pauser hver time for møter som går lenger enn en time, men sørge for at folk ikke beveger seg vekk for møtelokalet eller bli opptatt med å ta og svare på telefonbeskjeder.

10. Alle deltakerne på møtet skal ha sin dagbok, laptop eller en utskrift av ukentlig /månedlig, slik at de kan diarise nødvendige tiltak trinn og datoer for hva de har å iverksette tiltak på etter møtet.

Den oppnevnte leder er ansvarlig for:

• Gjennomføringen av møtet og de involverte
• Holde for å planlegge
• Utarbeidelse av minutter, og ble enige om å følge opp handlingselementer

Plus - Det er en god idé å rotere lederens rolle med noen møter, da dette gir alle verdifull erfaring på å kjøre et møte, samt kjøpe inn til verdi av den effektive møtet prosessen

Noen sentrale punkter på oppførsel i møtet

• Oppmøte er viktig, både i person og i tankene

• Begynn hvert møte med en rask runde bord tilbakemelding på individuelle suksesser for uka eller perioden siden forrige møte, gir dette møtet en positiv start og får alle tenker godt utfall

• Unngå personlige kommentarer og angrep

• Respekterer alltid hverandres ideer og meninger

• Hvis du tror det, si det - men med tanke på kjøring, snarere enn nøytral

• Bare én samtale av gangen

• Vi ble født med to ører og en munn - lytte dobbelt så mye som vi snakker på den måten møtene vil gå dobbelt så raskt

• På slutten av møtet at rundt fem minutter rolig tid for alle å dokumentere og planlegge tiltak trinnene som de trenger for å ta etter møtet

• Erkjenne og feire hver suksess, så vel som læring erfaringer fra en fiasko

• Fokusere all oppmerksomhet på hensikten med møtet og de ønskede sluttresultatet og utfall

• Husk alltid at latter er kanarifuglen i kullgruven for handel, så hold balanse i møte - all næringsvirksomhet er ment å være givende, morsomt og hyggelig

Endelig her er en idé som virkelig fungerer i riktig! omstendigheter

Spar verdifull tid ved å kjøre Stand Up Konferanse

Regelmessige møter med teamet ditt og forretningsforbindelser kan kjøres i opp til halvparten av normal tid, hvis alle står under møtet.

Før møtet bare fjerne alle stolene fra møterommet og har alle stå opp rundt styrerommet bordet og se hvor mye raskere møtene vil gå. Denne tilnærmingen er ideell til daglige eller ukentlige teammøter som normalt skal være ferdig i 15 til 20 minutter, men ofte drar på godt utover den avsatte tiden

Skrevet av Keith Ready
.