Plan For Productivity

Don &'; t feil aktivitet for resultater; bare fordi du &'; re gjør noe doesn &'; t bety at du &'; re å være produktiv. Hva gjør en dag produktiv er ikke bare å krysse ting av to-do liste; det &'; s arbeider på de virkelig viktige tingene i din bedrift. For å være produktiv, må du styre tiden og arbeidsmengden. Det betyr planlegging. Og det betyr trofast bruker en planlegger /kalender.

Bruk en planlegger /kalender

Den mest effektive du kan gjøre for å bli mer produktive, er å bruke en planlegger /kalender. Jeg bruker begge begrepene, “ planner &"; og “ kalender &" ;, fordi planlegging og planlegging er faktisk to ulike funksjoner som du bør innlemme i den samme enheten. Du bør angi alle tidsbestemte forpliktelser, både jobb og privat (kalenderfunksjonen), og koble oppgaver fra din liste over gjøremål i tiden som er igjen (planleggeren funksjon.) Hvis du ikke har brukt en planlegger /kalender konsekvent vil du bli overrasket over hvor mye enklere og mer produktivt liv kan være

Når du begynner å bruke planleggeren, du &';. re sjelden møtt med en blank side når du slår på siden til en ny dag. Du &'; ll har allerede inngått tid spesifikke gjøremål, oppfølging, prosjekt stykker, møter, ærender og telefonsamtaler på de dagene du trenger for å løse disse oppgavene. Når du kan se den dagen er i ferd med å renne over, kan du begynne å re-prioritering, omorganisere og ny planlegging hvis det er nødvendig for å unngå å skape en tidsplan som du ikke kan muligens utføre.

Må kun en

Rutetider er altfor opptatt i disse dager til å stole på hukommelsen alene. Du trenger ett sted å holde styr på alle møter, oppgaver, prosjekter, og følg-ups. Hold alle tid forpliktelser, enten faglig, personlig eller familie i ett kalenderår. Ellers, før eller senere vil du glemmer noe eller dobbelt boken selv. En viktig notat, skriv både arbeid og familie /personlige forpliktelser i kalenderen din.

Du kan nå bruke flere kalendere: en på telefonen, en annen på datamaskinen, en tredje i en liten notisbok du holder i en veske eller lomme, og kanskje en familie kalender hengende på veggen. Så lenge informasjonen er spredt i mange forskjellige steder, du &'; ll synes det er vanskelig å være virkelig organisert og produktiv. Du trenger én kalender som du stoler på, fordi du vet at det har all informasjon i det du trenger å være der du &'; re ment å være, og hva du &'; re skal gjøre til enhver tid.

Hold den med deg

Den beste planlegger /kalender er en som kan fange opp tanker og gjøremål uansett hvor du måtte være, så du vil bruke det konsekvent. Derfor bør du velge noe, enten papir eller elektronisk, som &'; s liten nok til å ha med deg hele tiden.

Du kan finne den beste veien å gå er med en kombinasjon av papir og elektronisk. Noen folk holde sin kalender i Outlook eller Google Calendar, og deretter skrive den ut for en lengre rekkevidde visning.

Hold alt i det

Din planner må være den one-stop-shop for alt du har lovet noen, inkludert deg selv, at du ville gjøre. Det må være en pålitelig system som inneholder møtet timeplanen din, prosjekter, oppgavelister, statusrapporter notater, oppfølging, og kryss-indeksen til din kiler fil. Hvis du &'; re bevisst om å holde planner oppdatert, kan du slappe helt av, og vet du vant &'; t overse noe.

Hold lister

Ved hjelp av lister effektivt er hemmeligheten til suksess. Viktige tanker skje for oss spontant i løpet av dagen — ting å gjøre, å følge opp, for å kjøpe, for å snakke med noen om. Hvis du skjønner &'; t fange dem umiddelbart, de &'; ll være borte. Hold dine lister på ett sted og holde det ett sted med deg hele tiden, slik at du kan legge inn ting du vil gjøre før du glemmer dem. Don &'; t la deg utvikle en vane å skrible ned ting på flere pads av papir

I &';. Har sett altfor mange mennesker frustrert av notatblokker i hele sitt kontor, hver og en med de beste halvt dusin ark dekket med lister av ulike slag. Resultatet er at de don &'; t vet hvor du skal lete neste. Det som allerede er gjort og hva som har blitt oversett går tapt i rot som halvferdig, delvis krysset-off lister.
Du kan velge å skille listen inn i oppgaver av ulike kategorier, men i hvert fall hvis alt er i ett sted du &'; ll vet nøyaktig hvor du skal lete når du er i butikken, på vei til et møte, klar til å returnere telefonsamtaler, eller når du finner deg selv med et par ekstra tid å få noe gjort. For å gjøre ting enkelt, som ett sted med alle listene bør være i din planlegger /kalender! På den måten kan du raskt overføre en oppgave fra en av listene til høyre inn kalenderen din hvis du ser at du har en åpen slot i tidsplanen.

Mens jeg &'; m til fordel for lister generelt, må jeg gjøre et skille mellom “ dag &"; listene som fangst hver oppgave, håp, drømmer, og intensjon som noensinne krysset ditt sinn og real “ akkurat nå &"; oppgavelister – oppgaver du faktisk planlegge inn din planlegger å gjøre på en bestemt dag. Alle har lister fylt med ting som vil sannsynligvis aldri få gjort — de &'; re enten ikke avgjørende, eller kreve noen ressurs som isn &'; t tilgjengelig, eller den tiden isn &'; t rett, eller av en annen grunn. Noen elementer på « Someday &"; Listen kan til slutt bli “ akkurat nå &"; elementer for en skikkelig liste over gjøremål, men vurderer fortløpende lange lister og føler utilstrekkelig fordi du kan &'; t passe alt i din nåværende planen er selvødeleggende
.