4 Grunnleggende for å lette belastningen på din Inbox

Jeg elsker å jobbe med entusiastiske, drevet fagfolk. På anmodning fra en av mine klienter, en advokat i Baltimore, jobbet jeg med en av hans medarbeidere, en ung, energisk medlem av firmaet.

Bortsett fra undervisning oppgaven forvaltningen del av produktiv dag Suksess System &trade ;, fokuserte vi mye på hvordan han klarer sin e-post. Selv om dette førsteamanuensis ikke hadde &'; t akkumulert tusenvis av e-poster i hans innboks eller i mappen ennå, han fortsatt hadde over 2000 i sin innboks på den dagen vi jobbet sammen

Når vi er ferdig å få sin innboks ned. til 0 (og lærte jeg ham å holde det på den måten), det minnet meg om å dekke noen tips med deg igjen for å sørge for at du &'; re på rett spor når det gjelder å styre din e-post – en av disse verktøyene du tror er en venn en dag og en neste fiende. icon kyss fire grunnleggende for å lette belastningen i innboksen

Her er 4 grunnleggende jeg vil at du skal huske å hjelpe deg med å lette belastningen i innboksen

1. Innboksen er IKKE et arkivskap, og heller ikke en To-Do liste

innboksen er ment å bringe e-post IN. Det &'; s ikke ment å leve der for evig og alltid. Det som kommer inn må gå ut igjen. Det &'; s ikke annerledes enn den fysiske innboksen på pulten din for papers, filer og andre innkommende post. Det &'; s også ikke annerledes enn talepost for kontortelefonen eller mobiltelefonen din. All denne informasjonen er ikke ment å akkumulere. Det &'; s ment å holde flyter frem til sin neste midlertidig stasjon eller permanent plassering

2.. E-post kan være rot også

Akkurat som alle de andre nevnte innkommende biter av data, e-post kan bygge opp og bli rot, akkurat som papir og filer kan på skrivebordet. Så husk dette neste bit: “ Clutter er uoppredd beslutninger &";. Du unngår eller å utsette beslutninger når du lar dine mange innbokser fylle opp med ting

E-post er ment å bli lest, med mindre du vet straks det &'; s. Søpla eller spam. Ellers leser det, så stopp. Ta en beslutning om innholdet i e-post og det &'; s. Nytten til deg

Da jeg jobbet med min klient, førsteamanuensis, han umiddelbart erkjent at mye av det han hadde holdt nå var ubrukelig eller meningsløst siden det var knyttet til gjennomførte oppgaver og prosjekter og tid hadde gått.

Sjekk din e-post innboks. Hvor langt tilbake er du holder e-post? Et år? To år? Mer? Hvordan er denne informasjonen nyttig for deg?

3. Better safe than sorry

Noen ganger er det &'; s true … du må holde på e-post for evig og alltid på grunn av juridiske, økonomiske og /eller andre regler og forskrifter som finnes i din jobb, karriere eller industri. Men selv om det &'; s sant, at doesn &'; t betyr disse e-postene er best oppbevares i innboksen eller i mappene til venstre. Nope, beklager. De trenger å gå et annet sted

Hvis du ikke'. T referere eldre e-poster veldig mye – eller i det hele tatt – når oppgaven, jobb, prosjekt, program eller klient arbeidet er fullført, bør du vurdere å lagre e-postmeldinger og vedlegg andre steder.

Konsolider informasjon på harddisken din i henhold til prosjektet, jobb, avdeling, program eller klient. Eller du kan arkivere dem i e-post systemet av året eller i en annen struktur som hjelper deg å finne dem raskt når du faktisk trenger å finne dem senere.

4. For nå eller for senere

Hvis du ikke &';? T allerede har noen mapper satt opp på venstre side av skjermen, dette er et praktisk sted å holde aktive og pågående e-post. Mens assosierer jeg jobbet med identifiserte mange og massevis av gamle, foreldet eller unyttig informasjon i sin innboks, noen av disse var, på en gang, nyttig. Så når e-posten blir referanseinformasjon, trenger de å komme ut av innboksen.

Mens arbeidet pågår, kan du sette opp mapper til venstre, under innboksen for sporing og lagring av pågående arbeid eller prosjekter. Men … holde det endelige målet for denne informasjonen i bakhodet, spesielt hvis du &';. re ment å være redde all informasjon klient, for eksempel i harddisken i henhold til selskapets retningslinjer eller som papirkopier i en fil skuff

Don &' ; t bruke e-postmapper som et springbrett dersom opplysningene er egentlig ment for å bo et annet sted på en mer permanent basis. Hvis det &'; s tilfelle, da, med få unntak, det &'; s bedre å få disse e-post og vedlegg til sin permanente plassering med en gang, i stedet for å la dem akkumulere. I &'; har sett denne “ springbrett &"; tilnærming slå tilbake mer enn én gang, og frustrasjon og tapte tid var utrolig
.