Lær kundene Hvordan beskytte sin virksomhet ved Bruke Services

Bare den andre dagen jeg snakket med en kollega av meg som har in-house regnskapsfører av de siste 16 årene ble underslått penger fra sin virksomhet - ganske mye penger en mye penger som det viser seg. Tyveri av penger ... tyveri av inventar eller utstyr ... tyveri av åndsverk. På ett eller annet tidspunkt, nesten alle småbedrifter opplever noen form for ansattes tyveri eller svindel.

Små bedrifter er spesielt utsatt for disse svindle fordi de sjelden har ressurser eller sikkerhetskontroller på plass for å stoppe dem.
For eksempel, mange små bedrifter er avhengige av én person til å fullføre alle sine regnskap og bokføringstransaksjoner. Denne personen åpner posten, behandler kontoer, gjør innskudd, håndterer fakturaer, og har oppsyn smålig kontanter. Mens de fleste individer vil håndtere dette arbeidet med fullstendig ærlighet, gjør en bedrift sårbar denne type ubegrenset tilgang.

Min kollega stolte på henne regnskapsfører helt å gi henne full tilgang til all regnskapsinformasjon. Denne personen åpnet posten, hadde tilgang til nettbanken informasjon, sjekk lager etc. I regnskapsførere eier ordene, begynte hun "låne" penger for å hjelpe henne møte hennes månedlige regninger. "Jeg hadde alle intensjoner om å betale tilbake det jeg tok, men når ingen la merke til, begynte jeg å ta litt mer og det neste jeg visste at jeg skrev en sjekk til meg selv hver uke med." Min kollega har besluttet å ikke presse anklager mot denne personen, men hun har plassert en lien mot henne hjem og en fullverdig etterforskning er i gang for å bestemme den totale mengden tatt Mangel på oppmerksomhet
til regnskapsprosessen har kostet min kollega dyrt -. ikke bare hun arbeider med det faktum at hun har blitt ranet og forrådt, men det kommer til å koste henne mer penger for å avgjøre det fulle omfanget av kriminalitet.

Arbeidstaker tyveri og uærlighet koste amerikanske bedrifter milliarder av dollar hvert år. Dessverre, små selskaper har mest å tape fordi underslag, stjålet forretningshemmeligheter, eller mangler inventar kan lamme et lite firma eller selv setter det ut av business. Den eneste måten å unngå dette på er å tenke ut forsvarlig, effektiv kontroll i alle områder av potensiell eksponering og håndheve dem konsekvent.

Her er noen forslag til å skape effektive økonomiske kontroller som vil beskytte din bedrift:

Hold plikter separat - ingen enkelt ansatt skal styre en finansiell transaksjon fra begynnelse til slutt .
person som skriver sjekker bør aldri være den personen som signerer sjekker. Personen som åpner posten bør ikke også ta opp fordringer og avstemme regnskapet. Ved å dele opp oppgaver, vil du gjøre det vanskeligere for en person å stjele fra deg og manipulere poster for å dekke det opp

Få en kontoutskrifter personlig -. Ikke gi en person som er i posisjon til å underslå en sjanse til å ødelegge eller fjerne bevis på forseelse.
I tilfelle av min kollega gjorde hun be om en kopi av kontoutskriften fra regnskapsfører, men av en eller annen grunn, kontoutskriften ble alltid mangler sider eller aldri levert. Den bedriftseier eller en ekstern revisor bør få uåpnede kontoutskrifter
og kansellerte sjekker hver måned. Gjennomgå disse nøye. Undersøke betalingsmottakere, signaturer og påtegninger på hver sjekk.

Nært beskytte bedriftens sjekker Z - ikke vær uforsiktig med sjekker. Holde dem låst i en skuff og ikke gi ut nøkkelen. Bruk forhåndsnummererte sjekker, og sjekk om det mangler sjekknumre ofte. Har en "kansellert sjekk" prosedyre på plass som krever at du (eieren) å validere alle annullert elementer. Aldri signere en blank sjekk

Registrer eller kontrollere hver lønningssjekk personlig Anmeldelser -. Dette kan ta litt tid, men det er som regel verdt det. Gjennomgå kontroller for å sikre at de er for folk du kjenner. Hvis det er et navn du ikke husker, gå finne den personen. Hold en ukentlig telling av antall personer på lønningslisten, og kontrollere at nummeret mot antall sjekker du har. Hvis du bruker direkte belastning funksjon som de fleste lønns selskaper tilbyr, enten sørge for at du ringer i lønn selv eller gjennomgår lønnsrapporter for å sikre at det er ingen som blir betalt du ikke kjenner.

Se dine fordringer tett - har mer enn én ansatt involvert i telling og verifisere innkommende kvitteringer
Kontroller at alle innkommende sjekker ordentlig godkjent.. Kjøp en "For Deposit Only" stempel med kontonummeret ditt på det og har alle sjekker restriktivt godkjent når de er åpnet - dette kan hindre en ansatt fra innløse dem. Personlig undersøke klager fra kunder at kreditt ikke er mottatt for betalinger. Få en kopi av forsiden og baksiden av kundens sjekk, og være sikker på at det ble satt inn på din bedriftskonto.

Gjør din regnskapsfører ta ferie -.
en arbeidstaker som er underslått fra at du kanskje må gjøre en kontinuerlig innsats for å skjule denne typen stjele Mange små bedrifter er overrasket over å oppdage ansatt som vises lojal-de aldri ta ferie og aldri-opphold hjemme syk faktisk stjeler fra dem. Grunnen til at disse menneskene har å være på kontoret hele tiden er å dekke sine spor. Insister på at den ansatte som utfører bokføring ta en ferie hvert år. Ideelt denne ferie bør være minst to uker i lengden, og forekommer i slutten av måneden, når bøkene blir stengt.
Bruk denne tid til å ha bøkene dine anmeldt av noen andre og se etter avvik

Sørg for at din klient forstår sine bøker -.. underslag ofte oppstår når bokføring er slurvete og uten tilsyn
Som bedriftseieren, du må være kjent med bedriftens bokføring og arkivsystem. På denne måten kan du enkelt se gjennom bøker og sørge for at ingenting er galt. Hvis du ikke er en "tall person" har revisor tilbringe litt tid med deg for å vise deg hva du skal se etter, eller ta et regnskapsmessig eller bokføring kurset. Å stole på noen andre
å overvåke denne viktigste delen av din virksomhet bare åpner døren til svindel.

Sikre bokføring programvare Anmeldelser - ikke tillate uautorisert tilgang til din bokføring programvare, og sørge for at hver bruker har sitt eget brukernavn og passord. Ikke del det administrative passordet med noen andre enn deg (eier). Har hver bruker endre passordet ofte for å låse ut uvedkommende dette programmet
.