Home Office Organization som gjør endelig Sense

Kjøre en hjemmekontor kan være svært prøver uansett om du bruker den til å holde orden på familiens økonomi eller kjører en liten bedrift der. Hvis du ikke holder orden på papirer og andre elementer på en måte som gir mening, vil du aldri være i stand til å finne ting når du trenger dem. Regninger kan ikke få betalt i tide, påløper purregebyrer og andre straffer bare fordi de ble begravd under andre poster. Det finnes en rekke systemer som du kan bruke til å lage ditt hjemmekontor så mye mer effektiv, men det er en rekke ulemper å vurdere med dem.

systemer som krever Skannere eller labelers

Noen dokumenthåndteringssystemer krever at alle papir filer skannes og deretter formatert til en harddisk for "filing". Det er ofte mange ting som ikke kan skannes, og det er problemer med skanneren selv. Hvis du ikke har en skanner, ville denne typen arkivsystem foreslår at du kjøper en. Og dette dokument styringssystem kan ikke være ideelt fordi når du har skannet alt og sette den på datamaskinen, hva om det systemet krasjer eller du ikke er i nærheten av din datamaskin for det øyeblikket?

Med en scanning dokumenthåndteringssystem , merking alt fungerer ikke alltid heller, spesielt siden det gjør ingenting for å få alt organisert. Jada, vet du at de er alle hjem regninger sitter der i pent merket filmappe, men de blir flyttet fra sted til sted, fordi de ikke har noen reell utpekt sted og de ender opp begravd igjen.

En Hybrid, bedre løsning

Det er et registreringssystem for kontorer med en hybrid av tradisjonell filing og datasøke oppfinnsomhet som har evnen til å hjelpe deg å effektivisere din registreringssystem og finne elementene uten å måtte løpe ut og kjøpe dyre utstyr. Du trenger ikke skanne elementer slik at du kan bruke samme registreringssystem programvare for å organisere bøker og andre ting som du ikke ville være i stand til å skanne. Filene er satt opp i indeksen nummerert, hengende filer med etiketter som du skriver ut fra programvaren. Disse filnumre aldri forandre seg, men den informasjonen som er lagret i dem kan. Etter at alt er der den skal være, og skifter navn og søkeord relatert til elementene blir indeksert inngått programvarens database, konverteres informasjonen til søkbare filer. Alt du trenger å gjøre er å få tilgang til en datamaskin og gjennomføre et google-lignende søk for å finne akkurat det du leter etter i løpet av sekunder.

Din hjemmekontor er nå organisert som en miniatyr databank, som din egen personlige versjon av World Wide Web. Alle dine papir filer er der for å få tilgang til et raskt søk. Innlevering programvare vil generere et søkeresultat, og viser deg nøyaktig hvilke hengende filmappe den forespurte informasjonen er i og hvor du skal få tilgang til det. Det er ingen som søker gjennom flere ulike filer for å finne et element på grunn av ulike tankeprosesser for innlevering fra dag til dag
.