Organisere Workspace

Vi får ofte spørsmål om personlige arbeidsområder: “ Hva er den beste måten å organisere en plass på skrivebordet, bokhyller, og min hele kontoret? Hva spesielle gadgets eller verktøy kan hjelpe meg å organisere arbeidet mest effektivt? Hvor ofte skal jeg rengjøre og organisere det – forutsatt at det spiller &'; t holde ryddig så snart det &'; s renset &";?

Jeg vil dele mine tanker om utstyr og arbeidsområde logistikk, men husk at for å forstå hvordan alt henger sammen og å gjøre dette arbeidet, bør du være kjent med mine dokumenter på arbeidsflyt Diagram, General Reference Filing, det kiler fil, og Weekly Review. Alle disse er tilgjengelige på davidco.com nettstedet

Arbeidsområdet skal fungere som en cockpit – alle kontrollene lett tilgjengelig ved behov, noe som åpner for maksimal fokus på arbeidet for hånden, rask over-visning av arbeid som må gjøres, og lett ad hoc behandling av alle former for innspill (fra e-post, papir post, telefon og live-samtale .)

BASIC HARDWARE

Her &'; s grunnleggende verktøykasse:
1. In-kurv (top kurven)
to. Work-in-progress kurv
tre. Stående wire racks for filmapper (work-in-progress støtte
)
4. Out-kurv
5. Computer
6. Skriver (har en rett for hånden – det &';! Ll spare deg timer)
7. Klokke
8. Telefon /telefonsvarer
9. Capture /kommunikasjonsverktøy – skriver pad, stiftemaskin, etter tapen; skrivebord skuffen og holdere for penner, post-its, papir
klipp, saks, frimerker.
10. Merke (for filer)
11. Nye filmapper (mange, for hånden!)
12. Arkivskap (innen rekkevidde)
13. Telefon /adressedatabase
14. Kalender
15. Personlig utstyr (best i på-hånd skuffer):. Påfyll for
skriving instrumenter, batterier, visittkort,
saker, konvolutter, hodetelefoner, tomme CDer, små
verktøy og lignende

Arbeidsområde FUNKSJONALITET

To typer materialer hører hjemme i ditt arbeidsområde, og det &'; s veldig produktivt å sortere dem i henhold til:
1. Hva hører der permanent
to. Hva er i transitt og ufullstendig

De fleste mennesker har vage (hvis noen) fysiske og synlige forskjeller mellom disse to svært forskjellige kategorier i deres miljø – hva har handling kreves og hva doesn &'; t, fordi det tilhører der. I vår arbeidsflyt coaching med ledere, den første aktiviteten vi har dem gjøre er å sortere ut hva som er der den er, og hva trenger fortsatt oppmerksomhet. Ofte også, det er mange ting som bør kastes ut av miljøet. Noen ganger kan en mengde utdatert “ ting &"; Det kan samle seg, fyller opp skuffer og kriker og kroker av skrivebord eiendoms

Permanent Stuff

De eneste elementene som hører permanent i arbeidsområdet er:. forsyninger, referansemateriale , dekorasjon og utstyr. Noe annet går først i i-kurven for å bli behandlet og deretter er enten kastet, kilte, arkivert eller kodet inn i action-påminnelse system
“. Materiale &"; – alt du trenger, og bruke opp, på en jevnlig basis – skriving og skrivepapir, frimerker, binders, vev, blekk, etc.
“ Referansemateriale &"; – filer, ringpermer, kataloger, manualer, kodelister, etc.
“ Dekor &"; – vegg d é cor, kunst, planter, familiebilder, nostalgi, tegneserier, etc.
“ Utstyr &"; – Møbler, telefoner, datamaskiner, PDA-er, skrivere, stiftemaskin, brevåpner, penner, ladere, projektorer, kofferter, etc.

