8 påvist strategier for å forbedre Time Management Skills

Det er ikke lett å planlegge når du er i “ reaksjon &"; modus. Når du er organisert du har en tendens til å føle seg mer trygg og i kontroll, og mye mindre stresset eller overveldet. Du er i stand til å se det store bildet for å tenke strategisk og vurdere dine prioriteringer og tidslinjer mer objektivt. Effektiv planlegging setter deg opp til å være proaktiv snarere enn reaktiv når det kommer til håndtering av din tid og dine prioriteringer. Her er 8 strategier for å hjelpe deg å få kontroll over din tid:

1. Planlegg neste dag pluss følgende 2 dager. På slutten av hver arbeidsdag, som du har tenkt ut de kommende 3 dager, sørg for å sette en nøyaktig tidsestimat ved siden av alt du planlegge i kalenderen din. Dette hjelper deg å holde fokus og realistisk om hva du kan oppnå i en dag. Når du organisere din neste dag pluss 2 dager, kan du få veldig tydelig på dine høyeste prioriteringer og de viktigste elementene.

2. Bestem de beste 2-3 elementer du vil oppnå hver dag. Hver dag som du har tenkt ut neste dag, fastslår de beste 2-3 tingene du vil oppnå. Jeg satte disse 2-3 elementer på to eller tre post it-lapper og plasser post it-lapper på min datamaskin som en konstant påminnelse om å få dem gjort den dagen. Jeg fokuserer på å fullføre dem så tidlig som mulig i dag, slik at jeg ikke har dem hengende over hodet mitt og jeg ikke forlate kontoret mitt før disse 2-3 oppgaver er fullført. Det er veldig givende å rive den ferdige post it-lapp av datamaskinen min når oppgaven er endelig behandlet.

3. Sette av tid først i morgen for de viktigste elementene på din å gjøre listen. Tilbringer 30-60 minutter på de viktigste elementene på to-do liste, spesielt før du leser e-posten, vil bli din beste tidsbruk. Ofte de viktigste elementene på din å gjøre listen er ikke haster så det er utfordrende å komme til dem. Ved å fokusere på dem først om morgenen, før du blir distrahert, vil sikre at du får tid til dem. Du kan også vurdere å blokkere off tid hver morgen for disse svært viktige prosjekter eller oppgaver.

4. Beregne tiden det vil ta å fullføre en oppgave, og verdien av å ta på seg oppgaven. Når du bestemmer om ikke å planlegge en oppgave, spør deg selv ikke bare “ hvor lenge vil denne aktiviteten ta &"; men også vurdere hva payback eller nytte av å ta på seg oppgaven vil være for deg og din bedrift. Vi tillater ofte andres &'; s prioriteringer og agendaer for å jobbe inn i våre kalendere uten å vurdere den sanne verdien av aktiviteten. Når du har bekreftet at aktivitet er viktig, gå videre og planlegge riktig beregnet tid til å fullføre den.

5. Separate store prosjekter i mindre tid biter. Noen ganger tror vi at vi måtte stenge av en hel dag til å takle et stort prosjekt. Tar et stort prosjekt og chunking det ned i mindre tidsrammer er fornuftig. Tenk 30 minutt eller 1 time tids biter for å begynne å jobbe på et stort prosjekt. Tar mange mindre skritt mot å fullføre en stor oppgave vil tillate deg å gjøre fremskritt og føle deg mer kontroll. Begynn i det små, opprettholde fokus på sluttresultatet og feste med det. Før du vet ordet av det vil du ha fullført oppgaven og nådd målet ditt.

6. Bestemme mest produktive tid og planlegge arbeidet for å dra nytte av når du fungerer best. Du kan være en morgenfugl eller foretrekker å jobbe i de små timer. Hvis du kan, planlegge arbeidet tilsvarende, slik at du kan optimalisere kvalitet og produktivitet.

7. Hold en tid logg. Spore den tiden du bruker på oppgaver for en periode på 2-4 uker. Dette er en fin måte å finne ut hvor du bruke din dyrebare tid. Du vil bli overrasket over hvor mye tid synes å være rede eller brukt på aktiviteter som er bare ikke så viktig. Gjøre denne øvelsen enda en gang vil gi deg enorm innsikt for å gjøre endringer om hvordan du bruker og planlegge tiden din.

8. Schedule 45 minutters møter i stedet for én time møter. Rushing fra ett møte til det neste uten tid mellom kan virkelig få deg til å føle at du kjører på en hamster hjulet. Tar selv 15 minutter mellom møtene vil tillate deg å raskt sjekke meldinger eller e-post, i stedet for under møter, samt tillate deg å nærme dine møter i en mer avslappet og i kontroll måte.

En felles klage jeg hører fra ledere og toppledere er at de går fra møte til møte hele dagen lang og aldri komme til varene de hadde håpet å takle. De føler seg overarbeidet og over booket. Bare husk at du kan ta kontroll over kalenderen din når som helst. Valget er ditt. Sørg for at du gjør selv, og det som teller mest, en prioritert først
.