Sjekkliste for Busy Executives

Sjekkliste for travle ledere
10 tips for bedre tidsstyring, effektivitet og organisering

av Mary Sigmann, Certified Professional Organizer ®

1. "Bookend" dagen med planlegging og organisering.
Når du starter dagen med en plan og en organisert kontor, er du i stand til å treffe bakken kjører og oppnå så mye mer. Hver morgen, vurdere og revidere "å gjøre" -liste. På slutten av dagen rette opp din arbeidsplass og lage din timeplan for neste dag.
2. Fokus på oppgaven.
Det er vanskelig å gjøre mer enn én oppgave godt om gangen. Sette energi til å gjøre en ting riktig og gå videre til neste ting når du er ferdig. Om nødvendig, holde en løpende liste over hva som må gjøres som nye oppgaver dukker opp.
3. Sett av en blokk med sammenhengende tid i løpet av dagen.
La alle du arbeider med vet at du ikke er tilgjengelig for telefonsamtaler, avtaler eller spørsmål, og i løpet av denne tiden. Bruk din uforstyrret tid til å reorganisere eller for å fange opp på oppgavene du vanligvis ikke har tid til.
4. Ta kontroll over e-posten din.
Slett e-post på en jevnlig basis, sjekke e-post kun på angitte intervaller, og holde så lite i e-posten din som mulig. Hvis du føler at du drukner i e-post, sette av en blokk av tid bare for oppgaven med å få dem under kontroll.
5. Utvikle en "short call" tankegangen.
Courtesy forventes i næringslivet samtalen, men du kan fortsatt gjøre brevity din intensjon uten å være uhøflig. Erstatt, "Hvor er du?" med "Hvordan kan jeg hjelpe deg?" Åpne spørsmål som: "Hvor er du?" invitere omstendelig svar.
6. Etablere grenser på hvor lenge du vil tillate møter for å vare.
Nøkkelen til en effektiv (og kort) møtet er forberedelse. La alle få vite på forhånd hvor lenge møtet vil vare, temaene som blir tatt opp, og informasjonen kan forvente deg hver person til å bidra. Hold deg til planen og motvirke sidesteg.
7. Lag en enkelt side liste over vanlige telefonnumre og legge den i nærheten av telefonen.
Det tar mer tid enn du er klar for å slå opp et nummer på din datamaskin eller Rolodex. Har de tallene du trenger oftest på tuppen av oppringing fingeren.
8. Gruppe lignende oppgaver for maksimal effektivitet.
Retur telefonsamtaler, svare på e-post, skrive personlige notater, og kjører ærend er alle kategorier av oppgaver som er gjort lettere hvis gruppert sammen. Når du gjør en telefon kalle det er lettere å bare holde flytte nedover listen.
9. Hold separate in-bokser for ulike kategorier av papirer
Prøv å skille papirene inn i disse kategoriene:. Elementer som er umiddelbar og viktig; elementer som er "på vent" eller ventende; elementer som er klare til å bli arkivert, sendt videre til noen andre eller anmeldt på et senere tidspunkt. Hold in-bokser på en flate nær skrivebordet.
10. Hold skrivebordet ryddig.
Hold stiftemaskin, tapedispenser, ekstra penner og andre forsyninger i en skuff i stedet for på toppen av skrivebordet. Vis bilder, priser og knickknacks på vegger eller hyller, og forbeholder oss toppen av skrivebordet for viktigste - telefonen, datamaskinen og dagens papirarbeid
..