Keep It Nåværende

Det &'; s ofte en verdig øvelse for å drive ut forsyninger, referansemateriale, innredning og utstyr som virkelig aren &'; t lenger. Mange ting som starter ut som funksjonell i disse kategoriene bli utdatert, ubrukelig eller forlagt bare ved passering av tid. Det &'; s godt å regelmessig rense og omorganisere skrivebord, skuffer, hyller, benkeplater, og filer. Det &'; s veldig lett å gå bevisstløs til ting bare fordi det &'; s der, undergrave betydningen av aktivt verktøy i ditt miljø. Hvis du har ting fortsatt rundt som du &'; re ikke sikker på om du trenger nytt (for eksempel diverse elektronisk tilbehør), vurdere å sette dem
lenger bort fra deg i plast oppbevaringsbokser merket “ Diverse Gear, &"; som du deretter kan revurdere senere som til sin relevans.

Filing Styling

Det er viktig å ta hensyn til logistikk for innlevering på kontoret området fordi, foruten møbler krever det mest plass og fysisk bevegelse å utføre. Generell henvisning filing (også inkludert støtte filer for prosjekter under utførelse) bør være innen rekkevidde. Du bør fjerne enhver motstand mot å sende et enkelt stykke papir ut av i-kurven, hvis det &'; s potensielt nyttig informasjon. (Se min artikkel om general Reference Filing.) Hvis du har arvet kontoret og sine møbler og dens
layout, kan du bli utsatt for estetisk eleganse og funksjonell bevisstløshet. Standard bedrifts problemet er sideopening arkivskap som krever hengende filer, som aren &'; t nesten like enkel å bruke som typer front-åpning med glideblokker som holder filene oppreist. De fleste trenger fire fulle fil skuffer for sin egen personlige generell henvisning filing, hvis de har en enkel nok system til bruk for alle de diverse papirbaserte referansemateriale som kan være keepworthy. Enhver referansemateriale som kan stå opp av seg selv går på hyller, som bøker, tykke manualer og permer (hensiktsmessig merket). Noe annet skulle leve i sin egen fil alfabetisk i arkivskap

In Transit og Ufullstendig Stuff

Den bevegelige ting i arbeidsområdet består av:.
1. Inngangen som skal behandles
2. Handling påminnelser

Input Processing

Arbeidsområde bør organiseres for å gjøre det enkelt å behandle innspill på tilfeldige tidspunkter (epost, talepost, papir post, etc.) Den inne -basket og din e-post skal alle være lett prosess-stand mens du &'; re på vent på en telefonkonferanse, eller venter på at noen skal gå inn på kontoret. Så ikke bare telefonen og datamaskinen, men også i-kurven bør være på hånden &'; s rekkevidde. Den in-kurven kan og bør holde alt som ennå ikke er organisert, så det er ikke nødvendig å ha en “ rotete skrivebord &" ;. Jada, jeg spre mine ting ut for å arbeide på et prosjekt eller med en klient eller for et møte, men når jeg ønsker å fokusere på noe annet, jeg trenger å re-samle alt og enten re-filen det som hensiktsmessig eller kaste den inn “ i &"; før jeg kan få til det igjen. Selvfølgelig en skriveblokk eller en form for lett
oppmerksom full enhet skal alltid være rett for hånden i tilfelle telefonen ringer eller jeg ønsker å sjekke talepost, eller noen kommer inn på kontoret og lar meg få vite noe som jeg kanskje ønsker å gjøre noe med senere.

Handling minner

De action-påminnelse verktøy i et arbeidsområde består av (1) kalender, (2) påminnelser om som- snart-som-jeg-kan-få-til-det handlinger, og (3) oversikter over prosjekter og lengre horisont utfall. Disse kan være i hvilken maskinvare du har personlig valgt som den mest logistisk effektive for livs- og arbeidsstil. De kan være i en løsblad planner, et program, og /eller papirbaserte mapper og kurver.

