Ta Paper Filing Plunge

Klar for å implementere et nytt arkivsystem? Mens velge systemet er et viktig første skritt, de fleste av oss får problemer når det gjelder tid til å faktisk gjøre jobben. Så her er noen ideer om hvordan du kan komme i gang:

Først blokkere ut om en times tid. Før den tid, samle mapper, merking verktøy, søppel container, og papirer akkumulert over den siste uken. Det er riktig: bare de fra den siste uken. I løpet av timen, sortere avisene i kategorier, opprette mapper, og plassere avisene i filene. Vennligst ikke glem at en av dine kategorier kan være "søppel". Hvis papiret ikke gir viktig informasjon, og hvis det kan erstattes, kaste den ut! Bare om lag 20 prosent av papiret som er arkivert er stadig referert igjen; derfor vurdere å sende kun 20 prosent.

Du vil merke at jeg ikke si noe om papirer som kan allerede være noe arkivert eller helt stablet. Dette er fordi du arbeider med et etterslep kan være veldig overveldende. I stedet lover at fra den datoen du starte og fremover, at du vil sende inn papirer som de kommer i. Dette gjøres best ved å sette av 10 til 15 minutter i uken til fil. Gjett hva som skjer hvis du ikke har tenkt å sende inn? – Du kommer tilbake til hauger og til en tilstand av overvelde.

I tillegg vil du bli frustrert når du ikke kan finne en viktig stykke papir. Pluss at du vil ha kastet bort tid som du kunne ha brukt å gjøre noe som du ville ha hatt. Vedlikehold vil ikke skje på egen hånd. Du må planlegge det inn i timeplanen din.

Hva med de gamle papirer? Sett en timer i 15 minutter en eller to ganger i uken for å gå gjennom noen av de papir hauger. Et alternativ er å sortere og sende inn en bunke når du finner ut at du trenger et papir fra bunken. Ikke bare grave ned for å finne det du trenger; se på hva du passerer på veien og setter dem bort.

Hold dine papirer håndterlig ved å implementere en fjern-og-erstatt politikk der det er hensiktsmessig. For eksempel, når du mottar ditt nye helse, hjem, eller bil forsikring, kaste den forrige, og erstatte med nye. Hvis du ikke trenger å holde regninger for skatteformål, når du mottar nytt lovforslag som reflekterer at du har betalt din forrige faktura, kan du kaste den fra foregående måned.

Årvåkenhet er din beste venn når du prøver å holde dine papirer inneholdt
 !;