Å vite om hovedtyngden Document Scanning Services - Hvordan det Works

Som en følge av migrasjon til papirløs er lett å sette pris på. Elektroniske arkiver er enkle å lagre og finne. De kan deles, slik at kostnaden for dokumentlagring, sikkerhet, og kan dateres tilbake til den enkle, lett å administrere og fjernes når det er nødvendig. Imidlertid synes det å rom fulle av poster skremmende oppgave å konvertere. Her er noen grunnleggende du åpner et Office Document Scanning prosjektet er å starte med.

Hvordan skanner jeg?
Første skrittet i å få prosjektet omfanget av prosjektet. En standard fil-boksen på 2500 sider per tomme rundt hold hylle rommer ca 200 sider. Disse prosjektene kan estimeres fra et multiplum av gjennomsnittet er mer nøyaktig, til et antall sider per fil vurdere og sammenligne filer for å vurdere. For de fleste bedrifter ikke velger å skanne hvert stykke papir reddes.

Selskapet kontrollerer sine data mot holdefristen og er ikke lenger nødvendig brikke. Avgjøre hva som er den mest vanlige og tilby de største fordelene med digital. En felles løsning på dato for en skanning. Alle skannede dokumenter blir skannet så langt, er ung, gammel, alt bare skannet når den åpnes. Denne løsningen reduserer behovet for å sakte konvertere de gamle dokumentene digitalisert.

Størrelsen på skannede dokumenter
vanligste formatet for elektronisk arkiv Portable Document Format er. Den er mye brukt og enkelt å dele og forsvare. Andre alternativer Tagged Image File Format og RAW bildefil er. Digitale bilder også optisk tegngjenkjenning programvare kan behandles. Teksten dokumenter og digitale bilder vil bli stengt. Når du kan søke etter nøkkelord i et dokument er et tekstdokument.

Dokument Forberedelse
Produksjon scanner automatisk mating brev og Legal-format er designet for. De er høyhastighets skanninger av 10.000 sider i timen. Forberedelse prosess for å fjerne alle stifter og bindinger. Dokumenter Odd-størrelse på standard papirtape. Fotografier og dokumenter i farge bør behandles separat. Dersom dokumentene er spent etter skanning.

Electronic Document Management
Når dokumentene er skannet, de trenger riktig lagring. Det er vanlig for dem på disken, men det drastisk reduserer deres nytteverdi. Minst, bør de bli støttet på en ekstern plassering. En bedre løsning er et elektronisk dokument system for å lagre dem styring. Gjør det enklere å finne dokumenter og ledelse med spesiell tilgang til informasjon. Anlegget hjemme eller via en cloud computing tjenesten kan håndteres.

Verdien av skanningen
Skanne et dokument prosjekt med eksisterende ansatte eller en skanning tjeneste kan outsources. Beslutningen er i stor grad basert på størrelsen av prosjektet. Et par tusen sider eller mindre, er det billigere å jobbe hjemmefra.

Hvis du outsource arbeidet med å kutte kostnader så kan du ta det skrittet. Hjem for å forberede for skanning og spare penger. Også være klok i hva du velger å skanne. Hvis det ikke er sannsynlig å være nødvendig i fremtiden for å spare penger sent i papirformat. Jeg håper nå du har tømme begrepet dokumentskanning som hvordan det fungerer og hvordan det er viktig
.