3 enkle tips for å holde klienten Informasjon Organized

For mange solopreneurs en stor del av sin virksomhet jobber én-mot-en med klienter, og det betyr å ha en måte å holde alle sine kundeinformasjon organisert og lett tilgjengelige.

I denne artikkelen skal jeg dele med dere mine tre beste tips for å holde alt sammen, slik at du enkelt kan få tilgang til din kundeinformasjon og vet nøyaktig hvor kundene dine er i programmene dine.

1. Fysisk: Lag en klient Contact Sheet

For de fleste bedrifter vil det være en fysisk klient fil som du må opprette. En av de enkleste måtene å skape denne filen er å bruke en manila fil mappen der du bare slippe papirene inn. Denne filen vil inneholde ting som avtaleskjemaet fra din klient, vurderingsformer, eller detaljer om eventuelle prosjekter som du skal jobbe på.

Opprette en klient Kontakt blad som inneholder kundens navn, adresse, e-post, telefon, faks og annen kontaktinformasjon som du ønsker å holde en oversikt over er en nyttig mal å ha. Du bare skrive det ut og fylle den ut hver gang du tar på ny klient.

Når du har skrevet ut Client Kontakt ark, stifte det på innsiden venstre dekselet på din klient mappe. På denne måten når du trenger for å få tilgang til kundens informasjon du bare snu åpne filen og informasjonen er rett der.

Jeg har vært å holde rede på min klients kontaktinformasjon på denne måten i flere år, og finne Det er kjekt - mer enn lagring av data elektronisk (som jeg også gjør). Det er så mye lettere å ta tak i filen, snu den åpne og finne den informasjonen jeg trenger straks enn det er å åpne programvaren, finn klienten posten og finne den informasjonen - det er forutsatt at PC-en er slått på, og jeg trenger ikke å vent til det å starte opp!

2. Digital: Lag kundemapper

Som de fleste av din kommunikasjon er trolig gjort via e-post med dokumenter går frem og tilbake, vil du også ønsker å lage en individuell klient mappe på PC-en. Det kan ikke være nødvendig å skrive ut alt kundene dine sende deg, men du trenger å lagre informasjon, slik at det er lett for deg å finne.

Et par steder hvor du ønsker å lage individuelle kunder mappene er:

I e-postprogrammet. For hver av mine klienter har jeg skapt sin egen e-postmappe, slik at noen e-poster som sendes til /fra min klient går inn i deres individuelle e-postmappe. Dette tillater meg å holde styr på vår kommunikasjon lett, heller enn å måtte sile gjennom hundrevis av e-poster som kommer i innboksen min hver dag.

Tips: I Outlook kan du også sette opp regler slik at e-post blir automatisk filtrert i riktig klient e-postmappe - sparer masser av tid

I hoved klient mappe!. Jeg er en stor tro på å skape hoved /undermapper for å håndtere min arkivsystem - både for papirbaserte og PC-filer. (Hvis du har vært medlem av min Easy Kontor Organization program vet du at jeg fortelle deg trinn-for-trinn hvordan du gjør dette.) Så hvis jeg har mappen et hoved Klienter deretter innen hovedmappen jeg vil skape individuelle klientmapper . Jeg bruker da denne mappen for lagring av alle dokumenter som jeg sender og mottar fra mine klienter. Igjen å ha alt på ett sted gjør for rask og enkel tilgang

. Tips: I Windows kan du endre ikonet for enkeltmapper, så hvis du er mer av en visuell person kan du ha forskjellige ikoner for ulike kunder.

3. Alle klienter: Client Tracking regneark

Når du har din fysiske og digitale enkelte klient filer opprettet, vil du ønsker å tenke på å benytte en klient sporing regneark. Hvis du er en coach eller annen tjeneste profesjonelle sjansene er dine kjerneprogrammene jobber én-mot-en med klienter under øktene (telefon eller i-person) så det er fornuftig for du har et system for å spore hvor kundene dine er i sine programmer .

I begynnelsen stadier av din bedrift kan det være lett for deg å holde orden på bare noen få kunder, men etter hvert som bedriften vokser og du arbeider med flere og flere kunder, vil du raskt finne deg selv overveldet hvis du ikke har noen form for sporing system på plass.

Hvis klientene bestille et visst antall økter med deg lage et enkelt regneark som har kundens navn i venstre kolonne, og en kolonne langs toppen for hver sesjon vil tillate deg å enkelt se hvor mange økter de allerede har bestilt og hvor mange økter de har igjen.

Ved å sette opp en klient sporing regneark som viser deg på et øyeblikk nøyaktig hvor klienter er i programmene dine vil gi deg en "big picture" syn på din bedrift

(c) 2010 Tracey Lawton
.