Er din Uorganisert Kontor koster deg penger?

John er en travel, selvstendig næringsdrivende, VVS entreprenør. Hans virksomhet holder ham i feltet fem til seks dager i uken, så den eneste gangen han har til å ta vare på papirene er på kveldstid og i helgene. Han deler sin hjemmekontor med sin kone, som jobber utenfor hjemmet, men klarer de husholdningenes regnskap fra dette kontorplass også. All forvaltning detaljene i hans lille, men voksende virksomhet er opp til John.

John er en typisk liten bedrift å jobbe fra sitt hjem, og som John, kan du tape penger fordi du ikke har enkel og effektiv kontorsystemer satt opp for å administrere papirarbeid. Du kan betale straffer for sen betaling, kan viktige papirer gå tapt i hauger av uåpnet post, og så er det bortkastet tid bare prøver å finne ting. Småbedrifter kontor er kjernen i virksomheten din, sentrum der nye ordre og papirarbeid blir generert daglig.

Forskning fra IDC, en ledende global leverandør av markedsinformasjon og rådgivning for informasjonsteknologi, telekommunikasjon, og forbrukerteknologimarkeder, sier at det er mellom 34,3 millioner og 36,6 millioner hjemmekontor husholdninger i USA alene. Disse inkluderer inntektsbringende hjemmekontor (18,8 millioner til 20,3 millioner) med resten blir gjort opp av bedriftens telecommuter husstander.

Er historien om ditt kontor en av effektivitet og produktivitet, eller er det en trist historie om tap Hotell og forvirring? Hvis kontoret er i en tilstand av kaos, er det fire sentrale områder av kontoret som du kan forbedre akkurat nå, og ta din bedrift til neste nivå.

Time Management

Utvikle en gang styringssystem slik at dyrebar tid ikke er bortkastet går i sirkler fordi du don &'; t vet hvor du skal begynne. Tidsplanlegging er ikke om å arbeide raskere – Det er praksisen med å bruke mer tid på de riktige tingene.

Først må du være i stand til å innse hva som er viktig for deg, og forstå forskjellen mellom viktige og presserende

Viktige oppgaver.
Hjelp oss å oppnå langsiktige mål, eller har andre langsiktige betydningen

Oppgaver:.
Kan trenger umiddelbar oppmerksomhet for å unngå en krise, men er ikke nødvendigvis viktig i langsiktig

Gjør følgende fem. gang forvaltningstiltak i vaner og du vil begynne å se produktiviteten øker og kaoset nedgang.

1. Still dine prioriteringer – Skriv ned dine mål, og don &'; t være vage. Vær veldig spesifikk med hva du vil, når du vil ha det, og trinnene du må ta for å komme dit. Bryte målet ned til håndterbare biter, og gi deg selv bestemte oppgaver for å oppnå hvert trinn.

2. Lag lister - Begrens ditt daglige gjøremålene til 6 elementer eller mindre. Hvis listen er for lang, vil du føle beseiret når du ikke klarer å fullføre det. Prioriter elementene på listen din og prøve å vie 80% av din tid og energi på de viktige oppgavene. Selvfølgelig vil det være noen dager at ingenting viktig blir gjort, fordi de presserende elementene dominerer.

3. Eliminere distraksjoner – Mennesker, telefoner, rot, sult, e-post, you name it; de kan spise opp hele arbeidsdager. Være klar over hva dine distraksjoner er og lære å filtrere dem ut. Ta vare på nødvendige opplysninger før du setter deg ned for å starte et prosjekt, og husk det viktige vs. haster regelen.

4. Planlegge tid for planlegging – Utvikle en vane av planlegging for i morgen, kvelden før. Ta noen minutter til å rydde opp arbeidet ditt område, gjør din liste over gjøremål, og bringer frem noen oppgaver som ikke får fullført, og mentalt forberede seg til neste dag. Din underbevissthet vil hjelpe organisere tankene dine mens du sover. For å sitere Alan Lakein, forfatter av Hvordan få kontroll over din tid og ditt liv, “ Unnlate å planlegge planlegger å mislykkes &";.

