Effektive E-post Management

Folk lider så mye informasjon overbelastning, at det &'; s ikke uvanlig for dem å ha tusenvis av e-poster i deres in-box.

Her er noen tips om hvordan å pare ned og kontrollere noen av disse opplysningene vekten sitter rundt på datamaskinen.

La det gå! Vi aldri gå tilbake til 80-90% av informasjonen vi henge på. Når du ser en melding kommer i e-posten din, er det første du bør gjøre er å spørre deg selv “ Hva er det verste som vil skje hvis jeg sletter denne meldingen &"; å hjelpe filtrere ut unødvendige opplysninger. For eksempel, hvis du &'; re bare en CC &'; d person på meldingen, bør du vurdere å slette det.

Bli alle &'; s nye beste venn ved å være forsiktig med å treffe Svar til alle. Hvis en medarbeider er ansvarlig for å sette opp et møte, bare svare på dem med tilgjengelighet i stedet for alle som følger med på distribusjonslisten.

Ta av automatisk varsling varsling for innkommende meldinger; det vil distrahere deg av oppgaven. I stedet setter definerte tider på dagen når du &'; ll kontrollere og tilbake meldinger.

Når du sender en melding som er bare en “ info, &"; vurdere å legge teksten Ingen Svar Needed (DUS) i begynnelsen av emnefeltet slik at folk kan motstå impulsen til å svare med “ God idé &"!; eller “ Takk for deling &"!; Når de blir vant til å se dette kan du selv være i stand til å pare den ned til bare NRN

Sørg for at du &';. Har satt opp mapper til å flytte langsiktige meldinger, slik at du don &'; t forlate gammel informasjon sitter i e-posten din.

Hvis du &'; re venter på svar fra noen, men don &'; t ønsker å beholde den opprinnelige meldingen i e-posten din, opprette en mappe som sier “ påvente &"; eller “ oppfølging &"; Da kan du kontrollere at mappen jevnlig i stedet for å fylle opp in-box.

Hvis du trenger noen til å komme tilbake til deg med ytterligere informasjon, for ofte det du &'; re ber om blir borte i meldingsteksten. Hvis du trenger et svar, og ønsker det innen en bestemt dato, kan du vurdere å skrive “ Handling: ____ &"; i begynnelsen av meldingen i stedet. Deretter ser de hva du trenger med en gang, og du kan ta med bakgrunnsinformasjon etter at så forespørselen din isn &'; t tapt i resten av teksten.

Hvis du kan &'; t orker å ta deg av e-postlisten for dine favorittbutikker, nettsteder og kataloger, sette opp en regel slik at disse meldingene sendes automatisk til din mappe merket “ gode tilbud . &"; På den måten du ikke &'; t ha dem fylle opp e-posten din hver dag med nye tilbud og spesielle rabatter. Det &'; s enkelt å gjøre: når du ser en melding kommer inn, høyreklikk på den, klikk på Opprett regel alternativet, så sjekk boksene som gjelder.

Hvis søppelpost kommer inn i boksen som du skjønner &'; t vil ha lenger, høyreklikk på meldingen. klikk deretter på søppelpost Option, klikk deretter på Legg til blokkerte avsendere.

Sett en dato på kalenderen /planlegger hver tredje måned for å gå gjennom de gamle meldingene og enten slette dem eller arkivere dem til beholde de gjeldende mapper håndterlig
.