Produktivitet Coaching - E-post Efficiency & Etiquette

Kanskje den mest brukte og misbrukte kommunikasjonsverktøy som finnes i dag er e-post. Vår evne til å arbeide produktivt ville bli dramatisk redusert hvis vi gjorde &'; t har tilgang til e-post. Men fordi vi har tilgang til e-post livene våre blir stadig avbrutt, ofte med unyttig biter av informasjon.

Nøkkelen til å få mest mulig ut fra e-post er å sørge for at du finner et system som hjelper deg å holde på toppen av ting riktig og også filtrerer ut de ikke-viktige elementer som kan føre til at du switchtask

Følgende er noen tommelfingerregler TimeGym kunder har funnet svært nyttig i å gjøre e-post en velsignelse og ikke en forbannelse.

1. Kopi eller CC sparsomt
. Nylig hørte jeg om en ansatt som forverret hennes sjef til poenget med henne å få sparken. En av de vaner hun hadde var å nesten alltid karbon kopiere hennes sjef ved sending av e-post – kanskje i forsøk på å se opptatt. Når du legger folk til en blåkopi liste, sørge for at informasjonen er virkelig verdifull for deres posisjon og er nødvendig for dem å gjøre jobben sin skikkelig. Hvis du trenger å oppdatere en kollega om ting du har gjort, lagre det for en ukentlig epost fordøye eller et personlig møte.

2. Vær veldig forsiktig med å bruke “ Svar alle &";
. Send svar til alle knappen sender en e-post svar til alle i “ Til &"; og “ CC &"; liste av den opprinnelige e-posten. Generelt, bare hit “ Svar alle &"; når e-posten var ment å være en gruppediskusjon, og bare hvis svaret er verdifull og relevant for hver annen person oppført i e-posten. Ellers risikerer du clogging e-post innbokser av andre som ikke har behov eller ønske om å se svaret ditt.

3. Bruk “ Blind Carbon Copy &"; eller “ BCC &"; for blandede grupper
. Vi har alle fått en morsom eller hjertevarmende epost videresendt til oss fra en kjær. Men hvis du bestemmer deg for at du absolutt ikke kan motstå å sende et bilde av en kattunge kledd som kaptein Jack Sparrow, må du sende den ut til mottakerne bruker “ Blind Carbon Copy &"; Dette beskytter e-post identiteten til de som mottar e-posten og bidrar til å redusere spam.

4. Begrense antall emner innenfor en epost
. Har du noen gang sendt en e-post til noen med en rekke spørsmål bare for å finne de svarte på bare tre av de sytten poeng du omhyggelig dekket? Husk alltid denne loven av e-post: jo kortere epost, jo mer sannsynlig er det å bli lest
Prøv å bryte ulike konsepter inn i ulike e-poster.. Hvis du må ha flere emner innenfor en enkelt e-post, kan du prøve å bryte dem opp i korte små tanker. I det minste, sørg for å bruke bullet poeng eller avsnittsavstand mellom ulike konsepter.

5. Bruker effektive emnelinjer
. Ofte vil jeg se emnelinjer som er tomme eller ikke er relatert til kjøtt av e-posten. Selv om dette kan virke rask eller smart, skaper det et problem senere når mottakeren prøver å søke etter samtalen. Dårlig skrevet emnelinjer også gjøre det vanskeligere for den som mottar e-posten for å forstå hvilke tiltak de trenger for å utføre. Vær spesielt oppmerksom på emnefeltet hvis en epost samtale endrer kurs. Hvis samtalen skifter fra reklamekampanje for å lage en ny utleie, ta deg tid til å endre emnefeltet. Dette vil hjelpe deg og din leser unngå forvirring og gjøre epost gjenfinning lettere i fremtiden.

6. La historien innenfor din epost
Noen mennesker velger å slå av visningen av forrige person &'; s. E-post i historien, kanskje i et forsøk på å redusere ordet rot. Problemet er dette som gjør det vanskelig for noen å følge tråden i samtalen. For eksempel, hvis du skriver tilbake til en e-post med et kort svar som “ høres ut som en god idé &"; men det er ingen historie av samtalen blir det svært vanskelig for mottakeren å vite nøyaktig hva du refererer til. Mottakeren kan deretter har til å bruke ekstra tid og krefter på å gå inn i sin e-historie, og finne hva ideen var de sendte i første omgang. Selv om det kan virke rotete, alltid la historien på, og ikke slette avsenderen &'; s forrige epost
.