Stille inn Priorities

Det vil alltid være flere elementer på din liste over gjøremål enn du noensinne kan fullstendig. Du skjønner &'; t har uendelig tid eller ressurser. Det &'; s frustrerende og stressende, men du må bare innrømme det &'; s rett og slett ikke mulig å gjøre alt du &'; d gjerne i den tiden du har. Prioritering er den eneste løsningen.

Hvis du ikke bevisst sette prioriteringer, la deg hva som kommer opp bestemme hvordan du vil tilbringe din tid. Du kan jobbe veldig hardt uten å oppnå mye at &'; s viktig. Prioriteringer tvinger deg til å vurdere hvert element på oppgavelisten og gjøre en bevisst, gjennomtenkt beslutning om hva &'; s den beste tingen å gjøre. Ved å avklare dine prioriteringer dere &'; ll faktisk oppnå mer på kortere tid. Du &'; ll jobbe smartere i stedet for hardere.

Det &'; s en velkjent konsept som støtter dette, kalles Pareto-prinsippet eller 80/20 regelen. Den generelle ideen er at 80 prosent av våre resultatene kommer fra 20 prosent av vår innsats; 80 prosent av våre inntekter kommer fra 20 prosent av våre kunder, etc. I utallige måter, de fleste av det vi gjør hver dag har liten innvirkning på våre liv og et par ting har stor innvirkning. Derfor bør du ønsker å fokusere 80 prosent av oppmerksomheten på 20 prosent av tingene som gjør en forskjell. Trikset er å identifisere de viktigste 20 prosent som skal være dine prioriteringer!

I løpet av årene, eksperter har utviklet en rekke strategier som vanligvis brukes til å identifisere prioriteringer. Her er bare en du kan være lurt å følge:

1. “ Covey kvadrantene &"; System

Dette ble opprettet av Stephen Covey, forfatter av The 7 Habits av Highly Effektiv People. Det &'; s basert på å vurdere betydningen av en oppgave versus sin haster. Et problem er viktig hvis det hjelper deg å nå dine mål. Det &'; s haster hvis du må gjøre det umiddelbart, eller du kan &'; t gjøre det i det hele tatt. Oppgaver er kategorisert ved å være plassert i en av fire kvadranter:

QI Viktig & Haster QII viktig, men ikke haster

QIII haster, men ikke Viktig QIVNot Viktig & Ikke Haster

Elementer i QI er oppgaver er svært viktig for å oppnå dine mål og har en deadline som må oppfylles umiddelbart
QII oppgaver er også prosjekter som er viktig for å oppnå målene; Men frister og konsekvenser aren &'; t puster deg i nakken dette øyeblikk. Denne avstanden kan gjøre det enkelt å sette disse oppgavene av; så det &'; s viktig å holde dem flytte eller akutte problemer kan oppstå og skifte dem inn i Q1
Elementene i QIII og IV er den dag-til-dag opptatt arbeid som kan konsumere store mengder tid hvis du &';. re ikke betalende oppmerksomhet. Når noen ting aren &'; t kommer til å få gjort fordi arbeidsmengden overstiger timer i dag, er det disse tingene for å la rulle
Oppgavene i kvadrantene I og II er de du bør tilbringer mesteparten av tiden din på..

2. “ A-B-C &"; System

Dette er en enkel og direkte måte å prioritere:

« A &"; Høye prioriterte oppgaver
Umiddelbar eller kritisk “ must-does &";
oppgave som krever spesiell innsats eller konsentrasjon
stressende oppgaver
Vital til behovene dine kunder eller forretningsforbindelse
høye positive eller negative konsekvenser

« B &"; Medium prioriterte oppgaver

Hver dag,
rutinearbeid trenger å gjøre, men ikke kritiske og kan utsettes dersom det er nødvendig

« C &"; Lave prioriterte oppgaver

Lav prioritet papirarbeid, lesing
“ Hyggelig å gjøre &"; hvis du får tid
Let &'; s face it; mange av disse bare vunnet &'; t få gjort

Du kan videre prioritere innenfor kategorier, for eksempel A-1, A-2, B-1, B-2, og så videre. I sannhet, de fleste “ C &"; oppgaver alltid forbli ugjort rett og slett fordi du kan &'; t komme til dem, men som langsiktige mål kommer til syne, kan noen oppgradere til « B. &";

3. “ Verdi vs. Effort &"; System

Med dette systemet evaluere deg verdien av oppgaven mot tiden og innsatsen som kreves. Disse oppgavene med en høy belønning til innsats ratio stige til toppen av listen og de med lav belønning falle til bunnen. Spør deg selv disse spørsmålene:

1. Hva &'; s verdien av denne oppgaven på en skala fra 1 - 10
2?. Hva &'; s nivået på innsatsen som kreves av denne oppgaven på en skala fra 1 - 10
3?. Hva &'; s verdien sammenlignet med nivået av innsats
Rank i henhold til den grad som nivået av verdien overstiger nivået på innsatsen?. For eksempel:

Task Verdi Effort Difference Priority Rank
1 10 10 0 2
2 4 5 1 3
3 6 10 4 5
4 1 3 2 4 .
5 10 4 -6 en