Noen viktige tips om å jobbe som Administerative Assistant

Job Nature av en administrativ assistent

stor del av arbeidet dreier seg om dokumentbehandling, korrespondanse etc. Grunnen er at ledere eller høyere ledende ansatte ikke har tid, eller behov for å fokusere et annet sted, i stedet for grunnleggende arbeid. Derfor, noen av kjernefunksjonene dreie spesielt rundt personlig arbeid av den personen som blir servert.

For eksempel, hvis en leder er i en samtale og behov for å sette opp en avtale, vil han delegere oppgaven til sin administrativ assistent. Sekretæren vil da se på kalenderen og sikre tilgjengelighet, og deretter låse tid med utsikter på telefonen. Du lurer kanskje på hvorfor kan &'; t executive gjøre det selv

Som oftest fordi det anses som motstridende til utøvende status ie “? Smålig arbeid &"; for eksempel titte over et kalenderår. Så, noen av de viktigste aspektene ved den administrative assistent stillingsbeskrivelse inkluderer håndtering av personlig korrespondanse og tidsplan for den utøvende.

Utdanning, kvalifikasjoner og arbeidserfaring kreves

En hendig fem års erfaring er noe verdt å nevne på en administrativ assistent følgebrev, når vi leter etter en kjekk administrativ assistent lønn pakken. Men de fleste mid-nivå roller be om minst 3 års erfaring i generell kontoradministrasjon og prosedyrer.

Når det gjelder graden, er et tradisjonelt 4 årig utdanning vanligvis kreves av organisasjoner for slike jobber. Interessant, er Belgia et land som faktisk tilbyr en “ Bachelors i Office Management &" ;.

I USA, den “ National Sekretærer Association &"; ble dannet i 1942, for å fremme profesjonell over feltet. I dag er denne organisasjonen kjent som International Association of Administrative Professionals (IAAP)

Kunnskap & Evner
Computer Literacy

The know-how av jobben åpenbart innebærer å være datamaskinen og teknologi kyndige. I en verden dominert av informasjonsoverføring av sekunder, skrivemaskin operatør doesn &'; t virkelig har mange sjanser
kommunikasjonsferdigheter

Videre en administrativ assistent CV inneholder også svært gode språkkunnskaper, muntlig og. skrevet. Ofte fordi personen fungerer som en bro mellom intra-offisielle elementer, og inter-offisielle elementer.
Kjennskap til moderne kontorutstyr

Videre med forhånd kontorutstyr standarder, generell kunnskap om drift multi-funksjons telefonsystemer, faksmaskiner, kopimaskiner etc. må være i hånden.

Kjerne Plikter og jobb ansvar

stor del av den administrative assistent stillingsbeskrivelse innebærer arbeid dokument-orientert i tillegg til åpning, sortering og distribusjon av innkommende dokumentasjon for ansatte.
Utføre generell geistlige oppgaver som bokføring, kopiering, faksing, mailing og arkivering.
Siden selskapet korrespondanse avtaler med å sende ut markedsføringsmateriell til prospekt lister, kan jobben forveksles med som en markedsføring assistent stillingsbeskrivelse eller en stab assistent stillingsbeskrivelse, men , er det ikke tilfelle.
Også en del av den administrative assistent stillingsbeskrivelse er etableringen eller endring av offisielle dokumenter som ansatt poster, fakturaer, rapporter, notater etc. For denne grunn, administrative assistenter i dag, må være dyktig i siste tekstbehandlingsprogrammer som Microsoft Office eller Quickbooks.

High-nivå Oppgaver
Møtende og Innspilling Møter

Noen ganger arbeidet kan variere fra kontor-type arbeid til høyt nivå arbeid. For eksempel deltar på styremøter og opptak protokollen-of-møtet. Rekorden må være nøyaktig og presis fordi noen av opplysningene deretter må bli presentert for aksjonærene eller formidlet til ansatte senere.
Turer og Trip Coordination

Også til tider omfattende turer er planlagt av ledelse. Den administrative assistent må samordne disse turene, inkludert bestilling og reservasjon oppgaver, og videresende informasjonen tilbake til touring personell. I utgangspunktet plassere billetter på sine hender og fortelle dem at de &';!. Re klar