En Filing System

The Wall Street Journal ( mars, 1997) rapporterer den gjennomsnittlige amerikanske utøvende avfall 6 uker per år som søker etter feilplassert informasjon fra rotete skrivebord og filer. Dette tilsvarer 5 timer per uke eller en time per dag. På $ 60 000 /år i lønninger, er at nesten $ 8000 /år i bortkastet tid på jobben.

Du må kunne lagre og hente dokumenter effektivt. Dette inkluderer papir og datafiler. Hver bedrift har det egne innlevering behov, og hver bedriftseier har sitt eget arbeid stil, så utvikle en hensiktsmessig system for dine forretningsbehov. Du bør være i stand til å legge hendene på en gitt dokument eller opplysning i 30 sekunder eller mindre.

Du trenger et system for å administrere arbeidsfiler, samt permanente filer. De permanente filer må merkes med en bestemt gjenfinningssystem i tankene, for eksempel etter kategorier, alfabetisk, numerisk eller hva systemet er egnet for dine behov. Velg inventar og skap som best vil imøtekomme dine filer samt spesielle lagringsbehov, for spesielle elementer som fotografier eller tegninger.

En perfekt innlevering og papir styringssystem vil bare tjene deg hvis det blir vedlikeholdt på en jevnlig basis. Planlegge tid hver uke for å behandle filer, både papir og elektronisk. Prøv å utvikle en vane å håndtere enhver dokument bare en gang – det vil si, håndtere det når du mottar den, og deretter sende den med en gang. Påfør samme oppdragsgiver til din e-post ledelse.

En Bokføring System

Gode bokføringsskikk er avgjørende for en rekke årsaker. Du trenger nøyaktig informasjon for regnskapet, som er nødvendig for virksomheten lån eller kredittlinjer. Når du kan spore alle dine fradrag, kan du betale mindre i skatt. Du vil være i stand til å forutsi dine business trender når du har nøyaktig oversikt, og hvis du bestemmer deg for å selge virksomheten din, vil du trenger nøyaktig informasjon for å fastslå den sanne verdien av virksomheten.

Quickbooks og Quicken fra Intuit, tilbyr et bredt spekter av regnskapsprogrammer for nesten enhver bedrift. Microsoft Money er et annet godt alternativ. Disse programmene er enkle å bruke, og på slutten av året, er alle dine data klar til å laste ned for skattemessige formål. Et annet alternativ å vurdere er en bokføring service for å ta vare på detaljer du kanskje ikke har tid til. Du kan ha en levende, aktiv virksomhet, men hvis du skjønner &'; t holde seg oppdatert og nøyaktig oversikt du kan tape penger og ikke engang vet det

Clutter Kontroll

Hvordan distraherende er. det å sette seg ned ved skrivebordet for å finne restene av gårsdagens &'; s lunsj, magasiner, fjell av papir og ingen følelse av hvor du skal begynne? Det &'; s ikke bare forstyrrende, men også kostbart, i form av din dyrebare tid å være bortkastet fordi du ikke er på oppgaven mens shuffling hauger, eller rengjøring i hjemmet bare for å få til skrivebordet.

Kom skrivebordet satt opp slik at det er et utpekt sted for alt. Arbeidsfiler kan være tilgjengelig, uten å bli spredt overalt. Hold visittkort i en kort fil, eller en Rolodex slik at de er ryddig og lett å finne, eller enda bedre, skanne dem med et kort skanner som vil fange opp all informasjon og synkronisere den med din favoritt kontakt management program. Sorter post hver dag ved siden av søppelkassen og shredder. Kast søppelet før det blir til rot. Don &'; t la kontoret være en dumpingplass.

Kontoret er så viktig for helsen til din bedrift. Don &'; t la en uorganisert kontor holde deg tilbake fra veksten og suksessen du fortjener. Når kontoret er effektiv og organisert, vil du bli mer produktiv med din tid, og du vil redusere nivået av stress i livet ditt. Du vil være stolt over å bringe klienter til kontoret for møter og konsultasjoner fordi det vil gjenspeile dine høy faglig standard og en glatt kjøre operasjon
.