Det første vanligvis nås på hånden er kalenderen (og en klokke), for å fortelle deg hvor du må være når i dag. Det betyr “ vanskelig landskap &"; for dagen, og så må være den mest lett og konsekvent anmeldt enheten og informasjon. Den neste mest tilgjengelige for vurdering må være action-påminnelse lister, mappe, eller kurver. (“ Jøss, jeg don &'; t nødt til å være på møtet i ytterligere 15 minutter ... Hva kan jeg håndtere og få av min tallerken mellom nå og da &";?) Listene over prosjekter, mål, mål, visjoner, kanskje-vil-til &'; s, etc. trenger bare å være tilgjengelig nok så, i Weekly Review, de er gjennomgått hensiktsmessig for effektiv kalibrering av intuitive driftsfokus

HOLDE SYSTEM

Hvis arbeidsområdet er organisert på riktig måte, i henhold til de virkelige prinsippene for arbeidsflyt (som jeg &'; ve skissert ovenfor) det &'; s ingen big deal å holde det opp. Som et spørsmål om faktum, jo ​​mer lufttette systemet er, jo mer ut av kontroll kan du la den komme! Hvis du &'; re på en ekte roll (tjene penger overlate knyttneve i dag), hvem bryr seg hvor rent pulten din er ?! Med et klart system på plass, er det ikke bare lett å få ting tilbake til kontroll, det &'; s faktisk gøy. Uten systemet, det &'; s frustrerende, og det forblir alltid en vag følelse av å være ute av kontroll fordi spillet hasn &';. T vært fullt strukturert

The Weekly Review bør være på tide å få kantene tilbake, sørge for at alt er på plass, klar for et vellykket kast. Men det &'; s også en god vane og prinsipp – når du er i tvil, må du rengjøre en skuff! (Det &'; s en annen roll kommer!)

DAVID &'; S personlig kontorlokale (! Kom inn ...)

På min Desk

1. To av mine Fedon stabling skuffer – top én for IN og
under ett for “ handling support &"; materialer
to. To Fedon tråd stand-up fil holder stativer, for mine
plast systemfiler og work-in-progress-støttefiler
nåværende aktive prosjekter og stående møter)
tre. Laptop i portreplikator stativ, knyttet til: nettverk, etter skriver, ekstern lagringsenhet, og synkronisering
kontakter for PDA, iPod, digitalkamera, labeller, etter scanner, og digital opptaker
fire. Ekstra enkelt Fedon stabling skuff å samle en strømskinne
med diverse ladere
5. Fedon holder for highlighter /brev åpneren /saks
6. To Fedon arrangør skuffer med binders, stifter
remover, frimerker, post-its, penner, USB masselagringsenhet
pinner, lip balm
7. Stifte
8. Scotch tape dispenser
9. Juridisk pad
10. Globus (liten, til pynt)
11. Verden Atlas (Smythson)
12. Merke (Brother PT-18)
13. Scanner (liten – Canon)

I Desk

1. Små skuffer: penn påfyll, stift remover, batterier,
visittkort, lommelykt, Notetaker Lommebok påfyll, innskuddskvitteringer, USB headset
to.. Dypere skuffer: tilførsel av nye manila arkivmapper, små verktøy, diverse reiseeffekter, etc.

På disken bak meg

1. Tungvekt stifte
2. Skriver /faks /kopieringsmaskin (HP 2840)
3. Fedon stabling skuffen for OUT
fire. Fedon stabling skuffen for Read /Anmeldelse – magasiner, artikler

Mine filer

I pulten min:
1. Kiler fil
to. Personlige økonomiske filer (AZ)

Innen rekkevidde:
1. Personlige DAC selskapet filer (A-Z)
to. Generelle referansefiler (AZ)

også ...

1. To små metallskap med skuffer for skrivesaker, skriver sjekker, konvolutter

Og på diverse hyller og i skapet

1. Bøker
to. Printer papir
3. . Større utstyr